Donderdag 8 april stond Legal IT Talks in het teken van kennismanagement. We gingen hierover in gesprek met Bart van Wanroij (Epona Legal) en Martin Duijs (NEXTlegal).
Wat is kennismanagement?
Er worden door verschillende organisaties verschillende definities voor kennismanagement gebruikt. Bart interpreteert het als volgt: “De manier om eenvoudig kennis en inhoud te hergebruiken, met als doel nog meer hoogwaardige stukken te produceren”. Martin vult daarop aan: “Het is het direct onder je vingers hebben van alle beschikbare juridische kennis in je kantoor. De gemiddelde jurist zit op een goudmijn aan informatie, maar haalt hier nog lang niet alles uit.”
Kijk het hele webinar terug
Wanneer begin je als kantoor met kennismanagement?
Maar wat is voor een kantoor nou het moment om structureel met kennismanagement aan de slag te gaan? Bart: “Nu bijna alle traditionele documenten vervangen zijn door een digitale houder, is het eigenlijk voor bijna ieder kantoor wel interessant om zo snel mogelijk te starten. Het kennismanagementsysteem (KMS) kan dan gebruikt worden om iedereen die normaliter niet in alle dossiers kan, toch veilig toegang te geven tot de nuttige componenten uit alle dossiers. Wat we ook veel zien, is dat mensen bij de overstap naar een nieuw kantoor, bijvoorbeeld een USB-stick vol met hun oude stukken en modellen meenemen, en die willen gaan hergebruiken. Die moeten goed geschoond worden en geschikt gemaakt worden voor hergebruik, daar komt een KMS ook bij om de hoek kijken.”
Martin: “Kantoren willen er vaak mee aan de slag, omdat ze iedereen op hetzelfde kennisniveau willen laten werken en kennis van de één, voor de ander willen laten werken. Stel dat je bijvoorbeeld een dossier onder ogen krijgt over BTW verlegging, maar je kennis daarvan is wat gesleten. Dan kan je in een KMS terugzoeken wat jij en je collega’s daar in het verleden al over hebben geschrevenen, dat hergebruiken, eventueel aangevuld met actuele externe bronnen.
Een tweede belangrijke reden om te starten, is vaak als wij onze software opleveren en er gelijk een digitale schoonmaak wordt gehouden. Dan worden alle oude dossiers weer eens doorgelopen en komen de pareltjes die hergebruikt kunnen worden, als slim model vanzelf bovendrijven. Daar moet je dus mensen voor vrij maken. Dat kost tijd, maar die tijdsinvestering betaalt zich - als je het goed doet - eigenlijk altijd dubbel en dwars weer uit.”
Technologie of proces?
Uit het gesprek blijkt al snel dat bij effectief kennismanagement, technologie niet de alles bepalende factor is. De tijd die mensen erin steken om stukken aan te bieden aan het KMS, en deze zo beschikbaar te maken voor de rest van de organisatie, is wellicht nog belangrijker. Bart: “Wat je soms ziet gebeuren, is dat iemand een ontzettend mooi stuk heeft gemaakt, maar een zekere terughoudendheid heeft om het te delen. Er is dan onzekerheid of het wel correct gebruikt gaat worden en of het delen wel veilig en verantwoord gebeurd. Er moet dan dus een goede systematiek met een goede governance structuur komen, om informatie goed op te schonen en weer te kunnen delen.”
Om die structuur te borgen, is het verstandig hier een vast team voor op te stellen volgens Bart: “Wij adviseren om een KMS-manager aan te wijzen, die is de baas van het hele systeem. Wijs vervolgens per praktijkgroep één of meerdere ambassadeurs aan, dat zijn de domeinspecialisten. Deze groep mensen kan dan beoordelen wat en hoe er allemaal met de stukken gedaan mag worden die aan het KMS worden aangeboden. Ook zullen ze met ondersteuning van het systeem periodiek de houdbaarheid van kennis kunnen checken en waar nodig updaten. Als je dat proces goed regelt, zie je dat waar men eerst de mooiste stukken dicht bij zich hield uit zorg voor verkeerd gebruikt, men nu stukken actief gaat aanbieden omdat er vertrouwen is in het hergebruik.”
Het voeden van het KMS
Volgens Martin starten kantoren altijd met de beste intenties, maar wordt men toch vaak weer ingehaald door de waan van de dag: “Dit is geen ‘tussendoor’ projectje, het heeft echt een onafgebroken periode van aandacht nodig. Wij kunnen als softwareleverancier van de geleverde input altijd wel goede KMS output maken. Maar het vaststellen van wat goede input is, ligt toch primair bij het kantoor. Ook wordt er door de snelheid waarmee stukken soms gemaakt moeten worden een belangrijke stap in het voeden van het KMS gemist. Het is soms even sneller een stukje tekst te kopiëren en te plakken, dan om een stuk door de KMS-ambassadeur tot een goed model te laten maken, zodat het de volgende keer niet meer gekopieerd en geplakt hoeft te worden, maar al in één keer goed staat.”
Bart vult daarop aan dat als je een systeem neerzet waarin het aanleveren van stukken die tot model of KMS-item vermaakt moeten worden snel en eenvoudig is, dat dat het voeden van het KMS al veel aantrekkelijker maakt. “Een systeem waarin stukken kunnen worden aangeboden op ieder moment, en waarin de KMS-manager op zijn eigen tempo weer mee aan de slag kan, maakt het werk voor iedereen een stuk eenvoudiger.”
Bart toont in een korte videodemo hoe hun KMSforLegal oplossing voorziet in zowel het voeden als het opzoeken van stukken en modellen in het KMS. Bekijk de video voor deze demo.
Ga uit van de gebruiker
Een belangrijk onderdeel van het opzetten van een KMS, is de zogenaamde taxonomie: een afgesproken set sleutelwoorden waar stukken onder geplaatst kunnen worden. Bart: “Houdt deze simpel, compact en overzichtelijk. Het doel van het KMS is dat iedereen, juist de ‘niet experts’, makkelijk door de stukken kunnen zoeken. Voor de expert is een boomstructuur van 25 rijen en 50 woorden diep best logisch, maar voor de stagiair nou weer net niet. Ga bij het inrichten van het KMS dus uit van de gebruiker voor de hoogste adoptiegraad.”
Het gebruiken van externe kennisbronnen
Martin gaat ook nog in op het betrekken van externe kennisbronnen bij de te produceren stukken: “Behalve de informatie uit je eerder gemaakte stukken, zijn er natuurlijk legio externe bronnen die je wilt gebruiken. Denk aan wetteksten, jurisprudentie maar ook aan nieuwe modellen. Als je als kantoor aangesloten bent op bijvoorbeeld een SDU OpMaat, Via Juridica, of een site als die van de Rechtspraak, dan kun je die informatie weer betrekken in je stukken. Nuttige informatie kun je dan met één druk op de knop aan je dossier toevoegen, voorzien van de nodige metadata zodat je de bron en het tijdstip van opslaan kunt terugvinden. Zo kun je ook de actualiteit van informatie verifiëren. Het wordt helemaal interessant als je straks op context, in plaats van alleen woorden kunt zoeken. Stel dat je dan zoekt op rechtsdomein 1, dan kan het systeem straks ook informatie uit andere domeinen voorstellen die mogelijk relevant zijn op basis van de context van de zaak.”
Van tekstblokken naar modellen
Het hergebruiken van individuele tekstblokken kan al aardig wat tijd besparen, maar soms kom je stukken tegen die zo goed zijn dat ze als volledig standaarddocument gebruikt kunnen worden: als model. Ook daarin kan een KMS, gekoppeld aan bijvoorbeeld een sjabloontechniek, helpen. Bart: “Het gaat om de cyclus waarin je stukken produceert, die stop je in een dossier en die wil je daarna hergebruiken. Als dat vaak voorkomt met een stuk, kun je er een model van maken. We geven mensen de tools om zelf die modellen samen te gaan stellen, zonder technische kennis en zonder onze tussenkomst. Dus gewoon in Word bijvoorbeeld. Die stukken kunnen opgehaald worden uit het KMS, en omgebouwd worden naar een model. Met zo’n model maak je sneller - en met minder fouten - nieuwe stukken.”
Bart toont in een videodemo hoe van een bestaand stuk uit het KMS een intelligent model kan worden samengesteld. Bekijk de video voor deze demo.
Maar hoe bepaal je dan welke stukken tot model verheven moeten worden? Bart: “Door analyses los te laten op het gebruik van de KMS en dossierdata zien we heel snel welke stukken vaak geraadpleegd worden. Eigenlijk moet je top 10 KMS stukken tot model verheven worden, omdat die blijkbaar zoveel geraadpleegd worden dat het zinvol is ze als model met invulvragen op te gaan bouwen. Dat bespaart het hele kantoor enorm veel tijd.”
Martin: “Het maken van de modellen moet door de gebruikers zelf gedaan kunnen worden. De techniek mag daar geen beperkende factor in zijn, je moet vooral de logica kunnen volgen van de vraagstelling. Wij doen het één keer voor, maar daarna kunnen de kantoren er op hun eigen manier mee aan de slag.”
Hoe begin je met kennismanagement?
Als je als kantoor hebt besloten met kennismanagement aan de slag te willen gaan, is het een kwestie van beginnen. Bart: “Wij starten dag 1 van zo’n project eigenlijk vooral met het verzamelen van alle benodigde - en in het KMS te plaatsen - stukken. We stellen een ambassadeurs- en KMS-managers groep samen, en gaan dan starten met één praktijkgroep. Die ene praktijkgroep met één ambassadeur in de projectgroep, wordt dan het lichtend voorbeeld voor de rest. Zij laten zien hoe makkelijk het allemaal is en dan volgt de rest vaak snel. In deze fase leggen we ook die eerder benoemde taxonomie vast.”
Martin: “Bij ons is de aanpak vergelijkbaar. De meeste tijd gaat zitten in het detailniveau, het afstemmen van de punten en de komma’s in de stukken zelf. Soms is het al een discussie over taalgebruik of woordkeuzes die als kantoorstandaard gaan gelden waar veel tijd in gaat zitten.”
Bart: “Voor het bepalen van welke stukken dus goede modellen kunnen worden gemaakt, kijken we naar de inhoud. Maar we kunnen daar ook bijvoorbeeld Machine Learning voor inzetten, waarbij de computer op basis van woordgebruik analyseert welke onderwerpen veel voorkomen in stukken, en welke stukken daar het meeste over gaan. Zo kun je versneld stukken categoriseren en doorwerken.”
De businesscase van kennismanagement
Kennismanagement kost tijd en dus geld, maar hoe betaalt zich dat uiteindelijk weer uit? Martin: “Het zit hem met namen in efficiency, omdat al het denkwerk al is gedaan, besparen de mensen die nieuwe stukken maken enorm veel tijd. De tijd besteed aan documentproductie gaat dus enorm omlaag. Ook krijg je veel meer consistentie en hogere kwaliteit van je opgeleverde stukken, omdat de inhoud ervan door de experts is opgesteld en door iedereen op dezelfde manier wordt gebruikt.”
Bart vult aan: “Bovenop wat Martin zegt zie ik nog een belangrijk voordeel. De tijd die besteed wordt aan onderzoek, gaat ook enorm omlaag. Je kunt heel eenvoudig onderzoeken hoe het kantoor in het verleden vergelijkbare zaken heeft behandeld, en checken of de jurisprudentie in het KMS daarover nog up to date is.”
Wilt u meer weten over kennismanagement / KMS? Neem contact op met Bart van Wanroij of Martin Duijs.
Legal IT Talks – Inschrijven & terugkijken
Op deze pagina vindt u een overzicht van eerdere Legal IT Talks. Van iedere Legal IT Talk zijn een opname en verslag beschikbaar die u gratis en zonder registratie kunt terugkijken. Ook kunt u zich hier inschrijven voor volgende Legal IT Talks: https://lexxyn.nl/lexxyn-groep/legal-it-talks
