Werkprocessen zijn de afgelopen decennia binnen de juridische wereld stukje bij beetje gedigitaliseerd. Dit geldt ook voor de apparaten die deze processen ondersteunen. Eén van die apparaten is de multifunctionele printer (MFP). Dankzij MFP’s worden op bijna ieder juridisch kantoor talloze afdruk, scan- en kopieerbewerkingen uitgevoerd. Tijdens Legal IT Talks kwamen Erwin van Wilpe en Aart van Malenstein van ICT Concept bijeen om samen met onze speciale gast Mark Rovekamp (Kyocera) te praten over MFP’s.
Waar let je op bij het kiezen van een multifunctionele printer?
Mark trapt het gesprek af met het geven van advies over het aanschaffen van een MFP: “Begin als organisatie eerst met een inschatting te maken welke functionaliteiten van een MFP wel en niet gebruikt zullen gaan worden. Een MFP kan ingezet worden voor faxen, kopiëren, afdrukken en e-mail. Kijk intern naar wat het print- en scanvolume is. De MFP moet hierop aansluiten. Het fysieke formaat speelt uiteraard ook een rol ten opzichte van de beschikbare kantoorruimte.”
Erwin vult dit advies aan: “Als u een te MFP kiest met een te laag print- of scanvolume, kan men sneller te maken krijgen met storingen. De onderdelen zijn dan niet gemaakt op zulk intensief gebruik.”
Als het aan Aart ligt, moet er goed geïnventariseerd worden hoe men de MFP gaat inzetten, door de volgende vragen te stellen: Welke printers staan al op kantoor? Hoeveel verdiepingen heeft het kantoor? Moet een MFP alleen in een reproruimte staan? Wat is het printvolume? Wat zijn de wachttijden? En staan de kosten in verhouding tot de functionaliteiten die gebruikt gaan worden? “Het is goed om als organisatie in conclaaf te gaan over dergelijke vragen”, aldus Aart.
Efficiënt en zuiniger printen
Om te besparen waar kan, geeft Mark wat tips mee. Mark: “Je kunt de instellingen zo zetten dat men de meest energiezuinige opties gaat gebruiken. Er kan nagedacht worden over de sleeptimer van een printer. Kunnen oude printers op kantoor vervangen worden door efficiëntere printers? Het is mijns inziens belangrijk om als organisatie een printbeleid toe te passen. Bepaalde afdelingen kunnen bijvoorbeeld dan niet printen in kleur.”
Aart wijst erop dat met behulp van de meegeleverde managementsoftware en het onderhoudscontract de printkosten het beste zijn vast te stellen.
Follow me Printing kan bijdragen aan het verlagen van het papiergebruik. Deze oplossing stelt u in staat om de printopdracht pas te starten wanneer de juiste gebruiker bij de printer staat. Die printopdracht wordt pas voltooid wanneer de gebruiker zichzelf identificeert met bijvoorbeeld een pasje, biometrische toegang, of pincode. Zo voorkomt u onnodig printwerk en dat gevoelige informatie onbeheerd achterblijft in de papierlade.
De printers van Kyocera kunnen ook handige integraties bieden met diverse softwarepakketten. Mark: “De printers van Kyocera ondersteunen een breed palet aan juridische applicaties. Denk aan applicaties zoals CClaw, DMSforLegal, NEXTassyst, en NEXTmatters, maar ook aan boekhoudpakketten zoals AFAS en Exact. Met de integratie kan een gescand stuk bijvoorbeeld rechtstreeks naar het juiste dossiers worden gescand. Mocht een kantoor gebruik maken van een applicatie die wij nog niet kennen, dan is het eigenlijk al voldoende om in contact te komen met de leverancier”.
Veiligheidsrisico’s
Iedere MFP heeft een harde schijf. Daarop worden printopdrachten tijdelijk opgeslagen. Om ervoor te zorgen dat de data op die schijf in het geval van een hack niet leesbaar is, moet die harde schijf versleuteld zijn. Mocht een MFP niet meer gebruikt worden, dan zijn de heren het er unaniem over eens dat de MFP met al haar data op een correcte manier afgevoerd en vernietigd moet worden.
Mark haakt hierop in door aan te geven dat een MFP een harde schijf, geheugen en vaak ook internetverbinding heeft. “Idealiter zouden dezelfde veiligheidsmaatregelen toegepast moeten worden zoals die van de laptop en server. Een MFP is dusdanig intelligent dat hij herhaaldelijk zelfdiagnoses doet. Hierdoor kan men constateren dat de machine originele software heeft. Dit geldt ook voor de ondersteuning van netwerk beveiligingsprotocollen”.
Aart vult aan dat printers door ICT Concept extra bewaakt worden. Dit doen zij door een eigen monitoring applicatie te installeren op de printer. “Dit betekent dat wij in de gaten houden hoe een printer functioneert op het netwerk en ook dat de printer altijd up-to-date blijft”.
Digitalisering in de juridische sector
De MFP is een belangrijk onderdeel van de moderne kantooromgeving. Diverse functionaliteiten op de MFP maken werkprocessen aanzienlijk efficiënter. Zo legt Mark uit dat een scanbestand direct vanuit de MFP geplaatst kan worden in de juiste directory/ dossiermap. “En bovendien volgens hetzelfde proces en de scaninstellingen. Het document komt altijd op de juiste plek in het dossier terecht en wordt daarbij ook ge-OCR’d (geschreven tekst omzetting naar digitaal). Een zeer efficiënte manier om met dossiervorming om te gaan”.
Erwin haakt in op de functionaliteit Optical Character Recognition (OCR), waarmee gegevens zoals letters, leestekens en cijfers, maar ook afbeeldingen, met OCR software automatisch uitgelezen en herkend wordt. “Het is belangrijk dat geschreven of geprinte stukken (zoals ontvangen brieven, dossiers, aktes) met OCR gedigitaliseerd en vindbaar gemaakt kunnen worden. Ik denk dat die optie belangrijk is en voor tijdbesparing kan zorgen”.
De toekomst van de MFP
Als het aan de heren ligt blijft de MFP nog van groot belang binnen veel organisaties. Volgens Mark zal de MFP, en met name het scangedeelte, een belangrijk component blijven binnen de bedrijfsvoering. “In sommige sectoren daalt het printvolume. Bij Kyocera richten we ons steeds meer op het proces van de documentstroom binnen de organisatie. Het is geen papieren wereld meer maar een hybride wereld”, vertelt hij nadrukkelijk. Bij Kyocera maakt men dus grote stappen om zich voor te bereiden op deze hybride wereld.
Meer weten over multifunctionele printer mogelijkheden?
Wilt u meer weten over welke multifunctionele printer het beste aansluit bij uw alledaagse afdruk, kopieer, scan- en faxtaken? Neem contact op met sales@ict-concept.nl voor meer informatie.
