Gertjan de Gans - Consultant Devoon: Wie kent het programma WordPerfect nog? Tot in de jaren 90 was WordPerfect een tekstverwerkingsprogramma vergelijkbaar met Microsoft Word. Door de grote machtspositie van Microsoft is WordPerfect inmiddels in de vergetelheid geraakt. Vraag een twintiger naar WordPerfect en hij zal je of niet begrijpend aankijken of denken dat je het over Microsoft Word hebt.
Microsoft Office
Bovenstaande bewijst maar weer eens wat een grote rol Microsoft speelt in het gebruik van software door bedrijven. Inmiddels is Office van Microsoft hét programma om tekst te verwerken (Word), overzichten te maken (Excel), mails te versturen en de agenda te vullen (Outlook).
Dit geldt ook voor het notariaat. Er is vrijwel geen notariskantoor meer wat geen Microsoft Word gebruikt om haar aktes te maken en Outlook om de mail en de agenda te beheren.
Automatiseren en digitaliseren
De afgelopen tien jaar is er voor notariskantoren steeds meer geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Tegenwoordig kun je bijvoorbeeld met één druk op de knop in NEXTassyst recherches doen waar je vroeger nog voor ieder register apart naar een website moest. Laat staan hoe het rechercheren voor het internettijdperk ging.
Bij Devoon kijken we iedere dag hoe we NEXTassyst slimmer kunnen inrichten zodat onze kantoren efficiënter en makkelijker kunnen werken. Dit geldt ook voor de externe software die door kantoren wordt gebruikt, zoals Microsoft Office en AFAS boekhoudsoftware. Hoe beter we dit kunnen integreren met NEXTassyst, hoe makkelijker het wordt voor onze kantoren.
Office integratie
Het software pakket wat door notariskantoren veruit het meeste wordt gebruikt naast NEXTassyst is Microsoft Office. Zoals eerder geconstateerd is er eigenlijk geen enkel kantoor meer wat deze software niet gebruikt in haar dagelijkse praktijk. En met name Microsoft Word en Outlook zijn hierin onmisbaar. Daarom ondersteunt Devoon al sinds 2015 de nieuwste Microsoft Office (Office 2016) versie en zorgen we dat de synchronisatie continu wordt bijgehouden.
Word
Wie aktes maakt gebruikt Microsoft Word. Daarom is de integratie met Microsoft Word voor een notariskantoor essentieel voor het uitvoeren van de werkzaamheden. NEXTassyst biedt een volledige integratie met Microsoft Word.
Vanuit het dossier in NEXTassyst kunnen direct alle Word documenten uit het dossier worden ingezien en bewerkt. Ook het maken van een nieuwe akte kan direct vanuit NEXTassyst worden gestart. Daarbij kan worden gekozen voor intelligente modellen waardoor je direct de akte voor het grootste deel kunt invullen. Makkelijk en simpel.
Outlook
Tweede onderdeel van Microsoft Office wat essentieel is voor de dagelijkse praktijk is het gebruik van Outlook. Daarom heeft NEXTassyst een volledige integratie met Outlook. Je kunt vanuit NEXTassyst direct met één druk op de knop alle partijen de juiste documenten toesturen. Ook kun je vanuit Outlook e-mails naar het dossier in NEXTassyst slepen of direct vanuit NEXTassyst opslaan. Je kunt daarbij kiezen om de hele e-mail op te slaan of alleen de bijlage. Op die manier kun je snel alle documentatie in je dossier opslaan.
Automatisch opslaan van e-mails
Op dit moment wordt er bij Devoon hard gewerkt aan een nieuwe functie. Het wordt binnenkort namelijk mogelijk om direct en automatisch e-mails in het dossier op te slaan die binnenkomen in Outlook. NEXTassyst scant ‘onder water’ de ingekomen e-mails en zet deze in het goede dossier in NEXTassyst zonder dat daar een mensenhand aan te pas hoeft te komen.
Makkelijker en efficiënter
We kunnen het werk voor onze kantoren niet leuker maken maar wel makkelijker en efficiënter. En misschien wordt het voor kantoren op die manier toch wel leuker. Want hoe minder je als kantoor kwijt bent aan procesmatige zaken hoe meer tijd je over hebt om te besteden aan vakinhoudelijke zaken.
Heeft u goede ideeën of wilt u meer zien over de mogelijkheden van NEXTassyst? Schroom niet om dit met ons te delen en maak samen met ons NEXTassyst nog mooier en beter.
