Een verouderde serveromgeving én een blikseminslag bezorgden Ronald Twaalfhoven, onder andere verantwoordelijk voor de automatisering bij SVN Notarissen, slapeloze nachten. ‘Het risico van een server in eigen huis werd te groot. Nu staat alles in de cloud en sindsdien slapen we weer zorgeloos. Ook tijdens de coronacrisis.’
Grote verantwoordelijkheid
Jarenlang werd de serveromgeving van SVN Notarissen op locatie van het kantoor beheerd. Ronald: ‘Tijden veranderen. Je hoort zoveel rare dingen, over datalekken en hacks. Niks is meer veilig. We hebben enorm veel vertrouwelijke spullen in ons beheer en willen niet dat die op straat komen te liggen. Wij zijn verantwoordelijk voor de zaken van onze cliënten en die verantwoordelijkheid nemen we uiterst serieus. We wilden, nee moesten, de manier van serverbeheer veranderen om van de onrust af te komen.’
Blikseminslag
In die periode bracht een blikseminslag schade toe aan twee van de drie locaties van het kantoor. ‘Hoe groot is die kans? We kochten direct allemaal een staatslot,’ zo vertelt Ronald met een aanstekelijke lach. ‘Zonder gekheid, deze inslag bevestigde ons gevoel dat het in eigen beheer houden van de IT-omgeving geen optie meer was. Het duurde dagen voordat we weer up and running waren. We verplaatsten onze omgeving naar de cloudomgeving van ICT Concept. Vanaf dat moment viel er een last van onze schouders.’
SVN Notarissen werkte in die tijd al met NEXTassyst van Lexxyn Groep Partner NEXTlegal (toen nog bekend als Devoon). Via NEXTlegal kwam het kantoor uit bij Lexxyn Groep Partner ICT Concept. Zij adviseerden een omgeving in de cloud, inclusief een Connectivity Pack voor iedere kantoorlocatie om 24/7 de digitale werkomgeving te beheren en te updaten. ‘Het voelde als een logische stap om in zee te gaan met ICT Concept,’ aldus Ronald. ‘We hebben geen andere partijen uitgenodigd. ICT Concept bood ons wat we nodig hadden; het vertrouwen dat onze data veilig was.’
Thuiswerken
Met een serveromgeving op locatie was het al mogelijk om thuis te werken. Toch is het kantoor hier altijd erg terughoudend in geweest. ‘We waren er niet gerust op dat het veilig was, en met dossiers over straat wilden we ook niet.’ Inmiddels staat alle data in de cloud, verspreid over meerdere plekken. Ook wordt er non-stop een back-up gedraaid. Dat de cloudomgeving perfect was om vanuit huis te werken, werd tijdens de coronacrisis snel duidelijk. ‘In het weekend besloten we bij toerbeurt thuis te werken en op maandag was alles geregeld.
Ook werden er direct acht Android tablets gehaald voor de drie vestigingen om de geplande en nieuwe afspraken per video af te handelen. ‘We willen, en moeten, ons snel aan kunnen passen aan veranderde omstandigheden en deze omgeving faciliteert ons daarbij.’ Waar dat mogelijk was heeft het kantoor mensen zelfs volmachten gestuurd, zodat zij niet fysiek aanwezig hoefden te zijn bij de ondertekening van de akten.
Veiligheid
‘Uiteraard heeft ICT Concept ons de garantie gegeven dat onze documenten veilig zijn, maar uiteindelijk draait het om vertrouwen om er daadwerkelijk gerust op te zijn. Dat zijn we. We kunnen de zorg om de cliëntinformatie nu loslaten. Daarvoor zijn we niet over een nacht ijs gegaan, dat is een proces, een geestelijk proces als je het mij vraagt, maar ik ben blij dat we dat hebben ingezet. Daardoor weet ik dat we ook zonder blikseminslag uiteindelijk zouden hebben gekozen voor de cloud. Het heeft ons proces alleen een beetje versneld.’
Als we doorpraten vertelt Ronald dat ICT Concept heeft geholpen door in dat proces – ‘Wel of niet naar de cloud’? – vertrouwen te geven. Er is een rustig moment gepland, in januari, waarbij er niet werd gehaast en het kantoor goed werd begeleid. ‘Drie weken lang waren er twee medewerkers van ICT Concept op kantoor. Uiteindelijk waren zij er ook in het weekend om de laatste puntjes op de i te zetten. Het minste wat we konden doen was goed voor ze zorgen. Dat deden we vooral met worstenbroodjes,’ zo beëindigt Ronald het gesprek - met weer die smakelijke lach.
