Werk in uitvoering sinds corona

Jaren geleden konden we al thuiswerken. De ICT oplossingen waren beschikbaar, maar weinig mensen deden het. Het was geen gemeengoed en werd door werkgevers niet gestimuleerd. Corona verplichtte ons vanuit huis te werken. Toen moesten we. Nu mogen we. Hoe zorgen wij ervoor dat de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren niet verzanden als "alternatieve werkwijzen”, maar dat deze echt het nieuwe normaal worden? Aan de hand van een casus schets ik een ideaal landschap van hybride werken voor u.

Game changer van formaat

Het afgelopen jaar is er een mix tussen het werken thuis, onderweg en op kantoor ontstaan. Daar is een mooi woord voor: hybride werken. Deze manier van werken is een game change van formaat. Waarom? Omdat hybride werken ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar eigen ideale werkomgeving kan creëren. De technologische mogelijkheden hiervoor zijn inmiddels ruimschoots beschikbaar. Alleen, hoe zorgen wij er als branche voor, dat de ontwikkelingen van de afgelopen jaren op het gebied van digitaal samenwerken en communiceren niet verzanden als "alternatieve werkwijzen"? Hoe wordt deze manier van werken (op zijn minst voor een deel) het nieuwe normaal?

Op basis van de "Benchmark: Digitalisering van de advocatuur", uitgevoerd door de Lexxyn Groep, blijkt immers dat ruim 80% van de kantoren de intentie heeft het thuiswerken te blijven faciliteren en ook hierin wil investeren. Met als doel om het hybride werken zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden.

Hoe ziet zo’n hybride werklandschap er dan vervolgens uit? En is het nodig om in een dergelijk plaatje tal van verschillende software oplossingen aan elkaar vast te knopen - zodat een spreekwoordelijke "lappendeken" ontstaat - of kan dit ook gerealiseerd worden vanuit één totaaloplossing? Laten we zo'n landschap eens virtueel uittekenen, waarbij we niet per se gebonden zijn aan de vandaag de dag beschikbare technieken en functionaliteiten bij kantoren. Ik schets hiermee dus meer het plaatje hoe hybride werken in de toekomst voor een gemiddeld kantoor kan werken.

Het hybride landschap uitgetekend

Arbeidscontract opstellen
Als casus neem ik een volstrekt willekeurig bedrijf dat een arbeidsovereenkomst wil aangaan met een nieuwe medewerker. De HR medewerker dient online, bij een voor haar nog onbekend advocatenkantoor, een aanvraag in voor het opstellen van de overeenkomst. Bij deze aanvraag heeft zij, aan de hand van een slim formulier, zoveel mogelijk informatie ingevuld en de bijzondere bepalingen kenbaar gemaakt.

Geautomatiseerde checks en dossier- en offerteaanmaak
Het advocatenkantoor in kwestie controleert bij deze nieuwe cliënt standaard een aantal zaken zoals de KvK inschrijving. Vervolgens voert het kantoor een insolventie- en compliance check uit. Dit hele proces is geautomatiseerd, zodat een cliënt snel een cliëntdossier én Wwft dossier voor deze aanvraag (gescheiden) kan openen. Dit alles op basis van de ontvangen - en de door het kantoor gecontroleerde - gegevens.

De eerste actie van de arbeidsrechtadvocaat is het uitsturen van een offerte (aan de hand van een standaard model) via het cliëntportaal, met hierbij een persoonlijke uitnodiging aan de cliënt om deze voor akkoord digitaal te ondertekenen. De cliënt ontvangt op de dag van de aanvraag nog een offerte en ondertekent deze direct.

Arbeidsovereenkomstmodel slim opstellen
De advocaat ontvangt een melding van de getekende offerte. Met enkele klikken maakt hij, op basis van een slim model, een arbeidsovereenkomst op maat. Hij stelt deze, via hetzelfde portaal, beschikbaar aan de cliënt. Zowel de overeenkomst als de communicatie worden centraal in het portaal verzameld en opgeslagen; veilig en volgens AVG richtlijnen. Om de laatste puntjes op de i te zetten nodigt de advocaat de cliënt uit om gezamenlijk aan het document te werken. Dit gebeurt aan de hand van de Office365 integratie. De definitieve versie wordt via het portaal beschikbaar gesteld. Dus niet via de mail, maar via deze uiterst veilige ‘digitale kluis’.

Administratie afvinken
Aan het einde van de werkdag werkt de advocaat de administratie bij. Via zijn mobiele app heeft hij inzicht in de documenten waaraan hij heeft gewerkt, welke e-mails vanuit zijn account zijn verzonden en welke telefoontjes hij heeft gepleegd. Hij begint te ‘tinderen’: hij swipet naar links en naar rechts om deze regels eenvoudig om te zetten naar factureerbare tijdregels of om de voorstellen weg te gooien. Daarna is het tijd voor een avondje ontspanning.

En de declaratie? Die accordeert hij aan het begin van de maand geheel automatisch in zijn dashboard. Bij cliënt komt de factuur vervolgens digitaal, inclusief een betaallink, binnen voor een snelle betaling en verwerking.

Open deur naar het nieuwe werken

In dit geschetste voorbeeld wordt gebruik gemaakt van verschillende communicatie methodieken. Het online aanvragen van offertes, het digitaal ondertekenen van documenten, een tweeweg communicatie via een cliëntportaal (vaak ook wel een digitale kluis genoemd) en natuurlijk ook nog steeds het oude vertrouwde Microsoft Outlook. Alle werkwijzen werken als één samen met hetzelfde resultaat. U kunt werken, daar waar u wenst en wanneer u dat wenst, waarbij alles samenkomt in de binnen uw kantoor beschikbare systemen. Dit nieuwe, ‘moderne’ kantoor zie ik op steeds meer plekken terug. Bij de een gaat dit sneller dan bij de ander, maar het werk is in uitvoering.

Lexpo

Tijdens Lexpo deel ik mijn visie op hybride werken. Dat doe ik tijdens de kennissessie: Werk in uitvoering sinds corona. Bent u op Lexpo aanwezig? Schrijf u dan in voor deze sessie.