Software dient ons werk gemakkelijker te maken. Dat kan met één grote stap, door compleet van software-oplossing te veranderen, of het kan in kleine stapjes, door telkens kleine verbeteringen door te voeren.
Zo’n kleine stap kan automatisch tijdschrijven zijn. Door slim te automatiseren kunt u het tijdschrijven, een door veel tijdschrijvers vervloekte bezigheid, een stuk minder ingrijpend maken. Op basis van uw handelen, zoals het verwerken van e-mail, een afspraak of het opstellen van een document, wordt door de computer berekend hoeveel tijd u hieraan heeft besteed. Deze tijd wordt automatisch doorbelast op het juiste dossier en de juiste taak. De computer verzameld vervolgens suggesties hoe de tijd te schrijven, u hoeft dit enkel nog te controleren en te bevestigen.
Stop het weglekken van tijd
Gewerkte tijd lekt minder snel weg en uiteindelijk bepaalt u zelf of deze tijd ook in alle gevallen doorbelast kan en mag worden. Hoe gaat het in zijn werk?
Afspraken
De software haalt afspraken op uit uw agenda en doet een dossier-suggestie op basis van een analyse van de e-mailadressen van de genodigden en de omschrijving van de afspraak.
Werken aan documenten
Wanneer u in een Word document aan het typen bent, dan wordt deze tijd gemeten en wordt een declaratie suggestie naar uw tijdschrijfsysteem gestuurd, als het opgeslagen document wordt afgesloten.
E-mails
Bij e-mailberichten wordt na de verzending automatisch bepaald in welk dossier de e-mail vermoedelijk wordt opgeslagen en, op basis van deze keuze, wordt in veel gevallen een vaste hoeveelheid minuten doorbelast op het dossier.
Bellen
De laatste, maar zeker niet onbelangrijke, categorie is het telefoongesprek. Het doorbelasten van uitgaande- en inkomende gesprekken gebeurt op basis van telefoonnummers die gerelateerd zijn aan cliënten, partijen en uiteindelijk het dossier. Deze tijd kan geregistreerd worden voor al het belverkeer dat via uw telefooncentrale loopt.
De toekomst
Is het automatisch registreren van bovenstaande onderdelen voor u niet voldoende? Dan kunt u altijd overwegen om te kijken naar geavanceerde en gespecialiseerde tijdregistratie software, zoals die van aanbieder TIQTime. Zij meten zelfs de onderzoekstijd die u besteedt aan bepaalde websites.
In deze corona-thuiswerktijd is werktijd nog nooit zo flexibel geweest. Het invoeren van automatisch tijdschrijven kan voor de gebruikers grote voordelen brengen, maar het kan ook gezien worden als een controlemechanisme. Ons advies is daarom om deze functionaliteit als een vrijwillige optie aan te bieden. Laat uw mensen de kleine stappen zien om het irritante tijdschrijven zo makkelijk mogelijk weg te automatiseren. Wij helpen u graag op weg en activeren binnen een paar minuten die eerste stappen.
Dit artikel is ook gepubliceerd in de eerste editie van het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech. Het volledige magazine kunt u hier lezen.
