Gebruikersgemak en een maximale klantbeleving zijn volgens Helder Telecom & ICT, dé twee redenen waarom ieder kantoor de telefooncentrale zou moeten koppelen aan de beschikbare praktijksoftware. Al met het achterhalen van tien minuten verloren beltijd per maand, zijn de kosten dubbel en dwars terugverdiend. En dan hebben we het nog niet eens over de persoonlijke benadering van cliënten…
Zachte voordelen
‘Met wie spreek ik?’, is verleden tijd zodra de telefonie wordt gekoppeld aan uw CRM- of dossieradministratie software. Zodra een cliënt belt, ziet u direct de naam van de desbetreffende persoon. Dit zijn slechts de ‘zachte’ voordelen, namelijk de positieve beleving die cliënten ervaren zodra ze persoonlijk worden benaderd. Daarnaast worden belnotities en gesprekopnames gekoppeld aan het dossier, wat leidt tot een efficiënte werkwijze.
No-brainer
Ook ieder telefoongesprek kan worden gekoppeld aan het dossier, waarna tijd direct kan worden geschreven. Het is heel menselijk dat wordt vergeten beltijd te registreren. Eén van de voordelen van een geïntegreerde oplossing is dat declarabele tijd niet meer verloren gaat. Als u al tien minuten tijd kunt besparen, heeft u de koppeling terugverdiend. Uiteraard bepalen gebruikers zelf, welke tijd ze schrijven. Kortom, de ROI is een no-brainer.
Hoe het werkt
Een dergelijke integratie wordt gerealiseerd door een koppeling tussen de Xelion telefooncentrale en het CRM- of dossieradministratiepakket. Hierdoor worden gegevens van cliënten uitgewisseld en verwerkt. Zo worden contactpersonen herkend en kunnen gebruikers direct vanuit het dossier bellen. Deze tijd wordt geregistreerd en eventueel gekoppeld aan het facturatieprogramma. Ook kunnen belopnames en notities gekoppeld worden.
Hierbij maakt het niet uit met welke software u werkt. Voor onder andere NEXTlegal, CClaw, ContactManager, BaseNet en Praclox zijn integraties gerealiseerd, maar ook met bijvoorbeeld Exact Online en Salesforce kan eenvoudig geïntegreerd worden.
Daarnaast werken steeds meer kantoren met Microsoft Teams. Het bellen via Teams is nog redelijk beperkt, maar door een koppeling met het telefonieplatform kunt u de beschikbare mogelijkheden maximaal inzetten. Ondanks dat Teams als telefonieoplossing nog niet volwassen is, kan de verhoogde bereikbaarheid toch meerwaarde bieden om de telefonieoplossing ook hiermee te koppelen.
Ook voor thuiswerken
De grootste winst van het koppelen van telefonie met uw software, is de persoonlijke service richting cliënten. Werken uw medewerkers vanuit huis, dan hoeft dit geen afbreuk te doen aan de service. Medewerkers krijgen bij een inkomend telefoontje direct inzage in het dossier. Op die manier kunnen vragen inhoudelijk worden behandeld of geregistreerd.
Daarnaast zien receptionisten, met vaak een enorm volume aan inkomend telefoonverkeer, direct wie er aan het bellen is en kan er eenvoudig, ook vanuit verschillende werkplekken, worden doorverbonden. Zo belandt een cliënt nooit tussen wal en schip. Duidelijk rapportages zorgen voor een duidelijk inzicht in de belvolumes en afhandeling. Dit kan zelfs geïntegreerd worden met Business Intelligence tools, zodat echt niets uit het oog verloren raakt; geen belminuut en geen enkele cliëntvraag.
Dit artikel is ook gepubliceerd in de eerste editie van het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech. Het volledige magazine kunt u hier lezen.
