Dat technologie soms een beperkende factor kan zijn in de ontwikkeling van een advocatenkantoor, blijkt uit de praktijk van Poelmann van den Broek. Dit gerenommeerde kantoor uit Nijmegen was toe aan een nieuw pand. Hierbij zou een nieuwe sectie doorbrekende manier van werken leidend worden in hoe het kantoor georganiseerd moet zijn. Toen konden Arjan Stuij (directeur) en zijn collega’s Tonny Kersten (ICT Manager) en Arno Bomer (Business Controller) nog niet voorzien dat hun plannen ze een groot voordeel op zouden leveren tijdens de aanstaande pandemie.
Van traditioneel naar sectie doorbrekend werken
Arjan: “Poelmann van den Broek was een vrij traditioneel georganiseerd kantoor. Alle secties hadden hun eigen fysieke plek in ons kantoor in het oude centrum van Nijmegen. Het dossier stond centraal in wat we deden en natuurlijk wilden we de klant centraal hebben. Door onze toen gebruikte systemen en processen keken we soms met oogkleppen naar het dossier en mistten we kansen om onze cliënten met andere secties van ons kantoor nog beter te helpen. Dat moest anders vonden we.”
Tonny: “We werkten toen met Aderant als financieel pakket en iManage als DMS/dossierbeheerpakket. Dat paste toen we die keuze lang geleden maakten bij hoe we wilden werken. De IT draaide bij ons op kantoor on premises en we faciliteerden zelf een Citrix werkplek waarmee collega’s overal konden inloggen en bij hun data en applicaties konden. Thuiswerken kon, al had dat wat voeten in de aarde en gaf het niet altijd de gebruikerservaring die we wilden bieden.”
Meer samenwerking en meer flexibiliteit
Arjan: “Toen we een nieuw pand betrokken wilden we idealiter de hele organisatie op één verdieping. Collega’s en secties moesten dichter bij elkaar en door elkaar komen te zitten om zo elkaar beter te vinden en te helpen. We kozen dus voor een opzet met flexplekken en voldoende moderne vergaderfaciliteiten voor overleg en heel veel ruimtes van 1 tot 12 personen om je nog beter te kunnen concentreren of om juist “lawaai” te kunnen maken als dat even nodig is. Geen kantoortuin met een beperkt aantal hokjes er omheen dus. Om die bewegingsvrijheid in en buiten kantoor te bieden, moest de ICT ook mee evolueren. We werkten nog veelal met vaste werkstations, dus dat moest natuurlijk naar een meer “plug and play” beleving, waar je je werkplek gewoon oppakt en meeneemt naar waar je hem nodig hebt.”
Tonny: “Dit hele plan tekenden we al uit voor corona. De ICT-infrastructuur die we in gebruik hadden begon aan vervanging toe te geraken, dus we moesten wat beslissingen gaan nemen op dat vlak. Gaan we weer zelf nieuwe hardware en software kopen, of gaan we de overstap maken naar cloud oplossingen? Nieuwe eigen infrastructuur zou een forse investering vragen en zou ook betekenen dat we dit alles nog steeds zelf zouden moeten blijven beheren. We kozen daarom voor zoveel mogelijk data en applicaties in de cloud onder te brengen.”
Kosten belangrijk, maar niet leidend
Arjan: “Hogere of lagere kosten was voor ons niet leidend in dit traject. Het allerbelangrijkste was dat we iets zouden kiezen wat paste bij hoe we als kantoor georganiseerd wilden zijn. Dat mocht dus ook iets meer kosten, als het onze kwaliteit en dienstverlening aan de klant maar ten goede zou komen. We hebben een analyse gemaakt van alle kosten van de huidige omgeving en wat de volledige vervanging zou kosten. Dat is een belangrijke stap geweest in ons keuzetraject, omdat door de keuze voor web- en cloud applicaties we bijvoorbeeld ook alle werkplekken moesten vervangen. Uiteindelijk is het gelukt om nu een nog betere en flexibelere ICT voorziening te hebben, tegen lagere totale kosten. Ook biedt de flexibelere ICT-voorziening ons meer mogelijkheden om veilig te werken waar we maar willen. Dat heeft ons tijdens corona een enorm voordeel opgeleverd omdat iedereen makkelijk over kon schakelen naar thuiswerken en we dus ook eenvoudig in contact konden blijven staan met onze klanten.”
Arno: “Een belangrijke stap in ons selectietraject was de keuze van nieuwe Praktijk Management Software. Na een aantal demonstraties kozen we uiteindelijk voor Legalsense als Praktijk Management Software, ter vervanging van Aderant. Maar toen moesten we ook het DMS nog vervangen, omdat de oude iManage omgeving niet meer paste bij onze eisen. Mede vanwege de goede integratie met Legalsense en het feit dat het pakket volledige Office 365 gebaseerd is kozen we voor DMSforLegal van Epona.”
Tonny: “We stapten voor veel van onze software dus over van een koop model met eenmalige kosten, naar een licentiemodel met maandelijkse kosten. Dat heeft als voordeel dat je altijd beschikt over de laatste versie van je software, maar je moet wel opletten dat wijzigingen in de software niet onverwachts de werkprocessen beïnvloeden. Als in Outlook een knopje van links naar rechts verschuift kan dat voor gebruikers verwarrend zijn, dus daar moeten we als beheerders alert op blijven.”
Overstappen van iManage naar DMSforLegal
Arno: “Belangrijke eisen toen we het nieuwe DMS kozen, behalve dat het een cloud gebaseerd pakket moest zijn, waren dat het voor de gebruikers vooral herkenbaar en een eenvoudige transitie moest zijn. DMSforLegal was herkenbaar voor onze gebruikers omdat het in een aantal zaken best leek op hoe we voorheen werkten, maar nu met de voordelen van goede Office integraties en het werken vanuit de cloud. De migratie vanuit iManage naar DMSforLegal verliep heel soepel. Je merkte aan alles dat dit voor de consultants van Epona dagelijkse kost is.”
Arjan: “Er is wel iets veranderd in onze manier van werken en de afhankelijkheid van ICT. We vertrouwden altijd op de beschikbaarheid van onze eigen ICT, maar nu leg je die verantwoordelijkheid bij externe partijen neer. De belangrijkste afhankelijkheden zijn nu onze internetverbinding en de beschikbaarheid van de cloud diensten zelf. Dat klinkt spannend, maar je moet je realiseren dat overal storingen of hacks kunnen voorkomen. Ook wanneer je de ICT binnen je eigen muren houdt. Alleen nu is het zo dat als er iets mis gaat dat de volledige macht van Microsoft voor je aan de slag gaat. ICT is niet onze core business, wel die van onze dienstverleners. Nu moeten we zelf nog vooral zorgen dat medewerkers ook wennen aan de nieuwe manier van werken, en geen geitenpaadjes gaan zoeken die bijvoorbeeld de beveiliging compromitteren. We willen gebruikers niet frustreren, maar de veiligheid en continuïteit van het kantoor en onze klanten gaat boven alles.”
Toekomstperspectief
Arno: “Voor de cliënt veranderde er op de korte termijn weinig. Alleen door de inzet van Office 365 diensten konden we opeens ook makkelijker videobellen en op afstand overleggen. Onze volgende stappen zijn dan ook gericht op het nog meer inzetten van dit soort technologie om ook samen aan stukken te werken. We denken daarbij bijvoorbeeld aan een extranet optie via Teams, iets waar we met DMSforLegal al op voorbereid zijn en met Epona nu over gaan nadenken.”
Tonny: “We zullen nu de switch moeten gaan maken van een map of dossier georiënteerde manier van werken, naar een zoek georiënteerde manier van werken. Dus als we bijvoorbeeld informatie terug willen vinden gaan we straks niet meer 100 mapjes doorklikken, maar willen we gewoon kunnen zoeken op context. Dat gaat veel tijd besparen en maakt informatie beter vindbaar als je zoekt buiten je eigen sectie.”
Arjan: “We kijken ook met interesse naar mogelijkheden voor bijvoorbeeld automatisch tijdschrijven. Iets wat technisch gezien al kan tussen DMSforLegal en Legalsense, maar we lopen ook tegen menselijk gedrag aan. Eigenlijk wil je er natuurlijk gewoon op vertrouwen dat je collega’s hun uren correct en op tijd schrijven, maar het zou mooi zijn als we ze daar wat geautomatiseerde hulp bij kunnen bieden. Klanten vragen om transparantie en willen weten waar ze ons voor betalen. Laten we dan ook zorgen dat we die transparantie kunnen bieden.”
Wilt u ook weten hoe Epona uw organisatie kan helpen met het bereiken van “Next Level Teamwork? Neem contact met ons op voor een advies passend bij uw organisatie.
Foto’s: Poelmann van den Broek
Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.
