Uitkomsten onderzoek notariële dienstverlening op afstand
Enkele maanden geleden publiceerde onze Lexxyn Groep partner Devoon een artikel over het voornemen van België om het kopen van een huis op afstand mogelijk te maken. Naar aanleiding hiervan is onder notariskantoren in Nederland onderzocht hoe zij aankijken tegen notariële dienstverlening op afstand. Dit is onderzocht door middel van een online vragenlijst. In dit artikel vindt u de belangrijkste uitkomsten van dit onderzoek.
Onder notariële dienstverlening op afstand wordt notariële dienstverlening verstaan waarbij de klant niet fysiek aanwezig is, zoals contact via Skype of een conference call. Er is onderzocht of notarissen in het algemeen positief, negatief of neutraal aankijken tegen notariële dienstverlening op afstand.
Tevens is meer specifiek onderzocht of notarissen vinden dat de kwaliteit en integriteit in het gedrang komt bij notariële dienstverlening op afstand. Er is daarbij onderscheid gemaakt tussen twee belangrijke contactmomenten tussen de notaris en de klant: het adviesgesprek en het daadwerkelijk passeren van de akte. Tevens is er onderscheid gemaakt tussen de rechtsgebieden ontroerend goed, ondernemingsrecht en familierecht.
In totaal hebben 51 notariskantoren de vragenlijst ingevuld. Dit komt neer op ongeveer 6,5% van de notariskantoren in Nederland. Notarissen uit alle regio’s (ringen) en van diverse groottes van kantoren zijn vertegenwoordigd in het onderzoek.
Notaris overwegend positief over notariele dienstverlening op afstand
De eerste vraag die aan de notariskantoren gesteld is is hoe zij aankijken tegen de ontwikkeling van het aanbieden van notariële dienstverlening op afstand. Een lichte meerderheid van de kantoren antwoordde positief (55%). 35% van de kantoren staat hier negatief tegenover en 10% neutraal.
Belangrijkste aandachtspunt die bij deze vraag door notariskantoren genoemd wordt is dat er voldoende (technische) handvaten moeten zijn om te kunnen voldoen aan de belehrung; de plicht van de notaris om te checken of de klant daadwerkelijk weet wij hij tekent en dit ook daadwerkelijk wil. Dit aandachtspunt wordt door alle kantoren genoemd.
Adviesgesprek vs. passeerafspraak
Een klant heeft bij een notaris in het algemeen twee gesprekken, namelijk een adviesgesprek en een tweede gesprek waarin de akte wordt getekend. Onderzocht is of hierbij verschil is in hoe de notariskantoren aankijken tegen de mogelijkheden tot dienstverlening op afstand.
Adviesgesprek
Het eerste gesprek met een notaris, het adviesgesprek, kan volgens het grootste gedeelte van de ondervraagde notariskantoren prima op afstand. 78% van de notarissen staat hier positief tegenover, tegen 22% negatief. Het verschil tussen de kantoren zit hem met name in de eerder genoemde belehrung.
De kantoren die positief antwoordde vinden dat dit prima via Skype of conference call kan terwijl de kantoren die negatief antwoordde hier hun vraagtekens bij zetten en daarom negatief oordelen.
Passeerafspraak
Over het passeren van een akte op afstand (via Skype/conference call) is meer verdeeldheid. Een nipte meerderheid (51%) van de notariskantoren vindt dat dit wel mogelijk is. Daar wordt door veel kantoren wel bij aangetekend dat er voldoende (technische) hulp moet zijn om de belehrung goed uit te kunnen voeren.
De notarissen die hier negatief tegenover staan (49%) zijn, zo blijkt uit de toelichtingen, met name van mening dat er in ieder geval één keer fysiek contact moet zijn geweest met de klant om echt te kunnen beoordelen of de klant daadwerkelijk weet wat hij tekent en dit ook wil (de belehrung).
Verschil in rechtsgebied
Een belangrijke uitkomst is het verschil tussen het aanbieden van online notariële dienstverlening voor de verschillende rechtsgebieden (onroerend goed, ondernemingsrecht en familierecht).
Onroerend goed (60% positief) en ondermeningsrecht (55% positief) lenen zich volgens de respondenten prima voor dienstverlening op afstand. Als het gaat om dienstverlening op afstand op familierechtgebied dan zijn de deelnemende kantoren negatiever. Slechts 35% is hierover positief. Uit de toelichtingen van de deelnemende notariskantoren blijkt dat zij bij het familierecht met name problemen zien op het vlak van de eerder genoemde belehrungsplicht.
Deze vrees is niet onterecht. Op alle rechtsgebieden speelt de belehrung een belangrijke rol maar bij het familierecht is deze plicht, zo blijkt uit diverse jurisprudentie, zwaar. Het voldoen aan deze plicht op basis van online dienstverlening is moeilijker dan bij offline dienstverlening. (Technologische) hulpmiddelen zouden, zo geven de kantoren aan, een belangrijke rol kunnen spelen bij het helpen van de notaris om te voldoen aan deze plicht.
Standaard vs bijzonder
Een toelichting die vaak door de deelnemende notariskantoren werd gegeven bij de mogelijkheden tot dienstverlening op afstand, is het verschil in de soort akte. Voor ‘standaard situaties’, situaties zonder weinig bijzonderheden, is notariële dienstverlening op afstand volgens meerdere kantoren een uitstekende manier. Indien de situatie echter complexer wordt is volgens hen meer offline dienstverlening gewenst.
Geografische verschillen
Uit het onderzoek blijken behoorlijke geografische verschillen tussen de manier waarop notariskantoren aankijken tegen notariële dienstverlening op afstand. Als enige twee ringen kijken de ringen Noord-Nederland en Overijssel in zijn algemeenheid negatief aan tegen het aanbieden van notariële dienstverlening op afstand (67%). Bij alle overige ringen kijkt de meerderheid hier juist positief tegenaan.
Conclusie: Nederland klaar voor online notariële dienstverlening?
Op basis van alle uitkomsten van het onderzoek kan woren geconcludeerd dat de meerderheid van de kantoren die hebben deelgenomen positief aankijken tegen notariële dienstverlening op afstand.
Wel is er tussen de respondenten een duidelijk verschil waarneembaar. Het grootste gedeelte van de notariskantoren die hebben deelgenomen kijken positief aan tegen deze ontwikkelingen en zien voor zichzelf ook kansen. Een kleinere groep notariskantoren staat duidelijk aan de andere kant van het spectrum en is fel tegen het (in de toekomst) aanbieden van notariële diensten op afstand.
De belehrung
Het grootste knelpunt is volgens de deelnemende notariskantoren het kunnen voldoen aan de belehrungsplicht. Daar zijn alle respondenten het over eens. Dit is volgens hen online moelijker dan offline.
Er zijn echter wel technologische hulpmiddelen die ondersteuning kunnen bieden bij het voldoen aan de belehrungsplicht bij online dienstverlening. Skype is daar natuurlijk het bekendste voorbeeld van. Het feit dat een notaris de klant kan zien en zijn non-verbale communicatie kan registreren is van essentieel belang. Is dat waterdicht? Nee, zeker niet. Zoals een notaris in het onderzoek ook aangaf: “wellicht staat er wel iemand met een mes achter de camera.......”.
De techniek gaat echter met rasse schreden vooruit. Gezichtsherkenning en het beoordelen van intenties wordt nu bijvoorbeeld al gebruikt op vliegvelden bij het scannen van vliegtuigpassagiers. Het is slechts een kwestie van tijd voordat dit soort technieken op grote schaal beschikbaar worden. Deze technieken kunnen een grote rol spelen bij het voldoen aan de online belehrungsplicht in de toekomst.
Rijdende trein
Alhoewel niet alle notarissen dit als positief ervaren wijzen alle onderzoeken erop dat de technologische ontwikkelingen niet in vaart zullen afnemen of stoppen. Sterker nog, we staan volgens experts nog maar aan de vooravond hiervan. In die zin lijkt het op een rijdende trein die niet meer te stoppen is.
Hoe de toekomst er precies uit gaat zien weet niemand maar het is goed om stil te staan bij (technologische) ontwikkelingen en te kijken hoe u hier als kantoor gebruik van kunt maken en hoe hoe wij u als kantoor hierin kunnen faciliteren. Wilt u met de collega's van Devoon verder van gedachten wisselen over dit thema? Aarzel dan niet om contact op te nemen.
