De tweede editie van Legal IT Talks ging over het overal kunnen werken als juridisch professional. Het “overal” is in de dagelijkse praktijk momenteel veelal thuiswerken, maar er zijn uiteraard ook nog steeds situaties waarbij u bijvoorbeeld bij een cliënt of onderweg uw werk moet kunnen uitvoeren. Tijdens dit webinar ging Tom Jansen (Marketing Manager van Lexxyn Groep) in gesprek met Hendri van Norden (Directeur Sales en Marketing ICT Concept) en Dimmen Wesdijk (Algemeen Directeur Helder Telecom & ICT).
Crisis als versneller
Het gesprek opende met de vraag waarom er een crisis nodig was, voordat thuiswerken in de juridische sector zo breed ingevoerd kon worden? Hendri denkt dat dit niet alleen in de juridische sector zo is: “De techniek loopt vaak vooruit op wat organisaties willen doen. Veel kantoren hadden de technische mogelijkheden al wel in huis. Er moest vooral omgeschakeld worden, omdat men dat mooie pand opeens moest verlaten. De techniek werd alleen gebruikt als het echt nodig was, en die noodzaak is nu echt ontstaan.”
Bij Helder Telecom & ICT zag men een vergelijkbare omslag: “Veel klanten hadden inderdaad de juiste spullen en de juiste techniek al in huis, maar hadden vooral uitleg en opstarthulp nodig. En men maakte zich zorgen over de productiviteit, want hoe ga je die bewaken met iedereen thuis?”
Bekijk de opname van dit webinar:
Extra aandachtsgebieden voor juristen
Voor juridisch professionals is er één thema dat bij het thuiswerken extra aandacht verdient. Hendri vindt het een open deur, maar kan het niet vaak genoeg zeggen: “Beveiliging. Alles draait om vertrouwelijkheid en veiligheid. Op kantoor is dat allemaal goed voor elkaar, worden systemen dagelijks bewaakt. Maar nu zit iedereen thuis, op een andere omgeving. Ben je er bijvoorbeeld voldoende bewust dat je je scherm dan dus altijd moet vergrendelen als je wegloopt?”
Dimmen ziet ook nog wel een aantal belangrijke zaken: “Bij telefonie moet je ook goed op kwaliteit letten. Als je belt met een softphone of met Teams via de internetverbinding, is de kwaliteit en beschikbaarheid daarvan opeens heel belangrijk. En niet ieder huis in Nederland is nou eenmaal aangesloten op glasvezel. Als je huisgenoten dan bijvoorbeeld films gaan streamen of online gamen, kan die verbinding verstopt raken.”
Wat is er precies nodig om thuis te werken?
Helder Telecom & ICT heeft onderzoek gedaan naar wat mensen nodig hebben om effectief thuis te kunnen werken. “Er zijn een aantal standaard zaken zoals een laptop en een telefoon, maar wat men het meeste mist, zijn zaken als een printer, een goed bureau en een goede stoel. Dat kun je als werkgever maar beter gewoon in één keer goed regelen, want ergonomische klachten, kunnen tot grote problemen leiden op de lange termijn. Ook zaken als headsets met noise cancelling om zonder afleiding te kunnen bellen, zijn belangrijk. Qua communicatiemiddel zoals gezegd een telefoon, dat kan ook een softphone zijn die op de laptop draait waarmee je bereikbaar bent alsof je gewoon op kantoor zit.”
Voor Hendri is het vooral belangrijk dat om effectief te kunnen werken, organisaties de thuislocaties echt als kantoorlocatie gaan zien. “In de eerste golf was er een stellige overtuiging dat het allemaal maar tijdelijk zou zijn, maar ondertussen is het al november. Klanten vragen ons nu steeds meer om thuislocaties echt als volwaardige, permanente werkplekken in te gaan richten. Zo maken we er ook echt één geheel van; één systeem dat op dezelfde manier beveiligd wordt waardoor thuiswerken net zo gemakkelijk en veilig is als op kantoor.”
Cultuuromslag om thuis te werken
De vraag is of kantoren in staat zijn om ook als de noodzaak tot thuiswerken vol te houden. Techniek lijkt het probleem niet, maar cultuur des te meer. De vraag is dus hoe kantoren hiermee om moeten gaan als ze thuiswerken succesvol willen maken? Volgens Dimmen is één van de eerste stappen een verandering in de mindset van het management: “Er wordt soms nog wat wantrouwig gekeken naar het onderwerp productiviteit. Terwijl in de praktijk blijkt dat men thuis vaak juist productiever is dan op kantoor. Want ook op kantoor kan er veel afleiding zijn. Maar je moet ook nadenken over hoe je de processen richting de cliënt gaat regelen als dat op afstand moet kunnen.”
Ook binnen de eigen organisaties van Hendri en Dimmen leek productiviteit een uitdaging. Maar ook hier bleek dat de productiviteit juist steeg toen men thuiswerkte. Hendri: “Als ik aan het begin van het jaar tegen mijn team had gezegd, we gaan alle overleggen digitaal i.p.v. fysiek doen, dan had dat veel weerstand opgeroepen. Maar nu moest het, en bleek dat het uiteindelijk allemaal prima ging. We hebben de manier hoe we dingen doen opnieuw uitgevonden, waarbij we ook creativiteit veel zwaarder laten meetellen dan productiviteit.”
Wie heeft wat nodig?
De vraag rijst of thuiswerken voor alle medewerkers van een kantoor wel op dezelfde manier geregeld moet worden? Zijn er andere zaken belangrijk voor bijvoorbeeld de ondersteuners, ten op zichten van de advocaat, notaris of deurwaarder? Dimmen denkt dat het verschil met name zit in het feit dat voor veel advocaten, notarissen en deurwaarders het thuiswerken al mogelijk was. Dimmen: “Voor de ondersteuners zal vaak echt nog wel het één en ander geregeld moeten worden. Die maakten vaak gebruik van de faciliteiten van kantoor om te bellen, printen en te werken, maar dat moet nu ook allemaal thuis kunnen. Daar moet je dan als kantoor wel iets voor regelen. Ik ben het eens met Hendri dat je die thuiswerkplek moet uitrusten zoals men op kantoor gewend is, om ook thuis het maximale uit de productiviteit te halen.”
Beveiliging, misschien wel het belangrijkste onderwerp bij thuiswerken
Beveiliging is een rode draad door het gesprek. Omdat gegevens normaal gesproken binnen de veilige muren van het kantoor blijven, en nu op apparaten terechtkomen die overal en nergens gebruikt kunnen worden, is veiligheid misschien wel het allerbelangrijkste onderwerp van gesprek. Hendri: “De tip is, zie de thuiswerkplek niet als iets externs, als iets ver weg, maar maak het echt onderdeel van het hele systeem. Voorzie daar hetzelfde soort werkplek als op kantoor, met dezelfde beveiliging, monitoring, encryptie en faciliteiten. Door er echt één systeem van te maken, wordt het vele malen veiliger en makkelijker te beheren.”
Kantoorcultuur in leven houden
Een onderdeel van het kantoorleven is het dagelijks contact met collega’s. Dat is ook één van de zaken die medewerkers die thuis zitten het meeste missen. Hoe houd je, op afstand, je bedrijfscultuur dan toch in leven? Bij Helder Telecom & ICT is daar goed naar gekeken: “Je mist inderdaad die gesprekjes op de gang, bij de koffieautomaat. Je wisselde daar onbewust altijd best veel belangrijke informatie uit. Wij zien dat iedereen elkaar nu heel makkelijk en snel weet te vinden via Teams, een belletje is dan echt zo gemaakt. En we beginnen elke ochtend met een Teams rondje waarbij we samen de dag starten en toch dat koffiemoment samen hebben. Ook doen we bijvoorbeeld ‘thuisvrijdagmiddagborrels’ om ook informeel met elkaar in contact te blijven.”
Bij ICT Concept bleek een ‘Teams Bingo’ de gouden greep: “Heel leuk om ook daarmee informeel dat contact met elkaar te onderhouden, dat heb je binnen je organisatie toch ook gewoon nodig. Ook bij ons is Teams echt de standaard geworden om nieuwe ideeën uit te wisselen. Soms hebben mensen gewoon een videoverbinding met elkaar of met meerdere collega’s openstaan, zodat ze dezelfde aanspraak hebben zoals op kantoor. Je kunt wel gewoon werken, maar ook snel even wat aan elkaar vragen.”
Niet afhankelijk van anderen
Wanneer je niet de enige in huis bent, kan je soms last hebben van anderen in huis. Bijvoorbeeld als je partner ook moeten videobellen, gamende kinderen de verbinding claimen of als er iets anders gebeurt waardoor het internet opeens wegvalt. Dimmen heeft daar wel ideeën bij: “Op lang niet alle particuliere adressen in Nederland is qua internet hetzelfde hoogwaardige type verbinding mogelijk als dat op kantoor beschikbaar is. Als je dan thuis diezelfde kwaliteit wilt en niet afhankelijk wilt zijn van anderen op de lijn, kun je bijvoorbeeld kiezen voor een 4- of 5G router. Deze verbind met het 4- of 5G netwerk, en geeft je daarmee eigenlijk een soort privé verbinding. Deze kan ook nog eens optimaal beveiligd worden en echt onderdeel gemaakt worden van het veilige bedrijfsnetwerk. Je hebt dan ook gelijk een back-up verbinding mocht de vaste verbinding verstoord raken.”
De belangrijkste lessen
Op de vraag wat voor beide heren de belangrijkste les van de afgelopen maanden is geweest antwoord Hendri: “Dat we ons in eerste instantie ook zorgen maakten over de productiviteit, maar dat je dat eigenlijk niet moet doen en juist meer moet focussen op creativiteit. We hebben geleerd dat technologie zoals Teams ervoor zorgt dat mensen heel efficiënt kunnen werken, en dat het ons ook nog eens heel veel bespaard op het gebied van bijvoorbeeld reistijd.”
Dimmen: “Het thuiswerken gaat bij ons zeker een blijvertje zijn. Wie dat wil en wie dat prettig vindt, krijgt daar de ruimte voor. Daar moeten we wat dingen voor regelen, maar het biedt een hoop mogelijkheden. Maar misschien vind ik het belangrijkste nog wel dat we blijkbaar in staat zijn om in korte tijd, onder druk, toch grote veranderingen door te voeren.”
Legal IT Talks – Inschrijven & terugkijken
Op deze pagina vindt u een overzicht van eerdere Legal IT Talks. Van iedere Legal IT Talk zijn een opname en verslag beschikbaar die u gratis en zonder registratie kunt terugkijken. Ook kunt u zich hier inschrijven voor volgende Legal IT Talks: https://lexxyn.nl/lexxyn-groep/legal-it-talks
