Als u op zoek gaat naar een praktijkmanagementsysteem voor uw kantoor, dan is het van belang om dit weloverwogen te doen. Om een goed beeld te krijgen van de applicaties, zowel in functionaliteit als in prijs, kunt u onderstaande vragen stellen aan (potentiële) softwareleveranciers.
De informatie uit dit artikel komt uit ons nieuwe e-book over het kiezen van een praktijkmanagementsysteem. Het volledige e-book kunt u hier downloaden.
Vragen die u kunt stellen tijdens het maken van een shortlist
In eerdere blogs spraken we over de ideale inventarisatiefase van het selecteren van praktijkmanagementsystemen, waarbij het opstellen van een wensen- en eisenlijst een onmisbaar onderdeel is. Na het opstellen van deze lijst gaat u uitkijken naar oplossingen die hieraan voldoen, om daarmee eerste longlist van potentieel passende leveranciers te maken . Om de volgende stap te maken, namelijk een zo goed mogelijk beeld krijgen van de applicatie, de leverancier en de (on)mogelijkheden, kunt u in het inventarisatietraject onderstaande vragen stellen om tot een shortlist te komen:
- Hoeveel tijd bespaar ik per dossier? Wat levert deze applicatie me dan op?
- Hoe ga ik betalen? Wat is het licentiemodel?
- Welke componenten zijn standaard, welke componenten zijn optioneel?
- Wat voor type applicatie is het; server- of webbased?
- Waar draait het systeem op en welke hard- en software heb ik daarvoor nodig?
- Welke kosten moet ik aanhouden voor IT (onderhoud, inrichting, infrastructuur)?
- Welke ICT-activiteiten ga ik uitbesteden?
- Moet de infrastructuur nu buiten de deur gehost worden?
- Met welke indirecte kosten krijg ik te maken?
- Hoe vinden updates plaats (en door wie) en hoe is de SLA vormgegeven?
- Hoe vinden trainingen plaats? Remote of op locatie, en hoe worden deze ingericht?
Vragen die u kunt stellen aan de partij(en) van uw voorkeur
Zodra u een shortlist heeft samengesteld is het tijd om deze leveranciers wat meer aan de tand te voelen. Met het stellen van de juiste vragen komt u erachter of de aanbieder echt bij u past en of uw beeld van de applicatie en de kosten compleet zijn. Naast de standaard vragen over de levering en support, kunt u ook onderstaande vragen stellen. Cruciale vragen die helaas vaak niet gesteld worden (en wij kunnen het weten). Doe er uw voordeel mee!
“Hebben uw medewerkers een VOG?”
Het is een fijn idee dat uw IT-partner van onbesproken gedrag is. Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) of screening, biedt daarbij een goede “selectie aan de poort”. Om bij bijvoorbeeld Lexxyn Groep Partner ICT Concept te werken, is het hebben van een VOG een eis, ongeacht iemands rol of functie. Zelfs externe inhuur wordt aan deze screening onderworpen.
“Hoe kan ik weer bij jullie weg?”
Wanneer uw IT-partner uw (cloud) infrastructuur regelt, of als al uw praktijkdata in een softwarepakket staan, dan kan deze leverancier zo met u vervlochten raken dat er een grote afhankelijkheid ontstaat. Wees daarom bij de eerste gesprekken al duidelijk naar elkaar: hoe zou het einde van de overeenkomst, laten we hopen dat het nooit zo ver komt, eruitzien?
“Wat doen jullie als iemand mijn data vordert?”
Niet iedere IT-partner is bekend met zoiets als het verschoningsrecht. Net als dat u, als jurist en geheimhouder, niet hoeft mee te werken aan vervolging van uw cliënt, hoeft uw IT-dienstverlener in het verlengde daarvan, dat ook niet. Maar als een dienstverlener dat niet weet, is de kans dat men zich zomaar “overgeeft” en alles mee laat nemen, reëel.
“Waar staan mijn data?”
De Nederlandse wet zegt over het algemeen niet specifiek dat data in Nederland moeten staan, maar wie bijvoorbeeld een Russisch staatsburger of Luxemburgs trustkantoor vertegenwoordigt, krijgt opeens met de lokale wetgeving te maken. Die wetten kunnen bijvoorbeeld wel dicteren dat data van entiteiten uit die landen wel degelijk binnen de landsgrenzen moeten staan.
“Hoe weet ik zeker dat jullie belofte klopt?”
U heeft niks aan een slager die zijn eigen vlees keurt. Daarom is het belangrijk te achterhalen welke externe certificeringen en toetsen er worden gedaan bij de leverancier. Heeft men bijvoorbeeld een ISO27001 certificering of ISAE3402 verklaring? Worden er externe audits of penetratietesten gedaan in het geval van een cloud omgeving?
“Hoe goed kennen jullie de advocatuur? Hoe komt uw toegevoegde waarde voor deze sector naar voren?”
Bij een IT-partner is de kennis over de sector waarin zij acteren van toegevoegde waarde. Het is fijn als een IT-partner weet wat het betekent als er een belangrijke termijn op de rol staat en u niet bij uw gegevens kunt, of als u niet kunt faxen.
“Met welke partijen, IT-leveranciers, werken jullie samen - of koppelen jullie - en waarom?”
Zoek goed uit met welke partners de leverancier graag werkt en vraag ook naar de reden. Vraag ook door naar de koppelingen en welke afspraken daaraan ten grondslag liggen. Stel open vragen zoals: ‘Kunt u garanderen dat...?’, ‘Hoe doet u <dit> en <dat>?’ en vraag door op de antwoorden.
“Wat is jullie roadmap?”
Uw focus ligt op het nu. U wilt nu aan de slag met een systeem dat nu in uw behoefte voorziet. Maar hoe zit het over vier jaar? Wat is dan belangrijk voor u en kan de leverancier daarin voorzien? Juist de toekomstplannen van u en de leverancier zijn van belang. Ook wanneer een softwarepakket nu functionaliteiten ontbeert die voor u wel belangrijk zijn, kan de roadmap bepalend zijn in de beslissing of het nog ontbreken hiervan voor nu onoverkoombaar is. Vraag naar de roadmap en bespreek deze.
“Wat is jullie bedrijfscultuur?”
Het is belangrijk dat u kiest voor een leverancier die bij u, en bij de kernwaarden van uw kantoor, past. Vraag dus door over hoe de cultuur is. Is deze formeel of informeel en hoe uit zich dat? Wordt er veel thuisgewerkt? Zijn de juiste mensen goed bereikbaar en toegankelijk? Kunt u iedereen rechtstreeks (mobiel) bellen of altijd alleen via een centraal nummer? Misschien kunt u wel een keertje op kantoor komen sfeer proeven? Zomaar wat vragen die u kunt stellen.
Deze vragen zijn afkomstig uit het e-book over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur. Wilt u alles weten over het beste praktijkmanagementsysteem voor uw kantoor? Dan vindt u onderstaande artikelen wellicht ook interessant.
- Wat is een praktijkmanagementsysteem en heeft ieder advocatenkantoor dit nodig?
- De inventarisatiefase bij een pakketselectie: hoe ziet die er idealiter uit?
- Een wensen- en eisenlijst maken, hoe doe ik dat?
- Vijf gouden tips voor een succesvol migratieproject
Wilt u bovenstaande artikelen en aanvullende adviezen van onze experts overzichtelijk in één document lezen, dan kunt u uiteraard ook het gehele e-book kosteloos downloaden.
