Als u uitkijkt naar nieuwe software om bijvoorbeeld uw dossiers, financiële administratie en cliënten in te beheren, dan wilt u het best beschikbare pakket voor uw kantoor. Wat past het beste bij u? Om daarachter te komen raden wij u aan om, met een projectgroep, een uitgebreide wensen- en eisenlijst op te stellen. Dit artikel helpt u op weg.
De informatie uit dit artikel komt uit ons nieuwe e-book over het kiezen van een praktijkmanagementsysteem. Het volledige e-book kunt u hier downloaden.
Projectgroep
Een wensen- en eisenlijst, oftewel een overzicht van selectiecriteria, stelt u bij voorkeur niet alleen op. Stel de wensen- en eisenlijst dan ook samen met uw projectgroep op, voor een zo breed mogelijke kijk op het onderwerp. Bovendien, door in een vroeg stadium een zo divers mogelijk gezelschap binnen kantoor erbij te betrekken, zorgt u ervoor dat:
- de uiteindelijke oplossing sneller wordt geaccepteerd;
- de wensen en eisen per functiegroep inzichtelijk worden gemaakt;
- het werk verdeeld kan worden;
- u uiteindelijk kiest voor een oplossing die echt bij uw kantoor past.
Formuleren van de behoefte
Om een eerste inventarisatie te kunnen maken, is het van belang een gemêleerd gezelschap samen te stellen. Denk aan een mix van advocaten, partners, ondersteunend en financieel personeel en, indien aanwezig, een marketingmedewerker en IT-verantwoordelijke.
Begin met het formuleren van de behoefte. Waarom gaan jullie op zoek naar een applicatie, wat is de noodzaak? Kortom, schrijf samen een businesscase die ten grondslag ligt aan de behoefte naar nieuwe software. Zo is het voor iedereen (het bestuur, partners, MT, project- groep en de uiteindelijke gebruikers) duidelijk wat de behoefte is en waarvoor een oplossing wordt gezocht. En uiteraard met welk gewenst resultaat. Zoekt u hulp bij het omschrijven van de specifieke behoefte? Kijk dan eens naar het lijstje hieronder. Daarin staan de door ons veel gehoorde argumenten van juridische professionals om op zoek te gaan naar branche specifieke software. Deze argumenten zijn:
- veilig met cliënten communiceren;
- snel en eenvoudig tijd registreren, ook onderweg;
- een financieel pakket implementeren;
- facturen met één druk op de knop maken en verzenden;
- overzichtelijke financiële rapportages kunnen draaien;
- documenten centraal opslaan en eenvoudig terugvinden;
- in de cloud gaan werken;
- met collega’s en cliënten kunnen samenwerken aan een zaak;
- selfservice mogelijkheden bieden door middel van een cliëntenportaal;
- zonder problemen kerstkaarten of mailingen versturen;
- de relaties in kaart brengen;
- eenvoudig met deze relaties in contact blijven;
- dossiers digitaliseren;
- dossiers compleet maken;
- thuis en onderweg eenvoudig kunnen werken aan zaken.
Vraag ieder projectlid om binnen zijn of haar werkgebied specifieke handelingen en werkprocessen te omschrijven. Vraag hen ook wat de meest ideale manier van werken is, bijvoorbeeld vanuit huis en/of onderweg en wat daarvoor nodig is. Analyseer ook wet- en regelgeving die van toepassing is op de werkwijzen. Dit geldt ook voor het samenwerken met collega’s en cliënten. Gebruik deze activiteiten om uw wensen- en eisenlijst vorm te geven.
“Zorg dat uw wensen- en eisenlijst precies datgene omvat wat minimaal nodig is om uw kantoor maximaal te laten presteren.”
Download onze voorbeeld wensen- en eisenlijst
Wij hebben een voorbeeld van een wensen- en eisenlijst voor uw praktijkmanagementsysteem gemaakt die u gratis kunt downloaden. Wij adviseren u om over de hierop vermelde thema’s in ieder geval uw wensen en eisen te formuleren. Schrijf deze alvast in het kort op, om deze vervolgens in uw formele uitvraag samen te voegen en te concretiseren. Uiteraard zijn er nog meer deelgebieden te bedenken, u bent vrij deze zelf aan te vullen.
Deze informatie is afkomstig uit het e-book over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur. Alles weten over het beste praktijkmanagementsysteem voor uw kantoor? Dan vindt u onderstaande artikelen wellicht ook interessant.
- Wat is een praktijkmanagementsysteem en heeft ieder advocatenkantoor dit nodig?
- De inventarisatiefase bij een pakketselectie: hoe ziet die er idealiter uit?
- Vijf gouden tips voor een succesvol migratieproject
- Welke handige vragen stelt u een potentiële softwareleverancier?
Wilt u bovenstaande artikelen en aanvullende adviezen van onze experts overzichtelijk in één document lezen, dan kunt u uiteraard ook het gehele e-book kosteloos downloaden.
