Ditmaal drinkt Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) virtueel een bakje koffie met Dirk Verheul van Visser & Visser. Dirk is zoals hij zelf zegt: ‘accountant voor advocaten’. We praten breeduit over de rol van digitalisering binnen de advocatuur en de impact daarvan op de financiële administratie. Ook komt de meerwaarde van een accountant bij het selectieproces voor nieuwe kantoorsoftware ter sprake. Tot in hoeverre focus op deze sector hierbij van meerwaarde is, vertellen de heren ons graag.
“Vernieuwing nastreven gaat het beste als je de advocaat en haar werkwijze kent én begrijpt.”
Focus op de advocatuur
Visser & Visser heeft, net als de Lexxyn Groep, de advocatuur als een van haar specifieke focusdoelgroepen gedefinieerd. Dirk zegt hierover: ‘Het is prettig om met afgebakende doelgroepen te werken. Je kent de branche; niet alleen de angsten en diepgekoesterde wensen, maar ook de eigenaardigheden van de sector. Dit zorgt ervoor dat ieder gesprek soepeler verloopt en werkzaamheden met meer gemak worden uitgevoerd. Het is ook eenvoudiger om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen als je specifieke doelgroepen bedient. Zelf volg ik alle ontwikkelingen binnen de advocatuur. Ik lees, bezoek events en ga het gesprek aan met ICT-leveranciers van de advocatenkantoren waarvoor wij werken.’
Als Tom, nieuwsgierig als altijd, vraagt wat de reden daarvoor is, antwoordt Dirk: ‘Ik vind het voor mijn klanten belangrijk dat ik hun landschap ken. De regels, de mogelijkheden, maar ook de juiste mensen. Advocaten vragen mij vaak mee te denken bij de zoektocht naar nieuwe software, zoals een praktijkmanagementsysteem. Dit doe ik met veel plezier en vanuit de drive om echt te helpen. Zo attendeer ik kantoren op specifieke aandachtspunten, zoals de koppelingen tussen urenregistratie en boekhouding, maar ook die met de bank. Bovendien kijk ik met een ander oog naar een digitaal facturatieproces en managementrapportage. Ik merk dat kantoren het fijn vinden om geadviseerd te worden door iemand die niet alleen kennis heeft van de financiële administratie, maar die ook de juridische werkwijze snapt.’
“De financiële administratie van advocatenkantoren is er door de digitaliseringsslag van de afgelopen jaren sterk op vooruitgegaan.”
Overeenkomsten met ICT
Tom: ‘Wij zien dat bij de Lexxyn Groep ook terug, alleen dan op het gebied van ICT en innovatie. De advocatuur is een bijzondere sector, die van origine risicomijdend is. Al zijn kantoren steeds meer welwillend om te innoveren, maar dan bij voorkeur wel met een partij die de sector kent. De advocatuur is immers aan behoorlijk wat regels gebonden. De Lexxyn Groep richt zich puur op de juridische dienstverlening. Zo kunnen we de focus houden op die eigengereide werkwijze, die door wetgeving, concurrentie en wensen van cliënten, voortdurend onder druk staat. Door beweegredenen en regels van juridisch specialisten te begrijpen, kun je echt naast een advocaat gaan staan.’
De Lexxyn Groep houdt, net als Visser & Visser, de juridische trends en ontwikkelingen sterk in de gaten. Op die manier spotten beide organisaties tijdig kansen voor juridische kantoren. Volgens Tom zit innovatie nu, door de corona-ontwikkelingen, in een snelkookpan. Hij zegt: ‘Zelfs in deze sector blijkt onder druk alles vloeibaar te worden. Eerst was er een taboe op mailen, alleen lijkt nu - door de coronacrisis - veilig mailen gemeengoed te worden. Coronacrisis of andere ontwikkelingen, wij vinden het onze taak om kantoren te informeren over de mogelijkheden die passen bij hun sector. Werken in de cloud, videobellen of het aanschaffen van nieuwe software, wij beredeneren mee vanuit hun werkprocessen.’
Handwerk
De heren blikken terug op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren en de transformatie die de branche heeft doorstaan. Dirk: ‘Nog maar enkele jaren terug werden financiële werkzaamheden grotendeels handmatig verricht. Denk aan het invoeren van facturen en het klaarzetten van bankzaken. Het maken van een actuele rapportage was erg veel werk. De afgelopen jaren is er - positief - veel veranderd door de digitaliseringsslag op het gebied van het voeren van een financiële administratie. Nagenoeg alles wordt digitaal verwerkt en rapportages zijn met één klik beschikbaar. Samen met het kantoor loop ik snel door een realtime rapport heen. Met dank aan de diverse handige applicaties die hiervoor beschikbaar zijn.’
“Het nemen van beslissingen ging op basis van gevoel, nu op basis van inzicht.”
Tom vult aan: ‘Een kantoor wil inzicht in cijfers en bijvoorbeeld zien wat de onderhanden werkpositie of omzet per medewerker is. Ik zie dat business intelligence en dashboarding, het genereren en aanbieden van handige overzichten op maat, een vlucht nemen. Diverse Lexxyn Groep Partners zijn hier dan ook al voortdurend mee bezig.’ Dirk: ‘Als accountant juich ik die ontwikkeling toe. Het nemen van beslissingen ging voorheen op basis van gevoel, nu op basis van inzicht. Hierdoor kan een kantoor weloverwogen keuzes maken. Het biedt een kantoor de kans om meer te gaan ondernemen en om na te denken over hoe zij de toekomst in wil gaan.’
Advies van de accountant
Dirk vertelt dat hij met iedere nieuwe klant niet alleen de gewenste manier van werken doorneemt, maar ook het huidige werkproces. Hierbij neemt hij ook de huidige software onder de loep. ‘Ik bekijk welke systemen er gebruikt worden en hoe deze gekoppeld zijn. Als ik kansen zie om software anders in te zetten, dan meld ik dat. Ik geef dan graag alternatieven en adviseer om bij een ander advocatenkantoor te informeren naar de ervaringen. Het is jammer als beschikbare tools niet - of niet optimaal - gebruikt worden. In mijn optiek moeten de financieel betrokkenen overal mee kunnen werken, al dan niet na een training. Een accountant kan functionaliteiten onder de loep nemen en helpen bij het zo handig mogelijk inrichten van de financiële administratie.
Uiteindelijk is de boekhouding slechts één onderdeel van een kantoor. Kijk liever naar de urenschrijvers en hoe die gefaciliteerd kunnen worden, zodat zij optimaal kunnen werken en doe hetzelfde bij het secretariaat.’
Ambities centraal stellen
Tom: ‘In mijn optiek is een accountant voor een leverancier van financiële software een prima gesprekspartner om de gewenste werkwijze te verduidelijken. Een accountant kan de financiële functionaliteiten kritisch onder de loep nemen en zelfs testen. Een waardevolle aanvulling als je het mij vraagt.’ De heren sluiten eensgezind af met de conclusie: ‘Niet de wensen van de accountant of ICT-er, maar het gewenste werkproces en de ambities van uw kantoor dienen centraal te staan.’
