Ben van Hengstum - Directeur Trivium Software: ICT managers van advocaten- en notariskantoren in Nederland staan voor de schier onmogelijke taak om honderden applicaties te ondersteunen voor hun organisatie. Voor elke taak, berekening, formulier, huisstijl is er wel een applicatie te verzinnen die dat heel slim en efficiënt kan. Uiteindelijk wordt daarmee een lappendeken van aan elkaar geknutselde applicaties gecreëerd die gemakkelijk als een kaartenhuis in elkaar dondert. Hoe ontstaat deze situatie en wat kunnen we eraan doen?
Voor elke eenvoudige taak die binnen de juridische omgeving uitgevoerd moet worden is een applicatie te vinden die -volgens de specificaties- zonder uitzondering de allerbeste oplossing is. Er zijn werkelijk tientallen voorbeelden te noemen. Afhankelijk van de omvang van het kantoor kan het aantal applicaties gemakkelijk tot een duizendtal oplopen. Elke applicatie, site of app vraagt om een specifieke omgeving waarin de programmatuur optimaal draait.
IT in spagaat
Met deze veelvoud aan applicaties, ontstaan gegarandeerd conflicterende wensen. De ene applicatie maakt het best gebruik van browser X, terwijl de andere applicatie bij voorkeur browser Y gebruikt. Om niet te spreken over Office versies, .NET versies, service packs of Java versies. Een hel voor het ICT management die zich in een permanente spagaat gedwongen bevindt en onmogelijke keuzes moet maken. Het kaartenhuis bouwt zich, door de jaren heen, gestaag op.
Bloemkool en spaghetti
Als softwareleverancier zien we het dagelijks gebeuren en maken we zelfs gebruik van verschillende metaforen, naast het eerder genoemde kaartenhuis. Bloemkool, als metafoor voor software of samenstellen van componenten die maar verder en verder ontwikkeld worden, zonder af en toe eens een stap terug te doen en het geheel te overzien. Links wordt er nog een bult aangebouwd en rechts een extra wrat. Totdat er dus instabiele bloemkool van bulten en wratten is ontstaan waarvan niemand weet wat de voor of achterkant is en zelfs de maker zich afvraagt waar het allemaal om begonnen was.
Dan is er ook nog spaghetti. Een wirwar van applicaties, programma’s en tools die met elkaar verbonden zijn en zouden moeten communiceren. Een ketting van software-schakels, waarbij ook hier het gezegde geldt dat de ketting zo sterk is als de zwakste schakel.
Standaard conventies
Nog afgezien van het stabiliteitsprincipe is er voor de gebruiker nog een belangrijk argument om het aantal applicaties te beperken. Het is immers allerminst comfortabel om met verschillende applicaties, met verschillende gebruikersinterfaces en verschillende conventies te moeten werken.
Het ideaalbeeld is toch dat op dezelfde wijze dezelfde soort handelingen worden verricht. Of je nu een relatie, een dossier, een urenregel of een document wilt aanmaken, je klikt altijd op hetzelfde icoontje of gebruikt dezelfde toetscombinatie. U herkent ongetwijfeld de combinaties voor knippen, plakken kopiëren binnen Windows: ctrl-x, ctrl-c, ctrl-v. Snel en simpel.
Applicaties minimaliseren
Gebruikers willen bij voorkeur van zo weinig mogelijk programma’s gebruik maken. Door veel functies in één applicatie te integreren kun je dat aantal vlot minimaliseren. Grofweg gesteld: relatiebeheer, dossierbeheer, documentproductie en -beheer, huisstijlautomatisering, urenregistratie en declareren, alles vanuit één compleet programma.
Waar dat kan wordt de uitwisseling van gegevens met diverse -al dan niet openbare- registers volledig geïntegreerd. Gebruikers krijgen één applicatie ter beschikking voor alle basiswerkzaamheden. Alle functies werken vergelijkbaar, er worden standaard toetscombinaties gebruikt en een en ander steekt zó intuïtief in elkaar, dat het een genot wordt om de software te gebruiken.
Solide oplossing
Trivium Software levert geen kaartenhuis, geen bloemkool en geen spaghetti, maar een solide oplossing voor advocaten en juristen. We werken graag samen met kantoren die begrijpen dat slim en efficiënt werken een praktijk rendabel maakt. Wilt u met mij of mijn collega’s hierover van gedachten wisselen en uw visie op de moderne praktijk met ons delen, aarzel dan niet om contact met mij of een van mijn collega’s te zoeken. We denken graag met u mee over de beste oplossing voor úw praktijk.
