Clip Consultants - architect en leverancier van CClaw - werkt al jaren samen met mede Lexxyn Groep Partner ICT Concept. Clip Consultants verzorgt alles rondom het software pakket van de advocatenkantoren die klant bij hun zijn, en ICT Concept zorgt ervoor dat alle overige ICT- gerelateerde zaken gewoon goed geregeld worden.
Never change a winning team
Deze samenwerking verloopt al jaren op rolletjes, toch wilden beide partijen de samenwerking iets verder verdiepen. Één van de handige producten van ICT Concept – de Enterprise Drive – is sinds kort geïntegreerd met de DMS oplossing die Clip Consultants aan haar klanten aanbiedt.
Deze Enterprise Drive integratie met CCdms werkt twee kanten op:
- Grote bestanden verzenden
De medewerkers van een advocatenkantoor kunnen middels een component van deze integratie in MS Outlook, op een gemakkelijke wijze (grote) bestanden delen met derden. Door de integratie te activeren kan met een paar muisklikken een document uit CCdms als hyperlink aan de mail toegevoegd worden. Deze hyperlink kan, eventueel beveiligd met een wachtwoord, direct naar het e-mailadres van een cliënt gestuurd worden. Waarna de klant het bestand kan downloaden. Tevens kan de verzendende partij de hyperlink ook voorzien van een bepaalde geldigheidsduur, zodat het document niet eindeloos beschikbaar blijft.Ook na het verzenden van een e-mail via deze integratie-methode verschijnt vrijwel gelijk de bekende tijdschrijfoptie uit CClaw, waardoor de tijd besteed aan deze mail direct geregistreerd kan worden.
- Grote bestanden ontvangen
Cliënten van advocatenkantoren moeten hun advocaat ook regelmatig voorzien van bepaalde documenten. Meestal worden deze in verschillende e-mailberichten naar de advocaat toegestuurd, om vervolgens na ontvangst toegevoegd te worden aan het CCdms. Deze handelingen kosten behoorlijk wat werk. Dit is waar de tweede optie van deze oplossing om de hoek komt kijken.De Enterprise Drive kent een zogeheten “Postvak IN” functie. Wat feitelijk niet meer is dan een map (in een space op de ED) die online beschikbaar wordt gemaakt. De online omgeving van deze map wordt voor de herkenbaarheid voorzien van het logo en eventueel de adresgegevens van het kantoor. En desgewenst kan de map extra beveiligd worden met een wachtwoord en een beschikbaar tot datum.
Middels een hyperlink komt de cliënt in deze beveiligde omgeving uit, en kan hij/zij alle gevraagde documenten - zodra deze beschikbaar zijn - uploaden naar de Enterprise Drive. Wanneer alle documenten zijn geüpload, kan de advocaat deze in één keer toevoegen aan het dossier van deze klant.
Gebruik externe tools niet langer noodzakelijk
Door deze Enterprise Drive integratie te implementeren wordt de noodzaak gebruik te maken van externe tools tot een minimum beperkt. Zo blijft alle data veilig opgeslagen in de Enterprise Drive en ons eigen vertrouwde CCdms.
Cascade advocaten uit Den Haag maakt inmiddels al enige tijd succesvol gebruik van deze integratie. Bas Vorstermans (Advocaat en Partner) bij Cascade advocaten geeft aan: “Met name de gebruiksvriendelijkheid van deze oplossing is een enorm pluspunt. Het gebruik ervan behoeft weinig uitleg, en ook voor de ontvanger van de documenten werkt het zeer intuïtief. Zo hoeft iemand geen account met gebruikersnaam en wachtwoord meer aan te maken, om toch op een veilige manier de documenten te ontvangen. Door simpelweg op de link te klikken – en eventueel een wachtwoord in te vullen – kan men de benodigde documenten al downloaden.”
Eugène Haarmans – Commercieel Directeur bij Clip Consultants: “Ik ben heel blij dat we door de samenwerking met ICT Concept een dergelijke praktische aanvulling op ons CCdms kunnen bieden aan onze klanten. Deze oplossing wordt door veel klanten als heel waardevol gezien. Bovendien is het erg fijn dat de implementatie niet veel voeten in de aarde heeft, waardoor een klant – eenmaal geïnteresseerd - ook heel snel gebruik kan maken van de Enterprise Drive integratie.”
Gohar Chaudhry – Business advisor bij ICT Concept: “Enterprise Drive is eigenlijk een waardevolle toevoeging voor iedere organisatie die vertrouwelijke informatie extern deelt. De gebruikers van deze toepassing vinden professioneel overkomen richting hun cliënten erg belangrijk en stralen daarmee ook vertrouwen uit middels de wijze waarop zij hun informatie verwerken. Nog een bijkomend voordeel is het kunnen aantonen, bijvoorbeeld bij een audit, hoe de gegevens extern worden gedeeld. Daarnaast zijn alle gegevens versleuteld opgeslagen in een ultra veilige datacenter in Nederland.”
