Martin Duijs - Devoon: Er is vrijwel geen (notaris-)kantoor te vinden dat niet weet dat efficiënt werken een vereiste is met de hedendaagse tarieven. Managementinformatie is in toenemende mate essentieel om het kantoor de goede richting op te sturen en te bepalen of uw mensen goed presteren.
Ook een jurist kan niet ontkomen aan commerciële activiteiten. Kantoren gaan zelf de markt op, laten zich veelvuldig zien op netwerkbijeenkomsten en bezoeken ‘haar’ verwijzers en cliënten regelmatig. Samenwerkingsverbanden worden gezocht om kennis te delen én om sterke punten optimaal te benutten. Communicatie met relaties verloopt in steeds grotere mate op elektronische wijze en ook steeds meer buiten de normale werktijden. Relaties verwachten ook van notariskantoren een grote mate van flexibiliteit op het gebied van communicatie maar ook qua contactmomenten en dus werktijden. Social Media blijkt een goed middel te zijn om kennis te delen, te laten zien wie je bent en waar je voor staat. Zo zijn er nog veel meer zaken waar een kantoor tegenwoordig mee te maken heeft en op moet anticiperen. Dat automatisering als hulpmiddel kan dienen zal geen betoog behoeven.
Naast de veelbesproken tarifering zijn bovengenoemde mogelijkheden en kansen zaken die de keuze van een cliënt voor een kantoor kunnen bepalen. Dit alles zal u niet verbazen en waarschijnlijk heeft u al actie ondernomen om uw organisatie, uitstraling en werkprocessen hierop aan te passen.
- Automatisering als middel om hogere efficiency te behalen? > check;
- Tarieven (teveel) aangepast aan de verwachtingen van de cliënt? > check;
- Commerciële activiteiten worden ontplooit? > check;
- Specialismen (passies) optimaal benut? > check;
- Moderne communicatiemiddelen worden ingezet? > check;
- Openingstijden aangepast aan de eisen van de 24-uurs economie? > check;
- Managementinformatie te allen tijde beschikbaar om de organisatie bij te sturen? > check.
Wat mist u in ieder geval in dit lijstje? Inderdaad, het allerbelangrijkste middel dat u tot uw beschikking heeft! Uw mensen, uw medewerkers, uw collega’s. Ofwel: Uw kapitaal.
Voorheen koos men – zeker binnen het notariaat – voor een baan bij een kantoor en dat was dat. ‘De volgende 30 of 40 jaar werk ik in deze functie op deze afdeling en houd ik me bezig met Onroerend Goed, punt. De notaris is almachtig en bepaalt min of meer elke stap in mijn professionele carrière.’
Ik neem zomaar aan dat een ieder begrijpt dat de wereld verandert doordat mensen die veranderingen willen of in ieder geval in gang zetten. Dit houdt dus ook in dat uw mensen -en zeker de mensen die uw kantoor nu komen versterken- inmiddels een ander beeld hebben van werk en leven. En toch, er zijn genoeg mensen te vinden die deze veranderingen in denken en doen helemaal niet zien zitten of begrijpen. Binnen uw kantoor kan het dus zomaar zijn dat de ene medewerker gruwt bij het idee om vanuit huis ’s avonds in te loggen om een akte aan te passen en daardoor woensdagmiddag tijd te kunnen besteden aan een zorgtaak of sport, terwijl een andere medewerker juist om het gebrek van die mogelijkheid aan het solliciteren is .
De professional van nu onderneemt zelf actie, heeft geleerd zelf na te denken en durft fouten te maken om daar lering uit te trekken. Hij/zij werkt om te leven, wil doen waar hij/zij gelukkiger van wordt (en logischerwijs waar hij of zij goed in is!). Vaste werktijden zijn voor velen geen vast gegeven meer en passen niet in het hedendaagse leven, waarbij privé en zakelijk steeds minder gescheiden zijn. Hij verlangt waardering voor wat hij doet en soms niet eens in geld!
U heeft gekozen om uw kantoor op een bepaalde manier te willen inrichten, naar buiten te willen treden met een bepaalde visie en/of specialisme. Het lijstje hierboven is keurig afgevinkt. Hier heeft u veel tijd en geld in gestopt en logischerwijs heeft u alle vertrouwen in de toekomst.
Maar uw belangrijkste middel? Uw kapitaal? Uw mensen?
De vragen hieronder worden slechts gesteld om stof tot nadenken te geven, niet meer en niet minder.
- Heeft u überhaupt de juiste mensen om uw doel te bereiken?
- Geloven uw mensen in u en uw visie? Geloven ze wat u gelooft?
- Gelooft u in uw mensen?
- Begrijpt u wat uw mensen van u verwachten en weet men wat u van hen verwacht?
- Bent u de juiste persoon om de nieuwe professional dat te bieden wat hij of zij nodig heeft om te excelleren?
- Wilt u zich naast uw andere taken bezighouden met Personeelsmanagement of is een ander daar meer geschikt voor?
- Wilt u uw mensen altijd op kantoor kunnen zien of is thuiswerken ook een mogelijkheid?
- Zijn uw medewerkers slechts geboeid door het werk of ook echt verbonden met de organisatie?
- Zijn de investeringen in opleiding en begeleiding goed besteed en leveren ze voldoende op?
- Wat is uw toekomst en wat voor toekomst wilt u uw kapitaal bieden?
Als automatiseerder kunnen we u met veel zaken helpen om u en uw medewerkers het juiste gereedschap te bieden om doelen te bereiken. Echter, alleen u kunt er voor zorgen dat de juiste mensen het juiste gereedschap benutten om de doelen van u én uw medewerkers te behalen.
