Martin Duijs - Directeur NEXTlegal: In 1980 kwam Pac-Man voor het eerst op de markt. Het bleek al snel een doorslaand succes. Dat is ergens wel wonderlijk te noemen. De speler bestuurt in het spel een geel happertje, Pac-Man genaamd, waarmee hij zich een weg moet banen door een speelveld gevuld met bolletjes en andere voorwerpen zoals vruchtjes. Het doel is om alle bolletjes in het speelveld op te eten. Meer is het niet. Wat heeft dat dan te maken met hedendaagse notariële software?
Hoe minder klikken hoe beter
Voor notariskantoren is de behoefte aan koppelingen tussen hun primaire notariële software en externe informatiebronnen groot. Slimme koppelingen die automatisch gegevens van onder andere banken, het Kadaster, Via Juridica, registers van de Rechtspraak, het huwelijksgoederenregister, KvK of PEP- en sanctielijsten verwerken zijn voor elk kantoor niet alleen nuttig, maar zelfs noodzakelijk om competitief hun diensten aan te kunnen bieden. Notariële software raast als een Pac-Man door alle gekoppelde registers om relevante informatie te verzamelen.
Dat de informatie dan als vanzelf op de juiste en snelste manier verwerkt wordt is prettig, nauwkeurig en levert tijdwinst op. Een goed begin in de efficiencyslag. Voeg bij deze informatie ook het automatisch opslaan van email berichten, gespreksnotities en de communicatie vanuit uw klantenportaal toe en het plaatje wordt allengs completer.
Dossier bewijst zichzelf
Het automatisch verzamelen van essentiële dossiergegevens stopt niet bij gegevens die u van externe partijen nodig heeft. Ook intern kan informatie geoogst worden die relevant kan zijn voor uw dossier. Zo hebben we recent - samen met onze Lexxyn Groep partner Helder Telecom & ICT - nog een extra bron toegevoegd: telefoniegegevens. Het is best handig om te zien wie er naar uw kantoor belt om zodoende direct de juiste dossiergegevens bij de hand te hebben. Als de duur van het telefoongesprek ook direct verwerkt kan worden in de urenregistratie wordt het helemaal een feest!
Naast voor de hand liggende voordelen als gemak, nauwkeurigheid en efficiency is er meer dat wij voor gebruikers van onze software bewerkstelligen. Op het vlak van samenwerking in dossiers, op afstand in een dossier werken of de inzet van een backoffice is voordeel te halen. Elke collega kan 24/7 over de actuele gegevens van een dossier beschikken en snel nagaan welke overwegingen aan een advies vooraf zijn gegaan. Juist met deze werkwijze wordt voldaan aan het vereiste: “het dossier bewijst zichzelf”.
Notaris – fiscalist - advocaat
Zogenaamde combi-kantoren, waar samenwerking tussen de advocaten, fiscalisten en notarissen wordt bedreven, hebben een aantal extra uitdagingen waar systeemhuizen een hele kluif aan hebben. Meestal zijn er diverse softwarepakketten in gebruik die met elkaar gekoppeld moeten worden. De spreekwoordelijke Chinese muur moet natuurlijk intact blijven en een uiterst hoge mate van databeveiliging gewaarborgd zijn.
Ook bij combi-kantoren die gebruik maken van de familieleden NEXTassyst (notariaat) én NEXTmatters (advocatuur en overige disciplines) moet er regelmatig een touwtje geknoopt worden aan een Angelsaksisch softwarepakket zoals NetDocuments of Aderant. Een uitdaging is dat zeker maar de voldoening voor betrokkenen als het werkt is dan ook groot.
Welnu, dat is het dan wel. Toch?
Nee, dit is slechts het begin van de mogelijkheden om zaken verder te automatiseren en digitaliseren. Denk aan het integreren van blockchain toepassingen, het toepassen van kunstmatige intelligentie, VR-brillen enzovoort.
Nu nog een ver-van-ons -bed-show – en dat blijft nog wel even zo - maar uiteindelijk is de kans groot dat uw software in de nabije toekomst u slechts vraagt een beslissing te nemen in plaats van eerst allerlei gegevens zelf te zoeken en in te voeren. Uw software slokt alle data als Pac-Man op en geeft u de informatie om snel de juiste beslissing te nemen. Als juridisch professional is het prettig te weten dat uw leverancier op de toekomst voorsorteert en deze zaken ziet als kans om bij te dragen aan uw succes.
Wilt u weten hoe u nu al kunt profiteren van de bestaande mogelijkheden en hoe u betrokken kan zijn bij wat software u in de toekomst kan gaan bieden? Bel mij of een van mijn collega’s. We luisteren graag en dragen op basis van uw vragen en ideeën bij aan uw professionele toekomst en wellicht daardoor ook aan uw kostbare privétijd.
