Bestaat het perfecte IT systeem? Kunt u als jurist zijnde uw digitalisering 100% perfect op orde hebben? Ik denk van niet. Omdat IT een mix is van mens, technologie en proces is het eerder een balanceeract tussen wensen, eisen en budgetten. Maar hoe komt u dan tot die balans?
Starten vanuit het werkproces
De juiste IT keuzes maken, begint bij het werkproces. Definieer daarom eerst het optimale werkproces voor uw kantoor. Hoe moet informatie door de organisatie gaan bewegen? Hoe moeten mensen hun werk doen? Waar moeten ze dat doen? Welke afdelingen moeten er met elkaar kunnen samenwerken, en op welke manier?
De antwoorden op deze vragen, kunnen op twee manieren worden gegeven. U kunt zelf het wiel uitvinden, of als het gaat om het digitaliseren van deze processen: vraag het uw softwareleverancier. Softwareleveranciers digitaliseren vaak al tientallen jaren juridische kantoren en hebben iedere soort inrichting inmiddels tot best practice verheven. Vaak is er nog wel wat maatwerk inrichting mogelijk om het proces op maat te snijden naar uw kantoor, maar de ervaring van softwareleveranciers is opgebouwd uit de samenwerking met honderden kantoren door de jaren heen: kennis en ervaring die denk ik niet zomaar opzij te schuiven is.
There is no silver bullet: concessies doen
Omdat IT een combinatie is van het krachtenveld tussen mens, proces en technologie, zal er eigenlijk altijd wel ergens een concessie gedaan moeten worden om een goed sluitend systeem te krijgen. In de IT wereld spreken we dan over de silver bullet, die er niet is. De mens moet zich soms schikken naar de beperking van de technologie, de technologie moet aan het proces worden aangepast, en het proces wordt aangepast naar de wensen van de mens. Er is altijd “iemand” die zich moet aanpassen. Zelfs als u met waanzinnige budgetten uw IT-systemen zou aanpakken om alles op maat te snijden, heeft dat weer andere gevolgen, zoals doorlooptijd en complexiteit. De Rechtspraak kan u daar meer over vertellen.
Maar hoe moet u het dan wel doen?
Zoals ik al aangaf, begin bij de werkprocessen: die bepalen wat - en hoe - u het beste kunt digitaliseren. Vanuit daar ontstaat een wensen- en eisenlijst waarop leveranciers beoordeeld kunnen worden. Daarbij kan het helpen om het MOSCOW-principe te volgen: Must have, Should have, Could have, Would have. Prioriteit 1 tot en met 4 voor de gewenste functionaliteiten.
Leveranciers die de meeste Must en Should have items afvinken, hebben dan vanzelfsprekend de voorkeur boven leveranciers die heel veel Could en Would have’s afvinken. Die Could en Would have functionaliteiten, had u immers als minder belangrijker geclassificeerd. Zo gaat u van een longlist naar een shortlist.
Failing to plan, is planning to fail
Een succesvol digitaliseringstraject is een combinatie van plannen en proberen. Als kantoor zal u moeten bedenken wat u vandaag wilt verbeteren, en op de lange termijn wilt bereiken. Maak dus een plan waarin uw kantoordoelstellingen staan en identificeer waar digitalisering een rol kan spelen om het behalen van deze doelstellingen te versnellen.
Nu hoeft u voor het maken van uw digitaliseringsplannen niet zelf het wiel helemaal uit te vinden. Lexxyn Groep stelt momenteel de Benchmark Digitalisering van de Advocatuur op. Dit is een onderzoek naar welke keuzes Nederlandse advocatenkantoren maken op het gebied van ICT en digitalisering. Ook u kunt kosteloos deelnemen aan dit onderzoek. De benchmark kan u helpen de IT-strategie van uw kantoor verder vorm te geven. U ontvangt, na het vaststellen van de benchmark, uw persoonlijke onderzoeksresultaten EN het volledige eindrapport. Zo kunt u vergelijken hoe uw kantoor digitaliseert ten opzichte van uw vakgenoten.
Deelname aan het onderzoek is kosteloos, en het invullen van de online vragenlijst duurt ongeveer 10 minuten. Klik hier om deel te nemen.
