Wat begon met één afdeling lijkt zich nu bij Aegon als een olievlek uit te spreiden: het over de landsgrenzen heen samenwerken met DMSforLegal in combinatie met Office 365. Deze verdere uitrol blijkt niet alleen het resultaat van ‘oplossing speelt in op behoefte’. Ook een ongecompliceerde samenwerking tussen betrokken partijen blijkt van grote invloed voor een maximale gebruikersacceptatie.
Aan het woord: Mascha Meewis en Gijs Zuijderduin van Aegon en Liesbeth van Woerkom van Epona Legal.
‘Vanuit de afdeling Asset Management zochten wij naar een oplossing om met meerdere personen, vanuit diverse landen, samen te werken. De applicatie moest onze missie om in virtuele teams te werken faciliteren. Bovendien moest deze manier van werken veilig en intuïtief zijn. We zochten geen complexiteit, maar eenvoud,’ zo gaat Mascha, Global Project Manager Asset Management Aegon van start. ‘Mijn collega Gijs kwam direct met DMSforLegal in combinatie met Office 365 op de proppen. Na een korte pilotfase waren we om.’
Gijs, Head of IT & Change Delivery (ad interim) of Aegon Corporate Systems: ‘Deze oplossing hadden we net daarvoor bij de afdeling Group Legal met succes geïmplementeerd, mede door de intensieve samenwerking met leverancier Epona Legal. Ik wist dat ook Mascha hier blij van zou worden. Weet je wat zo bijzonder is? ‘Epona Legal begon hier als de ‘underdog’, waarmee we risico dachten te lopen. Inmiddels is de populariteit ongelofelijk gegroeid. Niet alleen vanwege de functionaliteiten, maar ook vanwege de kracht van samenwerking. Iets waar Epona Legal zich voortdurend hard voor maakt.’
Met eigen ogen zien
Het begon allemaal in 2018. Gijs ging voor de afdeling Group Legal op zoek naar een specifieke oplossing voor het managen van en samenwerken aan documenten. Gijs: ‘Na een gedegen marktonderzoek op basis van onze wensen bleef een shortlist van enkele aanbieders over. Allemaal gebruikelijke partijen, behalve Epona Legal. Deze partij sprong er door zijn overtuigingskracht echt uit. Ik wilde zelf ervaren of dat wat deze partij pretendeerde echt zo eenvoudig kon zijn.
‘Samenwerking is cruciaal, maar niet altijd haalbaar.’
Bovendien was de oplossing die Epona Legal bood de voordeligste. Het is altijd een risico om als IT-er in zee te gaan met een onbekende partij. Ik bedoel, ik had ook kunnen falen met deze keuze. Alleen, ik moest en zou de oplossing met mijn eigen ogen zien. Zeker aangezien we een echte Microsoft organisatie zijn, sprak de combinatie met Office 365 mij erg aan.’
Risico's nemen
Gijs nam een risico om uiteindelijk alleen Epona Legal te vragen een testomgeving in te richten. Hierover zegt hij: ‘Zou dit project op een flop uitdraaien, dan waren we de tijd en kosten voor de inrichting van de testomgeving kwijt. Gelukkig bleek al snel in het offertetraject dat die investering te overzien was.’
In no-time werd de pilot ingericht en ging de afdeling met enkele workflows aan de slag. Gijs: ‘Samenwerking is cruciaal, maar is niet altijd haalbaar. Dit is ook op andere IT-projecten gebleken. Wij werken hier Agile, en daar kon Epona Legal fantastisch goed in mee, zo bleek al tijdens de proof of concept. Het was opvallend hoe lekker de samenwerking met Epona Legal verliep.’
Ongecompliceerd samenwerken
Liesbeth van Woerkom, project manager Epona Legal, vult aan: ‘Vanuit de dagelijkse praktijk weten wij hoe belangrijk de samenwerking tussen ICT, de aanbieder en de gebruikers zelf is. Het invoeren van een Legal DMS en e-mailmanagementsysteem – zeker bij een corporate legal departement – loopt stukken soepeler als deze partijen ongecompliceerd samenwerken. Daarvan is Aegon voor ons het levende bewijs.’
Liesbeth is onder de indruk van de samenwerking met Gijs en zijn team. Zeker de coördinerende rol van Gijs is volgens haar uniek te noemen. Keer op keer heeft Gijs alles prima voorbereid. Office 365 stond klaar en de software packaging was gedaan. Complexe problemen met Citrix werden opgelost en daar waar nodig vloog Gijs IT-collega’s uit Amerika over. Binnen een mum van tijd kon de pilotgroep gaan experimenteren.
‘We kunnen nu wereldwijd zonder problemen veilig met elkaar samenwerken.’
Specifieke inrichting
De afdeling was om en daarna stond Mascha vanuit Asset Management te popelen. Mascha: ‘We werken in wat wij noemen virtuele teams. Hierbij werken personen vanuit verschillende vestigingen, wereldwijd, met elkaar samen. Dan heb je natuurlijk wel een werkomgeving nodig die dat faciliteert. We zijn met een projectgroep gestart en vonden DMSforLegal direct een prettige toepassing. Liesbeth stond ons gedurende het gehele proces bij. Altijd eerlijk en met een ongelofelijke daadkracht er een succes van te maken. Als ze risico’s voorzag was zij het die aan de bel trok. Ze was ons voortdurend voor.’
Alle documenten en e-mails worden in Office 365 opgeslagen, terwijl de toepassing specifiek is ingericht op veelvoorkomende juridische workflows. Denk hierbij aan het vergelijken van versies van contracten, het zoeken in zeer gelijksoortige content of het door eindgebruikers aanmaken van honderden dossiers met de juiste permissies. Mascha: ‘We kunnen nu wereldwijd zonder problemen veilig met elkaar samenwerken.’
Mascha sluit af: ‘Het is het beste van beide werelden: een legal DMS samen met standaard Office 365. Gecombineerd met de gouden samenwerking tussen ons en Epona Legal draagt deze oplossing bij aan een winstgevende en duurzame groei van onze afdeling.’
