Auteur: Jeffrey Heijns - Business Advisor (ICT Concept)
Skype for Business heeft zijn beste tijd gehad. De online versie vervalt in juli 2021. Gebruikers van Skype for Business moeten dan overgestapt zijn naar Microsoft Teams. Microsoft Teams is in korte tijd uitgegroeid tot de communicatie- en samenwerkingstool in Microsoft 365. Teams is onmisbaar geworden voor organisaties waarvan medewerkers momenteel thuiswerken, of door het land verspreid zijn. Voor advocaten die Skype for Business onlangs in gebruik hebben genomen voor zittingen op afstand hebben we goed nieuws, daarover verderop in dit blog meer.
Daar waar Skype for Business vooral gefocust is op de communicatie (chatten en videobellen) op afstand, is Teams ontwikkeld om ook samen te werken. Naast telefonie, chat en video zit de meerwaarde vooral in het vergaderen en samenwerken aan documenten & bestanden. Alles in één app.
Communicatie via kanalen
Naast de directe 1-op-1 communicatie tussen collega’s, staan de kanalen in Teams centraal voor het samenwerken in groepen/teams. Alle communicatie en de bijbehorende documenten staan overzichtelijk in één kanaal. Daarnaast kan het kanaal uitgebreid worden met handige tabbladen met bijvoorbeeld planborden, gedeelde bestanden, of één van de vele andere Teams integraties en apps.
Niet geheel onbelangrijk is dat bij het vertrek van personeel de informatie op een centrale plek staat en niet in een mailbox. Bij vertrek van personeel wordt de medewerker uit het kanaal verwijderd, zonder belangrijke informatie en bestanden te verliezen. Daar komt bij dat zeker jongere generaties medewerkers steeds minder via e-mail, en steeds meer via chat of andere kanalen willen communiceren. En hoeveel e-mails heeft u al niet ontvangen waarvan u dacht “dit kon ook wel via een Whatsappje...”
Ook contact met externen mogelijk
Teams biedt de mogelijkheid om per project(kanaal) niet alleen de interne afdelingen, maar ook externen bij een project te betrekken. Alle informatie blijft centraal in een veilige omgeving. Zo kan er bijvoorbeeld een veilige plek worden ingericht om samen aan documenten te werken, afspraken te maken en planningen te bewaken. Ook kunnen deze externen weer eenvoudig verwijderd worden uit het kanaal zonder dat er informatie verloren gaat.
Eindelijk écht samenwerken
Teams biedt ook de mogelijkheid om samen met een collega, vanaf verschillende (mobiele) apparaten tegelijkertijd in hetzelfde document te werken. U ziet dan live wat uw collega in een document aan het doen is. Het document wordt altijd direct bijgewerkt en continu opgeslagen, zodat u altijd de beschikking heeft over de laatste versie.
Bewezen meerwaarde
In deze Corona periode heeft Microsoft Teams zijn waarde bewezen. Bedrijven waren in staat om snel te schakelen en hun medewerkers op afstand, vanuit huis, te laten samenwerken en in contact te blijven. Geplande vergaderingen konden gewoon door blijven gaan door het gebruik van Teams.
Voor collega’s die afwezig waren door vakantie of bv. ziekte, kon de vergadering worden opgenomen, zodat zij deze op een later moment konden terugkijken. Maar ook voor de notulist is dit een uitkomst. U kunt namelijk achteraf de vergadering nogmaals rustig bekijken en zo de notulen maken zonder iets te missen.
Speciale noot voor de advocatuur: Skype for Business en contact met de Rechtspraak
Toen wij hoorden dat Microsoft zou stoppen met Skype for Business, gingen bij ons de alarmbellen af. De Rechtspraak had immers net Skype for Business gekozen als platform voor online zittingen! Hoe gaat dit dan verder? We hebben zowel goed, als slecht nieuws:
Het slechte nieuws: er is nog geen duidelijkheid
Lexxyn Groep heeft contact gezocht met de Rechtspraak om de situatie voor te leggen, en gevraagd of er al een plan ligt voor de opvolging van Skype for Business. Het antwoord was weinig bevredigend. De zittingen op afstand worden momenteel mogelijk gemaakt door de tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Deze spoedwet loopt in ieder geval nog tot 1 oktober 2020, en kan daarna verlengd worden. Zolang hier nog geen duidelijkheid over is, neemt de Rechtspraak hier vooralsnog geen beslissing over.
Nu kan iedereen wel aanvoelen dat de spoedwet verlengd gaat worden, en dat online zittingen voor bepaalde situaties misschien wel blijvend worden. Maar dat moet dan dus nog bij wet bekrachtigd worden. Het is dus wachten op de Tweede Kamer en de minister.
Het goede nieuws: Teams communiceert met Skype for Business
Gelukkig bent u als advocaat niet afhankelijk van de keuze van de Rechtspraak welk pakket ze gaan/blijven gebruiken. Microsoft Teams kan door onze technici zo ingericht worden dat u vanuit Teams kunt (video)bellen met Skype for Business gebruikers. Hiervoor moet wel het één en ander ingesteld worden in Teams, maar daar helpt ICT Concept u uiteraard graag bij. U kunt dus gewoon gebruik (blijven) maken van Teams, en bent niet afhankelijk van keuzes van de Rechtspraak.
Wilt u meer weten over de migratie van Skype for Business naar Teams, of hoe u via Teams contact kunt leggen met Skype for Business gebruikers? Vul onderstaand formulier in, dan neem ik hierover contact met u op:
