Dimmen Wesdijk - Managing Director Helder Telecom & ICT: Het is een vast gegeven dat steeds meer zakelijk telefoonverkeer via de mobiele telefoon plaatsvindt. Het is ook een feit dat meer dan 50% van deze telefoontjes belandt in de voicemail box. Helaas zijn veel ingesproken voicemail teksten gehaast, onvolledig of geheel achterwege gelaten. Behandel je relaties persoonlijk en zorg dat de voicemail berichten in uw kantoor uniform, uitnodigend en duidelijk zijn.
Over het algemeen is de bedrijfsvoicemail op de vaste telefooncentrale goed geregeld. De voicemails die het meeste gehoord worden, de persoonlijke, worden echter veelal afgeraffeld. Vreemd als je je bedenkt dat steeds vaker de mobiele telefoon gepakt wordt om in contact te komen met cliënten en visa versa. Bent u even niet bereikbaar dan kan dit soms leiden tot een teleurstelling. Zeker in het geval van spoed. Juist dan is het belangrijk uw voicemail te zien als uw visitekaartje. Uw relaties wensen persoonlijk behandeld te worden, dat is de essentie van klantgerichtheid. Met uw stem wekt u vertrouwen, maakt u het contact persoonlijk. Een onpersoonlijk of gejaagd verhaal kan het tegenovergestelde bewerkstellingen. Hoe zorg je dat je voicemail energiek en helder overkomt en deze uitnodigt tot vervolgcontact?
Hieronder 10 praktische tips voor professionele voicemail teksten:
- Schrijf uw boodschap op
Door uw boodschap op te schrijven, kunt u deze na het oefenen duidelijk oplezen. Hierdoor voorkomt u foutjes of gestotter. - Zorg voor uniformiteit: gebruik één boodschap voor het gehele kantoor
Zie uw voicemail als een communicatie-uiting. Door te zorgen dat deze, net als die van uw collega’s, in lijn is met uw huisstijl en gewenste imago werkt u ook middels uw voicemail aan een positieve merkbeleving. - Spreek rustig
Zodra u gehaast uw boodschap inspreekt is dit direct hoorbaar. Zorg dat u de tijd neemt en stop pas als u helemaal tevreden bent. - Zorg dat u in een rustige ruimte staat
Omgevingsgeluid kan enorm afleiden van uw boodschap, het kan zelfs een hinder zijn. Voorkom dit door op zoek te gaan naar een ruimte zonder galm en geluid. - Ga staan
Staan zorgt ervoor dat u duidelijker spreekt. U heeft meer lucht, wat zorgt voor meer rust in uw stem. - Tover een glimlach op uw gezicht
Het geheim van een aansprekende voicemail: een glimlach die hoor- en voelbaar is. Probeer het eens, u zult zien dat uw glimlach een positief effect op de beller heeft. - Spreek energiek
De manier waarop u uw boodschap brengt is van groot belang. Belangrijker nog dan de woorden zelf. Probeer uw voicemail positief, enthousiast en met energie te brengen en u zult zien dat uw boodschap overkomt. - Maak de boodschap kort
Uw beller zit niet te wachten op een lange tekst. Zorg voor een korte, zakelijk neutrale tekst en voorzie deze van een creatief en persoonlijk randje. - Oefen uw tekst (zeker 5 keer)
Het is geen schande uw voicemail te oefenen. Het siert u dat u het serieus neemt. Houdt daarbij in het achterhoofd dat vijf keer oefenen heel gebruikelijk is. - Laat een collega beoordelen
Vraag een van uw collega’s u te bellen en de voicemail af te luisteren. Vraag naar zijn/haar mening en verander uw voicemail indien nodig.
Heeft u moeite een goede tekst te bedenken? Of vindt u het lastig uw weg in het menu van uw telefoon te vinden? Uw telecompartner kan u helpen, zowel met advies als met teksten. Een goede partner kan zelfs uw boodschap professioneel inspreken. Of kijk eens online, ook daar vindt u voorbeelden.
Succes!
