Het uitwisselen van stukken is in het notariaat en de advocatuur een dagdagelijkse praktijk. Een cliëntenportaal zorgt ervoor dat het proces efficiënt, eenvoudig en veilig verloopt. De behoefte aan zo’n portaal neemt dan ook toe. Tijdens de Legal IT Talks webinar van 10 februari werden de mogelijkheden van een cliëntenportaal uitvoerig besproken door gasten Wilma van de Bildt (NEXTlegal) en Bart van Wanroij (Epona Legal).
Ontwikkelingen in de markt
Vorig jaar heeft Lexxyn Groep de benchmark “Digitalisering van de Nederlandse Advocatuur” uitgebracht waarin de plannen en doelen op het gebied van digitalisering in de advocatuur beschreven zijn. Ook zijn de wensen en behoeften van de 128 respondenten op het gebied van IT in kaart gebracht.
Hen werd onder andere de volgende vraag gesteld: “Maakt u gebruik van een cliëntenportaal waarin een cliënt gegevens kan aanleveren of ophalen?”
Wat vertellen deze uitkomsten jullie beiden?
Wilma: “Deze cijfers zijn heel herkenbaar. In de advocatuur neemt de adoptie van een cliëntenportaal nog redelijk gestaag toe. In het notariaat liggen deze getallen iets anders. In deze branche is het gebruik van een cliëntenportaal business as usual.”
Bart: “Een cliëntenportaal is met name bij onze klanten werkzaam in de due diligence een commodity. Het is een essentieel middel om grote hoeveelheden data met derden te delen. Dit is toch iets waar kantoren steeds meer naar vragen. Het thuiswerken heeft aan deze behoefte bijgedragen.”
Het doel van een cliëntenportaal
Wilma legt uit: “Wanneer je kijkt naar een cliëntenportaal voor het notariaat en de advocatuur, dan is zo’n portaal met name goed in het delen van vertrouwelijke informatie op een laagdrempelige manier. Dit zijn bijvoorbeeld documenten, brieven, vragenlijsten en berichten. Hierin kan ook onderscheid worden gemaakt in welke ontvanger welke documenten mag inzien. Data kan gemakkelijk over en weer verstuurd worden tussen beide partijen ter controle. Zo’n cliëntenportaal is ook goed beschermd en dat is, vermoed ik, één van de redenen waarom een cliëntenportaal steeds interessanter gaat worden.”
Bart vult aan: “Deze verandering is wellicht nu nog wel onderhevig aan een generatie element. Veel kantoren versturen nog regelmatig op een bekende manier hun documenten; per e-mail. Echter zie je dat er een trend gaande is dat er veel meer stukken van het dossier met de cliënt wordt gedeeld. De drijfveer hierachter is wat mij betreft Microsoft Teams.”
Een cliëntenportaal integreren in de dagelijkse werkprocessen
Data zou op elk moment van de dag beschikbaar gesteld kunnen worden in een cliëntenportaal. Wilma geeft als tip mee dat men goed moet inspelen op de behoeften van de cliënt.
Wilma: “Het gaat om het goed presenteren van documentstukken met de juiste tools. Het is dus inderdaad, zoals Bart al aangaf, relevant om te weten welke generatie welke behoefte heeft qua communicatiekanaal. De cliënt bepaalt of diegene openstaat voor deze technologie. Zo’n portaal zorgt voor een transparante, flexibele communicatie tussen cliënt en kantoor.”
Bart legt uit dat niet alleen de techniek zo laagdrempelig moet blijven, maar ook moet de toegang tot zo’n portaal goed beheerd worden.
Bart: “Onze ervaring leert dat Microsoft Teams een uitstekende tool is die aan al die criteria voldoet. Wij zijn van mening dat deze tool veel meer terrein gaat winnen in de nabije toekomst.”
Hoe werkt een cliëntenportaal?
Beide gasten geven een kijkje achter de schermen hoe men informatie binnen een cliëntenportaal kan stroomlijnen. Bart geeft toelichting over de tool Microsoft Shared Channels, onderdeel van Teams Connect. Wilma toont het cliëntenportaal van NEXTlegal.
Bekijk de demo’s van Epona Legal en NEXTlegal:
Tips over het correct integreren van een cliëntenportaal binnen uw organisatie
Beiden drukken op het hart dat een integratie van een cliëntenportaal alleen succesvol kan verlopen wanneer kennis over het portaal breed gedeeld wordt met elke afdeling. Begin met een pilot van een aantal dossiers om vertrouwd te raken met de nieuwe methode van informatie uitwisselen.
Bart benadrukt dat de meest digitaal vaardigen als kopstukken binnen de organisatie betrokken moeten worden bij de software integratie. “Bouw kennis en vertrouwen op en rol het daarna pas uit naar derden”.
Wilma geeft mee dat een goede onderbouwing en uitleg de helft scheelt. “Ga ermee aan de slag en vertrouw op uw eigen kunnen als organisatie en op de leverancier van het cliëntenportaal, want een cliëntenportaal gaat u echt heel veel brengen.”
Meer weten over cliëntportalen?
Wilt u meer weten over het succesvol inzetten van een cliëntenportaal? Neem contact op met Wilma van den Bildt (NEXTlegal) of Bart van Wanroij (Epona Legal) voor meer informatie.
