De derde Legal IT Talk ging over het samenwerken met cliënten en externen. Tom Jansen (Lexxyn Groep) ging hierover in gesprek met Bart van Wanroij (Epona Legal) en Martin Duijs (NEXTlegal).
De op te lossen uitdagingen
De grootste uitdaging die kantoren momenteel hebben op het gebied van informatie-uitwisseling, zit volgens Martin Duijs op het menselijk vlak: “Ze moeten enorm wennen aan de mogelijkheden die nieuwe oplossingen bieden. Men moet rekening houden met hun beroepsregels en zijn bezorgd over veiligheid. Ze moeten enorm wennen aan die nieuwe manier van contact onderhouden met hun cliënt of tussenpersoon. De advocatuur is daar volgens mij verder mee dan het notariaat.”
Bij Bart van Wanroij zitten de uitdagingen meer in de advocatuur: “Het ligt aan het type kantoor wat de uitdagingen zijn. Kantoren die in mergers & acquisitions zitten zijn bijvoorbeeld al gewend om met datarooms te werken, zij maken die slag makkelijker. Ook insolventiepraktijken hebben enorme baat bij portalen, omdat ze de beschikbare stukken snel bij soms duizenden partijen tegelijkertijd moeten krijgen. Als je kijkt naar het aantal kantoren dat gebruik maakt van deze oplossingen, dan is dat schat ik zo’n 1 op de 10. We staan dus echt pas aan het begin van deze ontwikkeling.”
Zijn portalen voor ieder kantoor geschikt?
De vraag rijst of die portalen dan wel voor ieder kantoor zinvol is? Volgens Bart wel, maar voor iedereen wel op een andere manier. Hij toont een aantal voorbeelden van hoe portalen nu al in de praktijk toegepast worden. Kijk voor alle voorbeelden naar het videoverslag rond 5 minuten en 20 seconden.
Bij NEXTlegal is een belangrijk onderdeel van het portaal, het beschikbaar stellen van slimme vragenlijsten. De antwoorden daarop kunnen weer automatisch verwerkt worden in producties. Martin: “De basis is inderdaad het delen van documenten, maar wij zien het veel meer als een breder communicatiemiddel. Middels de vragenlijsten kan een cliënt 24 uur per dag, 7 dagen per week wanneer het hem of haar uitkomt de gevraagde input aanleveren. Die input wordt daarna automatisch in de juiste processen in het kantoor verwerkt. Het portaal maakt het proces voor de cliënt daarnaast ook veel transparanter. Het portaal kan namelijk precies laten zien welke stappen al doorlopen zijn en wat het vervolg is. En met de geleverde input kan ook automatisch de akte of overeenkomst worden opgesteld.”
Waar zit de winst?
Juristen zijn gewend om de benodigde input van hun cliënten uit persoonlijke gesprekken te halen. Het resultaat van de opgehaalde informatie, de akte of overeenkomst, verandert dus niet door het gebruik van een portaal. Waar zit dan de winst van deze digitaliseringsslag? Volgens Martin zit het in twee zaken: “Je biedt de cliënt allereerst een nieuwe mogelijkheid om inzicht te krijgen in zijn dossier. Het raadplegen van de informatie is ook controleerbaar. Je weet als kantoor of een cliënt stukken wel of niet heeft gezien. En aan de financiële kant is het een enorme efficiëntiewinst. Met één muisklik rond je een heel proces af. Het systeem biedt tevens meer overzicht of de meest recente versies beschikbaar zijn, dus dat scheelt ook een hoop tijd.”
Bart vult aan: “Wij zien in de praktijk ook veel workflows op het gebied van WWFT checks of UBO vraagstukken waarbij het ophalen en uitwisselen van informatie via dit soort vragenlijsten heel efficiënt werkt. En wat betreft die audit-trails; wij hebben een klant die een virtuele dataroom gebruikt om informatie omtrent grote investeringsprojecten te delen met geïnteresseerden. Dat gaat om soms wel 800 tot 1400 GB aan data die gedeeld moet kunnen worden. En je wilt als verkopende partij graag weten welke organisaties op welke manier jouw projecten hebben ingezien. Dat is waardevolle data om het verkooptraject mee te vervolgen.”
Veiligheid heeft de hoogste prioriteit
Borging van veiligheid en privacy zijn misschien wel de belangrijkste eisen aan een goed uitwisselingssysteem. Bart licht toe dat voor een veilige toegang tot de data er meerdere opties zijn: “Sommige systemen bieden een eigen authenticatiesysteem waarbij een gebruiker een account moet hebben op het specifieke uitwisselingssysteem. De meeste van onze klanten gebruiken Office 365 voor de uitwisseling van informatie. Dat heeft als voordeel dat je externe organisaties die ook Office 365 gebruiken, toegang kan geven tot stukjes van jouw omgeving. Microsoft regelt voor jou dan de veilige authenticatie.
Qua beveiliging zien we twee interessante nieuwe trends. De eerste is dat waar kantoren voorheen de encryptie van data regelden met encryptiesleutels van de IT-leverancier, kantoren ook kiezen voor encryptie met eigen sleutels. Dan weet je zeker dat er echt niemand, zelfs je IT-leverancier, je data kan ontsleutelen. De tweede trend zijn zogenaamde “sensitivity labels”, waarmee je per document precies kunt regelen wie, welk stuk kan openen. Dat werkt zelfs als het stuk buiten de eigen omgeving gedeeld wordt.”
Ook bij NEXTlegal staat veiligheid hoog in het vaandel: “De bron van het bestand ligt altijd bij het kantoor zelf, die bepaalt wie er wat mee mag doen. Voor de verificatie gebruiken we bijvoorbeeld een SMS-code als extra controlelaag. Een gebruiker kan ook geïdentificeerd worden met bijvoorbeeld een PKI certificaat of iDIN account waarmee de identiteit van degene die inlogt, geverifieerd is door de uitgever. Wel zien we dat iedereen wel de hoogste mate van zekerheid en veiligheid wil, maar als gebruikers of cliënten dan als wachtwoord nog steeds “welkom01” gebruiken, wordt het wel ingewikkeld om alles dicht te houden.”
Waar te beginnen?
Wie extern wil samenwerken, moet volgens Bart beginnen met nadenken over wat precies de reden is om gebruik te gaan maken van een portaal. “Is het de wens van de cliënt, of die van de interne organisatie? Als je het als kantoor wilt, maar je cliënten willen er eigenlijk niet aan, dan is het verspilde moeite. En soms moet je gewoon inventief zijn. Wij kennen omgevingen waar, door slim te kijken naar hoe stukken uitgewisseld worden, de caseload met wel 25% daalde. Tegelijkertijd kreeg de cliënt ook zelf direct inzage in de vordering van zijn dossier. De sleutel tot succes is en blijft wel de adoptie door de cliënt, blijf daar dus oog voor houden.”
Martin vervolgt met een mooi praktijkvoorbeeld hoe zelfs twee verschillende vestigingen van hetzelfde kantoor totaal verschillend omgaan met hetzelfde portaal. “Wij hebben een klant die twee vestigingen heeft, één in een grote stad en één in een buitengebied. Bij het kantoor in de stad is het portaal bijna het enige communicatiemiddel dat wordt gebruikt, en cliënten lopen er mee weg. Maar in het buitengebied wordt het amper gebruikt. Toen ik hierover in gesprek ging, en vroeg of we iets aan het portal moesten verbeteren, kwam de aap uit de mouw.
De notaris wees naar buiten waar net een dame aan kwam wandelen over het grindpad om haar concept testament op te halen. In dit gebied was de clientèle zo “analoog” ingesteld dat men zelfs de postbode niet vertrouwde. Laat staan een digitaal portaal. Dat bewijst dat je technologisch gezien de meest mooie oplossingen kan bouwen, maar als je cliënten er niet mee willen werken, is het gedoemd te mislukken.”
Onvermijdelijke keuze
Volgens Bart is de keuze voor een portaal uiteindelijk voor veel kantoren toch niet te vermijden. Zeker als medewerkers van het kantoor steeds meer thuis of onderweg gaan werken. “Je kon voor het delen van bestanden of ophalen van documenten voorheen vertrouwen op je ondersteuning, maar nu iedereen thuiswerkt en dit misschien ook wel frequenter blijft doen, worden digitale bestandsomgevingen steeds belangrijker om efficiënt samen te werken. Toegang voor externen regelen, is dan een logische en snel te realiseren stap.”
Met Martin komen we nog even terug op het kantoor dat dus zowel analoog als digitaal werkt. De vraag is namelijk hoe je dan voorkomt dat die twee werelden gaan botsen. Volgens Martin was dit al ondervangen: “Beide kantoren werken uiteindelijk via hetzelfde systeem, alleen dat contact via het portaal is anders. De gebruiker heeft de keuze om de stukken op papier verder te lezen of te verwerken, of alles van het scherm te blijven lezen. We adviseren kantoren wel om, als ze cliënten willen laten wennen aan het portaal, te beginnen met de “eenvoudige” overeenkomsten, zoals de standaard hypotheek- of koopakten. Die processen zijn zo uitgekristalliseerd dat ze uitermate goed te digitaliseren zijn. Eigenlijk is het zo dat hoe complexer de overeenkomst is, hoe groter de drempel wordt om met een digitaal portaal te gaan werken.”
De gouden tip
Martin en Bart geven tot slot nog hun laatste gouden tip. Bart: “Het portaal wordt echt een basisvoorziening. Er is een grote behoefte om grote bestanden uit te kunnen wisselen op een veilige en controleerbare manier. Maak er een standaardvoorziening van zodat iedereen in het kantoor op een veilige en efficiënte manier kan werken.”
Martin: “Denk intern eerst na of de processen op orde zijn. Zijn die processen wel te digitaliseren? Als je aan de voorkant een proces digitaliseert, maar aan de achterkant levert dat nog steeds een hoop manueel werk op, dan ben je niet efficiënt bezig.”
Wilt u meer weten over extranetten of cliëntportalen voor uw kantoor? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.
De volgende Legal IT Talk is op 12 januari en gaat over het digitaliseren van een juridisch kantoor. U kunt zich nu inschrijven via onze website.
Legal IT Talks – Inschrijven & terugkijken
Op deze pagina vindt u een overzicht van eerdere Legal IT Talks. Van iedere Legal IT Talk zijn een opname en verslag beschikbaar die u gratis en zonder registratie kunt terugkijken. Ook kunt u zich hier inschrijven voor volgende Legal IT Talks: https://lexxyn.nl/lexxyn-groep/legal-it-talks
