Donderdag 3 juni sprak Tom Jansen (Lexxyn Groep) met Dimmen Wesdijk (Helder Telecom & ICT) en Micha Cohen (Xelion) tijdens de negende editie van Legal IT Talks over de voordelen van het integreren van (juridische) software met een telefooncentrale zoals die van Xelion.
Harde en zachte voordelen
Het integreren van software en telefonie levert op meerdere vlakken voordelen op. Er zijn een aantal harde voordelen die zich laten vertalen tot een business case. Maar er zijn ook zachte voordelen die vooral op service gericht zijn. Dimmen: “Als je de telefonie- en softwaresystemen aan elkaar gaat koppelen, kun je als kantoor een stuk efficiënter werken. Omdat door de koppeling inkomende gesprekken herkend kunnen worden, laat het praktijkmanagementsysteem (PMS) bijvoorbeeld direct de juiste cliënt en lopende dossiers zien. Je kunt daardoor ook de gespreksnotities direct op het juiste dossier invoeren. Daardoor kun je als kantoor enorm servicegericht en efficiënt werken omdat de cliënt veel sneller en persoonlijker te woord kan worden gestaan, ongeacht wie hij/zij spreekt. Maar ook uitgaande gesprekken zijn makkelijker op te starten, omdat als het nummer in het PMS staat, er direct vanuit de applicatie uitgebeld kan worden.”
De integratie is makkelijk terug te verdienen door de automatische tijdsregistratie en declaratie. Dimmen vervolgt: “De tijd die aan in- en uitgaande gesprekken wordt besteed wordt ook automatisch geregistreerd en kan direct op het juiste dossier gedeclareerd worden. Daardoor lekt er geen tijd meer weg aan de telefoon, op zowel vast als mobiel, omdat iedere minuut geregistreerd wordt door het systeem. Daar zit ook gelijk de business case. Als je hierdoor maar 5 minuten per maand extra declareert die anders weglekt, heb je de benodigde investering al terugverdiend.”
Bijna alles is te koppelen
Xelion onderscheid zich van andere systemen door haar open karakter op het gebied van koppelingen. Micha: “Toen wij Xelion begonnen zijn we uitgegaan van het feit dat telefonie maar een klein onderdeel van de hele keten van systemen is. Daarom is het belangrijk dat die systemen optimaal met elkaar samenwerken. Wij hebben een open API ontwikkeld waarmee eigenlijk iedere softwareleverancier integraties met ons platform kan maken. Dat maakt dat er voor nagenoeg ieder pakket wel een koppeling is, en is die er niet dan is die vaak wel gewoon te maken.”
Dimmen: “De integraties gaan trouwens verder dan alleen spraak. Omdat het platform van Xelion zo open is, kunnen we ook applicaties zoals WhatsApp, Teams of chat systemen op websites integreren. Gebruikers kunnen dan al die communicatie via het centrale Xelion systeem benaderen. Eén omgeving, voor alle kanalen dus.
Gespreksopnamen
Een belangrijke functionaliteit van de Xelion omgeving is de gespreksopname, die dankzij de integratie ook direct aan een dossier gekoppeld kan worden. Micha: “Naar wens kunnen gesprekken veilig en conform de AVG worden opgenomen en opgeslagen. Je kunt zelf bepalen welke gesprekken wel en niet worden opgenomen en hoe lang opnames bewaard moeten worden. Door de integratie met het praktijkmanagementsysteem is de tekst van de opname vervolgens ook weer makkelijk te transcriberen.”
Voorbeelden van integraties
Door het open karakter van het Xelion platform zijn er dus legio koppelingen te maken. Dimmen: “We hebben al vele koppelingen op de plank liggen, met softwarepakketten zowel binnen als buiten de Lexxyn Groep. Zo hebben we koppelingen met bijvoorbeeld NEXTmatters en NEXTassyst van NEXTlegal, CClaw van Clip Consultants en ContactManager van Epona Legal. Maar ook met bijvoorbeeld BaseNet, Othomatic, TwinField en AFAS zijn integraties beschikbaar.”
Andere communicatiekanalen integreren
Er is een hele marktplaats aan integraties beschikbaar bij Xelion. Micha: “We hebben natuurlijk veel meer integraties beschikbaar dan enkel die voor de juridische software. We hebben bijvoorbeeld ook een WhatsApp integratie. Daarmee kun je een WhatsApp button op je website toevoegen, gekoppeld aan een eigen telefoonnummer, en daarmee kan een klant Whatsappen met het bedrijf. Die chats komen binnen op het Xelion platform, en een medewerker kan daar gelijk mee aan de slag.
Ook kunnen we een terugbelsysteem bieden waarbij iemand een terugbelverzoek op de site kan indienen, en de Xelion centrale zorgt dat intern weer wordt opgepakt. Hetzelfde geldt voor voor een chatfunctionaliteit die op een website kan worden geplaatst, en ook weer centraal via de Xelion omgeving intern kan worden opgepakt.
Ook hebben we een hele mooie integratie met Microsoft Teams. Daarbij wordt de Xelion omgeving gesynchroniseerd met het Microsoft 365 account en wordt informatie zoals adresboek en agenda gesynchroniseerd. Daardoor is in de Xelion omgeving gelijk te zien of een collega beschikbaar is, of dat hij/zij in een afspraak zit.
Ook kan men dus bellen of gebeld worden op het Xelion telefoonnummer, via de Teams applicatie. Dan hoeft men dus niet meer te switchen tussen allerlei verschillende programma’s of apparaten, maar is alles gestroomlijnd in Teams. Heel handig ook als mensen thuiswerken die bijvoorbeeld geen mobiel van de zaak hebben, of om naar deze collega’s door te verbinden.”
Vast en mobiel gebruik
Het Xelion platform laat gebruikers zelf kiezen hoe en waar ze werken. Dimmen: “De gebruiker krijgt door de Xelion heel vrijheid om zijn manier van communiceren te kiezen. Het maakt niet meer uit of je nou een bureautoestel, een mobiel of een laptop met softphone pakt, alle kanalen werken hetzelfde. De app van Xelion wil ik daarbij even uitlichten. Het mooie van die app is namelijk dat om te bellen, in tegenstelling tot bij veel andere telefonie apps, er gebruik wordt gemaakt van de zogenaamde native dialer. Gesprekken lopen dan niet via WiFi of data, maar via de normale telefoniefuncties. Dat geeft betere geluidskwaliteit en een stabielere verbinding. En wat extra mooi is, de belkosten worden berekend op centraleniveau. Dus als iemand de Xelion app installeert op een privé toestel, dan nog worden de belkosten via de Xelion app aan het bedrijf toegerekend. Geen gedoe meer met declaraties van belkosten dus!”
In het slot van het webinar werden nog een aantal individuele koppelingen toegelicht en gaf Micha nog een demonstratie van de belangrijkste functionaliteiten van het Xelion platform.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de Xelion telefonie oplossingen en over de integratiemogelijkheden? Neem dan contact op met Dimmen Wesdijk van Helder Telecom & ICT.
Legal IT Talks – Inschrijven & terugkijken
Op deze pagina vindt u een overzicht van eerdere Legal IT Talks. Van iedere Legal IT Talk zijn een opname en verslag beschikbaar die u gratis en zonder registratie kunt terugkijken. Ook kunt u zich hier inschrijven voor volgende Legal IT Talks. https://lexxyn.nl/lexxyn-groep/legal-it-talks
