Tijdens de eerste Legal IT Talks, een nieuwe webinarserie van Lexxyn Groep, ging Tom Jansen (Lexxyn Groep) in gesprek met Eugène Haarmans (Clip Consultants) en Martin Duijs (NEXTlegal) over het kiezen van nieuwe praktijkmanagementsoftware (PMS). Omdat het PMS de basis is waar alle digitale kantoorwerkzaamheden op gestoeld worden, is een goede keuze cruciaal voor het efficiënt draaien van een advocatenkantoor.
Bekijk de videoopname
Past ieder pakket bij ieder kantoor?
Het webinar werd geopend met de vraag of ieder softwarepakket past bij ieder kantoor. Martin is hier stellig in: “Nee, dat heeft in eerste instantie te maken met hoe het kantoor wil werken. Dat moet passen bij hoe de software in elkaar steekt. Het gaat ook om de mensen achter de leverancier, die moeten jouw kantoor en werkwijze wel begrijpen. Voor ons gaat het heel erg om het menselijke aspect, maar er zijn kantoren die liever uitgaan van de techniek. Dan passen we gewoon niet bij elkaar. Ook de omvang van het kantoor is van belang.”
Eugène bekijkt het vanuit zijn perspectief: “Wij kijken naar vier pijlers: functionaliteit, investering, type organisatie en de referenties van de leverancier. Als die vier pijlers kloppen met wat je zoekt, dan hebben we een goede aansluiting.”
Tom vraagt zich vervolgens af hoe je erachter komt dat je als kantoor toe bent aan een ander pakket? Martin: “Ga gewoon de werkvloer op, vraag het aan de medewerkers en luister naar hun problemen. Het gemopper hoor je daar. Ook kun je kijken naar de performance of output van je kantoor. Als mensen veel tijd kwijt zijn aan e-mailverwerking of het opstellen van documenten, dan kun je daar wat aan doen.”
Eugène denkt dat een goede samenwerking met de systeembeheerder van het kantoor ook cruciaal is voor een goede werking van de software: “Je moet in een drieluik kunnen opereren: kantoor, systeembeheerder, software leverancier. Als dat goed gaat, kunnen we 50/60% van de kleine probleempjes voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het afstemmen van update momenten.”
Maatwerk in het pakket: wat mag je verwachten?
Op de vraag wat je als gebruiker van een pakket aan maatwerk mag verwachten in de software is Eugène helder: “Wij proberen een zo breed mogelijk scala aan functionaliteiten te bieden. Als een kantoor op zoek is naar specifieke functionaliteiten, dan proberen we deze mee te nemen in een volgende release. Maar wel op zo’n manier dat het een standaardfunctionaliteit kan worden waar alle gebruikers van CClaw wat aan hebben.”
“Dat is ook onze insteek” geeft Martin aan. “Er zijn haute couture pakketten, volledig maatwerk, en de standaard fabriekspakketten. Ik denk dat wij daar een beetje tussenin zitten. Vergelijk het met kleding, we maken het pak niet vanaf de grond af aan op maat, maar als de broek wat moet worden ingenomen of de mouwen worden ingekort, dan is dat geen probleem.”
De balans tussen proces en pakket
Er is wel een bepaalde balans te zoeken tussen de manier van hoe de kantoorprocessen zijn ingericht, en hoe de software optimaal werkt. Martin: “Achter de software zit een bepaalde visie qua werken. Je komt er eigenlijk maar op één manier achter waar die balans zit, namelijk door veel vragen te stellen. Door blijven vragen hoe processen nu zijn, hoe ze zo zijn geworden en te kijken hoe de software daarop aansluit. Dan kom je er soms ook achter dat er een wereld van verschil zit tussen hoe de advocaat werkt en hoe de secretaresse wil werken. Ook krijg je, als je een betrokken softwareleverancier hebt, er bijna gewoon een extra medewerker bij. Iemand die er altijd voor je staat als je vragen hebt over digitalisering of digitaal werken.” Eugène vult aan: “We adviseren natuurlijk ook mee vanuit de jarenlange ervaring die we bij vele kantoren hebben opgedaan. Kantoren moeten nu constant veranderen en bewegen, dus wij moeten als softwareleverancier ook mee blijven veranderen. Dat stopt niet na de oplevering.”
De perfecte voorbereiding
Tom gaat verder in op de voorbereiding van het traject. Wat kan de klant doen om het traject optimaal te laten lopen en de softwareleverancier zo efficiënt mogelijk te laten werken?
Martin: “Ga intern na wat je wil, en doe dat met zoveel mogelijk mensen. Tijdens onze demonstraties zijn het vaak degene die hun mond houden die met de beste ideeën en suggesties komen. Verander niet om te veranderen, maar alleen als er echt problemen zijn. Ook moet het kantoor voldoende mensen vrijmaken om onze vragen te kunnen beantwoorden. Alleen met die input kunnen wij het pakket optimaal laten aansluiten bij wat het kantoor nodig heeft.”
Eugène: “Wij adviseren het kantoor te beginnen met het samenstellen van een werkgroep. Daarin zit iemand van het maatschap die bevoegd is beslissingen te nemen over dit onderwerp, aangevuld met één of twee vertegenwoordigers van elke afdeling van het kantoor. Zo bouw je draagvlak. Die werkgroep blijft het hele traject betrokken en na de implementatie evalueren we ook regelmatig met die werkgroep.”
Martin: “Ook moeten we de impact van verandering niet onderschatten. Niet iedereen op kantoor zit misschien te wachten op verandering, dus daar moet aandacht voor zijn. Als de medewerkers, de gebruikers, de verandering niet omarmen gaat de investering in het pakket averechts uitpakken. Men gaat omwegen zoeken binnen het pakket en daarmee inefficiënt werken.”
De investering
Die investering is gelijk een mooi haakje: want waar moet je aan denken qua kosten en waar kun je over onderhandelen? Martin: “Als het goed is, heb je van tevoren met elkaar een beeld gevormd wat het budget gaat zijn. Dat moet echt helder zijn. Maar het gaat niet alleen om wat het pakket kost, een goed pakket levert ook weer wat op. Juist in automatisering is de winst qua tijd, en daardoor de hogere productiviteit, de opbrengst van de investering. Verder moeten erin het voorstel zo min mogelijk - of eigenlijk geen - open eindjes zijn. Geen nacalculatie, geen ‘kijken we later wel naar’, gewoon duidelijk zijn.”
Eugène sluit zich daarbij aan: “Het is wel zo dat korting niet echt logisch is. Als je korting geeft, was je sowieso al te duur, dan doe je gewoon iets niet goed als softwareleverancier. Je moet inderdaad al vroeg duidelijk hebben wat het gaat kosten, en je moet een goede inschatting kunnen maken of die investering is terug te verdienen.” Maar hoe dan om te gaan met verleiding van de laagste prijs? Eugène vervolgt: “Kwaliteit heeft een prijs, dat is in de advocatuur zelf niet anders. Goedkoop blijkt zo vaak duurkoop. Bij een lagere prijs hoort altijd een lager ‘iets anders’: service, snelheid, aandacht, maatwerk mogelijkheden, ergens lever je er ook iets voor in.”
Martin: “Je moet ook verder kijken dan alleen de licentieprijs. Er komt zoveel meer bij kijken. Werkplekken, infrastructuur, verbindingen et cetera. De samenwerking met de systeembeheerder is daar ook weer cruciaal. Stel dat wij onze software nou voor een habbekrats zouden wegdoen, maar in plaats daarvan moet je weer andere investeringen doen bij de systeembeheerder, dan heb je nog steeds meer geld uitgegeven dan je had gepland.”
Totaalpakket versus integraties
Beide heren zijn leverancier van een zogenaamd totaalpakket, een alles-in-één oplossing. Toch is Tom nieuwsgierig naar wat je dan mist als je niet kiest voor een best of breed insteek waarbij je meerdere deeloplossingen met elkaar integreert.
Martin: “Het is bij een totaalpakket zo dat we streven alle functionaliteiten zo goed mogelijk te maken. Maar als er dan één specifiek onderdeel meer maatwerk of verbetering vraagt, wordt dat lastig. Je kunt dan niet zomaar even het perfecte urenschrijfpakket kopen, dat moet dan nog wel aansluiten en integreren met de rest van de software. Aan de andere kant heb je wel te maken met maar één, maximaal twee leveranciers. Dat houdt de lijntjes kort en voorkomt vingerwijzen, het kastje naar de muur, als er problemen zijn met een onderdeel. Tot slot wordt ook het feit dat alles dezelfde look-and-feel heeft, en op dezelfde manier werkt, door veel gebruikers als positief ervaren.”
Bij Clip Consultants is er nog een extra dimensie volgens Eugène: “Wij leveren ook de administratie/boekhoudsoftware in CClaw. Wij willen die financiële consistentie door het hele pakket heen echt perfect op orde hebben. Dan geeft een integratie met een extern pakket vaak net niet het gewenste resultaat. Denk aan verschotten, voorschotten, stichting derdengelden administraties, die moeten perfect zichtbaar zijn op de dossiers.”
Martin heeft nog wel een tip voor kantoren die liever voor een integratie aanpak gaan. Martin: “Zorg dat er voldoende resources zijn in het kantoor die als spin in het web de contacten kan begeleiden. Iedereen moet met elkaar blijven communiceren over wijzigingen en de impact die dat mogelijk heeft op het pakket van een ander.”
De volgende Legal IT Talks is op dinsdag 3 november en gaat over “Overal kunnen werken als juridisch professional”. Klik hier voor meer informatie.
Legal IT Talks – Inschrijven & terugkijken
Op deze pagina vindt u een overzicht van eerdere Legal IT Talks. Van iedere Legal IT Talk zijn een opname en verslag beschikbaar die u gratis en zonder registratie kunt terugkijken. Ook kunt u zich hier inschrijven voor volgende Legal IT Talks: https://lexxyn.nl/lexxyn-groep/legal-it-talks
