Met deze nieuwe serie artikelen geeft Clip Consultants u handige tips over het gebruik van CClaw of een andere dienst van Clip Consultants. Zo zorgen zij ervoor dat u altijd het maximale uit hun software haalt en wellicht handige functionaliteiten ontdekt, die uw dagelijkse werkzaamheden makkelijker maken.
"Documenten zoeken; een speld in een hooiberg of toch niet?"
Door de jaren heen worden er uiteraard nogal wat documenten opgeslagen. Het liefst netjes geordend in een dossier met daaronder een aantal sub mappen. E-mail, correspondentie, stukken noem ze maar op. Hartstikke gemakkelijk, want een geordend systeem verkleint natuurlijk de zoektijd naar een document.
Maar toch, hoe geordend uw systeem ook is, soms kunt u wel wat extra hulp gebruiken. Bijvoorbeeld wanneer u op zoek bent naar een specifieke overeenkomst. U navigeert naar een dossier en opent de desbetreffende submap. Wat zie u? Zestien overeenkomsten met nagenoeg dezelfde naam, dus geen aanknopingspunten! Er zit niks anders op dan document voor document te openen, totdat u erachter komt dat de overeenkomst die u zoekt toch in een andere submap is opgeslagen. Dat kan natuurlijk wel makkelijker.
De Tip van Clip:
De Full Text Search zoekoptie van CCdms geeft u de mogelijkheid de hele database aan documenten te doorzoeken. Het juiste document wordt binnen no-time gevonden. Gegarandeerd!
Waarom?
Elk document dat opgeslagen wordt in het CCdms, wordt namelijk in zijn geheel geïndexeerd. Dat wil zeggen dat elk stukje tekst in het document wordt gescand en opgenomen in de database. Dit geeft u de mogelijkheid om naar woorden - of een combinatie daarvan - in het document te zoeken. Het vergroot de zoekopties en verkleint de zoektijd aanzienlijk.
Benieuwd hoe het werkt? Bekijk dan hier de video!
En heeft u nog aanvullende vragen? Dan ben ik bereikbaar via: kevin@clipconsultants.nl of bel 0413 34 8888.
