Door grote veranderingen in de samenleving vinden ontmoetingen nu vaker online plaats. In de Legal IT Talks van dinsdag 11 januari bespraken onze gasten Michel Bouman (Microsoft) en Jeffrey Heijns (ICT Concept) wat deze digitale omwenteling nu betekent voor vergaderen.
Kijk het webinar terug:
De basisvoorwaarden voor een goede online vergadering
Online vergaderen is tegenwoordig een vast onderdeel op de agenda geworden. Volgens Jeffrey dien je om te beginnen een uitstekende internetverbinding te hebben, een goede webcam en een (noice cancelling) headset. Daarnaast dragen afspraken met het thuisfront over het beperken van geluidsoverlast en het niet onnodig belasten van de wifi, bij aan een goede setting. Werk je op kantoor, kies dan voor een rustige ruimte die optimaal is ingericht voor een virtueel gesprek.
Met voor Microsoft Teams gecertificeerde apparatuur, zoals headsets en speakers, verlopen meetings het beste, aldus Michel. Als het gaat om beeld- en geluidskwaliteit, dan doet Microsoft er alles aan om ervoor te zorgen dat Teams op de meest efficiënte wijze de kwaliteit aanpast naargelang de beschikbare bandbreedte/ internetverbinding. Zit de hele familie dus op het internet, dan zorgt Microsoft Teams er op dat moment voor dat de audio- en videokwaliteit automatisch omlaag wordt gebracht, zodat een goede verbinding in stand kan worden gehouden.
Hybride meetings
Door de coronacrisis wint de hybride meeting snel terrein. Hybride meetings zijn vergaderingen die plaatsvinden tussen mensen die fysiek bij elkaar zijn in een ruimte, en mensen virtueel elders. Michel somt een aantal tips op voor momenten waarop hybride meetings zich afspelen. Deelnemers die virtueel participeren kunnen proactief deelnemen door taken op zich te nemen, zoals het beheren van de agendapunten, of bijvoorbeeld notulen bij te houden in de Microsoft Teams Chat. Michel geeft als extra tip mee dat je de overweging moet maken of het per e-mail kan of dat het beter is een vergadering te beleggen. Creatieve sessies - of zeer persoonlijke gesprekken - kunnen nog altijd beter op kantoor plaatsvinden, als de maatregelen dat toelaten.
Kies je voor een online sessie, dan kun je eventueel gebruik maken van de functionaliteit Spotlight waarbij de spreker vergroot in beeld gebracht wordt en de overige deelnemers worden weergeven in een kleiner rasterweergave. Deze manier van vergaderen kan ervoor zorgen dat je brein minder vermoeid raakt door je maar op 1 beeld te focussen. Probeer de duur van meetings te beperken tot hooguit 20 minuten.
Microsoft Teams is de hub voor teamwerken
Je hebt ontzettend veel mogelijkheden binnen Microsoft Teams. Je kunt er 1 op 1 chatten, videobellen, tegelijkertijd werken in een bestand, etc. Met duizenden applicaties die reeds geïntegreerd zijn binnen Microsoft Teams, vormt het dé hub voor teamwerken.
En dit gebeurt allemaal op een veilige manier, dankzij het continue innoveren in de Microsoft datacenters en security. Microsoft zorgt ervoor dat men altijd voldoet aan de certificeringen die in iedere branche gelden. In de Microsoft Cloud zijn de data te allen tijde van de klant. Dat is niet altijd het geval bij andere populaire (consumenten) apps.
Teams Rooms meetings
Voor een succesvolle hybride meeting moet je de virtuele deelnemer een prominente plaats aan tafel geven. Dit kan je o.a. bewerkstelligen door het opzetten van een Microsoft Teams Room. Dit is een oplossing waarbij een vergaderzaal wordt voorzien van een bedieningssysteem om het scherm, de camera en microfoons eenvoudig aan te sturen, en snel vanuit een vergaderzaal in te kunnen loggen op een online meeting.
Om de virtuele deelnemers volledig mee te laten participeren aan de fysieke vergadering, kun je gebruik maken van een digitaal whiteboard. Michel geeft daarbij aan dat Microsoft de Teams Rooms Meetings functionaliteiten en apparatuur gecertificeerd worden voor een optimaal resultaat.
De gasten tonen in het webinar aan hoe je effectief gezamenlijk online documenteert, een Team Rooms Meeting opstart, wat de basiselementen voor een goede vergadersetting zijn en veel meer praktische tips, zodat online ontmoetingen vlekkeloos verlopen. Bekijk het hele webinar terug of neem contact op met Jeffrey Heijns voor persoonlijk advies over online vergaderingen en de correcte benodigdheden.
