Van Till Advocaten uit Amsterdam kende in 2019 een druk jaar. Zo was er een fusie, wat naast een verhuizing ook een software-migratie met zich meebracht. Daarnaast ging het kantoor aan de slag met document management. Dit leidde tot een conversie van Basenet naar CClaw en het kantoorbreed in gebruik nemen van de document managementtool van CClaw.
‘Al sinds 2009 gebruiken wij CClaw van Clip Consultants. Daarin beheren wij cliënten, dossiers en declaraties. Ook registeren de advocaten daarin hun tijd. Bovendien draag ik vanuit CClaw zorg voor de gehele financiële administratie,’ aldus Marcel Wijnberg (Financial controller Van Till Advocaten). Vorig jaar kende Van Till Advocaten, een kantoor met inmiddels achttien advocaten, een fusie met een kantoor uit Bussum. Dit kantoor gebruikte Basenet als praktijk management systeem. De vraag rees: ‘Welk systeem wordt leidend?’
De keuze viel op CClaw van Clip Consultants. De vier ‘fuserende’ advocaten namen afscheid van hun dossierapplicatie Basenet. Zij gingen net als de rest van het kantoor aan de slag met CClaw. Marcel: ‘Het meest keken we op tegen de migratie. Kregen we na de conversie wel alle gegevens terug? Gelukkig is dat uitermate goed verlopen.’
‘Vaak wordt de wens om over te stappen uitgesteld, vanwege ‘migratieangst’.’
Migratieangst
Eugène Haarmans (Commercieel Directeur Clip Consultants): ‘Veel kantoren willen na verloop van tijd de overstap maken naar een ander praktijk management systeem. De redenen hiervoor zijn uiteenlopend. Het kantoor groeit, de werkwijze verandert of het bestaande pakket gaat ‘end-of-life’. Vaak wordt de wens om over te stappen uitgesteld vanwege ‘migratieangst’. Wij hebben in dit project laten zien dat dat nergens voor nodig is. Ook niet als het gaat om een migratie van een pakket met een ‘gesloten’ database naar een open applicatie zoals CClaw.’
Keuzes maken
Dat CClaw als leidend systeem werd gekozen, was niet zo gek. Van Till draaide twee jaar daarvoor al eens een proef met Basenet. ‘Ondanks dat Basenet ook zijn voordelen kent, blijven we toch fan van CClaw.’ Zo werkt Marcel zelf het prettigste met de financiële boekhouding die in CClaw beschikbaar is. Marcel vervolgt: ‘Bovendien is het team van Clip Consultants altijd bereikbaar en heb je standaard binnen een dag antwoord op al je vragen.’
Een andere meerwaarde, aldus Marcel, was dat zij via CClaw direct aan de slag konden met document management. Deze module koppelt automatisch met Microsoft Office, een pré voor het kantoor. Ook gaat het kantoor binnenkort de tijdschrijf app van CClaw invoeren.
Document management
Uiteindelijk bleek, verrassend genoeg, niet de conversie de grootste uitdaging, maar het in gebruik nemen van de DMS-module van CClaw. Een project dat parallel liep aan de migratie. ‘Het in gebruik nemen van de document management tool kende wel wat uitdagingen. Dit kwam doordat we zo gewend waren aan onze vertrouwde werkwijze. Werken met een DMS-systeem vergt echt een andere manier van werken.’
Van Till Advocaten vindt het belangrijk dat documenten en e-mails voor iedereen toegankelijk zijn; om samen te werken of om werk van elkaar over te nemen. Het centraal opslaan van documenten verhoogt de productiviteit, daarvan is Marcel overtuigd. ‘Aan de andere kant worden medewerkers nu, nog meer dan voorheen, verplicht om e-mails en documenten op te slaan, evenals het boeken van tijd. Ook willen we dat advocaten en secretaresses samenwerken aan de hand van dagmappen - in plaats van het over en weer mailen van documenten.
Deze manier van werken vergt wel een bepaalde discipline die niet voor iedereen even makkelijk op te brengen is. Je wordt toch een beetje in een keurslijf geperst. Gelukkig zorgde de heldere training op locatie én de nazorg vanuit Clip Consultants ervoor dat deze nieuwe manier van werken door iedereen wordt geaccepteerd.’
Stapsgewijs verder
Gelukkig ziet het kantoor vooral de voordelen. Hierdoor gaat het kantoor stapsgewijs verder met de digitaliseringsslag. Ik zie de toekomstige samenwerking met Clip Consulants dan ook vol vertrouwen tegemoet.’
