De pay-off van advocatenkantoor BG.legal is: ‘ziet kansen.’ Deze pay-off typeert niet alleen de dienstverlening van dit kantoor, maar ook haar kijk op ICT & innovatie. ‘Grote of kleine technische toepassingen, wij staan als kantoor overal voor open. Zolang dit maar leidt tot een positieve verandering in het werkproces en betere service aan de cliënten,’ aldus Jos van der Wijst, advocaat bij BG.legal. In dit artikel aandacht voor een kleine feature die het kantoor groot verschil bracht: NEXTcall.
BG.legal gebruikt NEXTcall als onderdeel van haar praktijkmanagementsysteem: NEXTmatters. Dit tot genoegen van zowel advocaten als ondersteunend personeel. Jos: ‘Deze toepassing is recht toe, recht aan. Het is een gecombineerde integratie tussen NEXTmatters en de Xelion telefooncentrale van Helder Telecom & ICT die – ondanks zijn eenvoud – een grote impact maakt. NEXTcall linkt een inkomend telefoontje meteen aan een relatie in NEXTmatters. Daardoor zien we meteen wanneer een cliënt ons belt. Daarnaast zien we ook het dossier in, waarvoor de beller waarschijnlijk contact opneemt. Dat maakt het vervolgens makkelijk om het telefoontje meteen te registreren in het betreffende dossier. Doordat we direct zien wie er belt, krijgt onze dienstverlening net wat extra ‘jus’. Dit voorkomt het lekken van tijd. Prachtig, hoe een kleine tool een dergelijk verschil kan maken.’
BG.legal is al jaren klant van diverse Lexxyn Groep Partners. Zo is ICT Concept verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur, Helder Telecom & ICT levert en onderhoudt de telefooncentrale, en de kantoorapplicatie: NEXTmatters is afkomstig van Lexxyn Groep Partner NEXTlegal.
Open mind
Martin Duijs (NEXTlegal): ‘Wat ik zo fascinerend vind aan dit kantoor, is haar interesse in nieuwe technologieën en softwaretoepassingen. Met een open mind kijken ze naar noviteiten. Veel van de in ontwikkeling zijnde tools van de Lexxyn Groep Partners worden door BG.legal in de praktijk getest.’
Dimmen Wesdijk (Helder Telecom & ICT): ‘Ik vind het inspirerend dat BG.legal zich bij iedere technologische ontwikkeling de vraag stelt: ‘Wat heeft het ondersteunend personeel hieraan?’.
Dimmen en Martin zijn het erover eens: ‘Bij dit kantoor worden geen werkwijzen opgelegd, maar samen met medewerkers gecreëerd. Met deze aanpak biedt een nieuwe manier van werken hier ook echt meerwaarde. Zo is, samen met het secretariaat, ook aan NEXTcall invulling gegeven.’
Onpraktisch werkproces
Jos vult aan: ‘Iedere advocaat wil het liefste op zijn of haar eigen manier werken. Als we dat zouden faciliteren, dan leidt dit niet alleen tot een onpraktisch werkproces, maar ook tot afbreuk van de service aan de cliënten. Wij willen als kantoor de werkzaamheden zoveel mogelijk standaardiseren en slim inrichten. Daarbij houden we rekening met de wensen van zowel het secretariaat als de advocaten. Het ondersteunend personeel heeft vaak beter inzicht in de verschillende manieren van werken. Doordat zij in het werkproces zitten en voor meerdere advocaten werken kunnen zij ook beter vergelijken. Zij zijn het die hiaten in het werkproces of juist verrassende mogelijkheden en best practices zien.’
Thuiswerken
Zeker aangezien flexwerken meer en meer gemeengoed wordt, is NEXTcall erg handig. Met NEXTcall kan het kantoor direct vanuit een klantkaart bellen. De tijd die hiermee gepaard gaat, wordt automatisch geregistreerd. Dit geldt voor zowel de tijd die men belt met een vaste als met een mobiele telefoon. Ook de verloren tijd aan de mobiele telefoon, wordt vastgelegd. Jos: ‘Niet alleen schrijven we accurater tijd, we kunnen deze tijd nu ook beter verantwoorden richting cliënten.’
Jos sluit af: ‘Voor ondersteunend personeel en advocaten is het een pré dat zij precies zien wie er belt. Het dossier komt direct tevoorschijn wat van toegevoegde waarde is voor de service; de klantgerichtheid. Het is prettig dat het secretariaat direct inzage heeft in het dossier. We zijn een modern kantoor en daar moet de techniek bij aansluiten. NEXTcall is zo’n eigentijdse toepassing. We zagen NEXTcall als kans en grepen deze met beide handen aan.’
Over NEXTcall
NEXTcall biedt nummerherkenning gekoppeld aan een cliëntdossier. Vervolgens registreert het alle inkomende- en uitgaande telefoongesprekken op zowel vaste- als mobiele telefoons. Het systeem houdt de tijd bij, administreert deze, en gesprekken – eventueel voorzien van aanvullende notities – kunnen direct worden toegevoegd aan het juiste dossier. Dit levert naast gemak ook veel tijds- en efficiëntiewinst op. Ga naar www.nextlegal.nl/nextcall voor meer informatie.
