Eric Wangler - President of BigHand North America: Het gebruik van dictaten is uitgegroeid tot een dynamisch hulpmiddel voor advocatenkantoren. De dicteerhulpmiddelen zijn doorgaans gemakkelijk inzetbaar voor een jurist en beschikbaar als simpele apps voor smartphones of tablets. Mocht u dicteertechnologie uit de weg zijn gegaan, dan volgen hieronder vier goede redenen om het gebruik ervan in overweging te nemen om efficiënter te werk te gaan.
1.Directe tijdsregistratie en facturatiedetails
Hoewel juridische kantoren de afgelopen decennia in veel opzichten geëvolueerd zijn, blijft tijdregistratie en facturering een pijnpunt. Het gebruiksgemak en de beschikbaarheid van digitale dicteerhulpmiddelen verhelpen dit. U wint tijd als u direct na een opdracht of een vergadering de gegevens kunt opslaan. Zodra een in rekening te brengen opdracht is afgerond, kunt u met uw smartphone de tijd en facturatiedetails invoeren via een app. Deze gegevens kunnen vervolgens direct naar een assistent of een programma voor tijds- en facturatieregistratie worden gestuurd.
Dit is met name handig wanneer u onderweg of in de rechtbank bent want het elimineert tijdsverlies - en aan het einde van de maand hoeft u niet langer elke vergadering en opdracht voor elke klant en dossier bij te houden!
2.Documenteer en volg de te verrekenen onkosten op
Door gebruik te maken van digitaal dicteren kan de administratieve rompslomp die gepaard gaat met het opvolgen en documenteren van onkosten tot een minimum worden beperkt. Na een lunch met een cliënt kunt u bijvoorbeeld snel een foto van de rekening maken met uw smartphone. Vervolgens kunt u een stemopname maken met extra informatie, zoals wie er bij de lunch aanwezig was en welke onderwerpen er besproken werden. Koppel het betalingsbewijs aan de ingesproken opname en bewaar het bestand om het later op kantoor in te voeren of stuur het naar een assistent die de taak voor u kan uitvoeren.
3. Voorkom dat u tijd verliest aan het opstellen van documenten
Documenten hoeven niet langer te worden uitgetypt, maar kunnen eenvoudig gedicteerd worden door gebruik te maken van uw smartphone. Verzend het bestand desgewenst via een spraakherkenningsprogramma om het om te zetten in tekst, zodat u het document sneller kunt inzien, bewerken en aanvullen. (Sommige apps voor het aanmaken van notities converteren spraak automatisch naar tekst).
Dicteren kan, met name voor langzame typisten, het proces voor het opstellen van documenten aanzienlijk versnellen. Verder zorgt mobiel dicteren voor een betere benutting van uw tijd terwijl u niet over een computer hoeft te beschikken. De gewonnen tijd kunt u nu inzetten voor facturabele werkzaamheden.
4. Stel meer impactvolle rapporten op
Wanneer u rapporten moet opstellen die afbeeldingen bevatten, stellen dicteerhulpmiddelen u in staat om deze meer uitgebreide rapporten sneller aan te maken. Denk hierbij aan advocaten die geschillen in de bouwsector behandelen, werklocaties moeten bezoeken of aan juristen die voornamelijk ter plaatse ongevallen onderzoeken.
In het verleden betekende dit notities optekenen, het nemen van foto's met een camera om vervolgens een samenhangend verslag op te stellen bestaande uit meerdere foto's en tekstdocumenten. Vandaag de dag kunt u ter plekke foto's én aantekeningen maken met één apparaat: uw smartphone. De aantekeningen en foto's kunnen na afloop direct worden verzonden naar het kantoor zodat een assistent deze verder kan verwerken.
Zo bespaart u veel tijd en moeite die u anders op kantoor zou doorbrengen. Dankzij de juiste hulpmiddelen en werkwijzen biedt digitale dicteertechnologie veel meer dan enkel traditioneel dicteren.
