Claudia Heemskerk - Operationeel Manager Lexxyn Groep: Initiatieven om juridische professionals te inspireren waren er de afgelopen weken weer in overvloed. Zo was ik afgelopen maand aanwezig op onder andere het SJBN congres, KNB jaarcongres, Innovatieplatform van de NOvA en de Dutch Legal Tech Meetup. Heeft u iets gemist? Ja en nee. De boodschap is niet nieuw, maar de rode draad bij alle events wel verrassend consistent. Ik praat u graag bij over ethiek, de zorgplicht en de rol van ICT daarbij.
Zorgplicht begint bij jezelf en eindigt met ICT
Het innovatieplatform ‘#Gehackt!’ van de NOvA (Nederlandse Orde van Advocaten) en het KNB congres over ethiek vonden plaats in dezelfde week. Twee juridische beroepsgroepen, advocatuur en notariaat, met verschillende thema’s op de agenda. En toch hadden beide bijeenkomsten in mijn beleving dezelfde boodschap. Die centrale boodschap werd wederom bevestigd toen ik ook het SJBN Congres bijwoonde en nadat ik van de Dutch Legal Tech Meetup weer naar huis reed.
Twee belangrijke kernwaarden van de juridische beroepsgroep zijn de zorgplicht en geheimhouding. Hierbij draait het om goed handelen in belang van de cliënt. Dit handelen gebeurt tegenwoordig steeds vaker digitaal, met behulp van ICT. Logischerwijs ontstaan daarom ook de vragen: wat is het belang van ICT en de rol van de ICT-leverancier? Wanneer kan een ICT-leverancier verantwoordelijk gehouden worden voor deze kernwaarden? Waar begin en eindig je als vakidioot en waarvoor en wanneer schakel je de ICT-expert in?
Zorgplicht, ethiek & ICT
Wie is er nu verantwoordelijk voor de zorg van een cliënt? Steeds meer werk wordt digitaal afgehandeld, zowel de communicatie als het beheer van data. De cliënt dient met goed vertrouwen zijn informatie bij u en uw kantoor neer te kunnen leggen. Hij wil erop vertrouwen dat informatiebeveiliging serieus genomen wordt. Kan de ICT-leverancier dan verantwoordelijk worden gehouden als een kantoor deze zorgplicht op digitaal vlak niet naleeft?
De aanleiding voor deze vraag is dat steeds vaker geconstateerd wordt dat techniek (ICT) soms te ingewikkeld is voor advocaten en notarissen. Ze moeten hierdoor compleet vertrouwen op de ICT-leverancier. En daar is niets mis mee, zo was de boodschap, mits u zelf aan het roer blijft en weet wat er speelt en waarom. Ook bij het digitaal, online werken en uw informatiebeveiliging dient u na te denken over ‘goed handelen’. Net zoals geheimhouding. Hoe gaat u daarmee om en wat doet u als het misgaat?
Het gaat hier om moraal, over waarden en normen en dat in relatie tot ICT. Het blijkt voor velen lastig om deze dwarsverbanden goed te doorzien. Hier liggen kansen voor kantoren die ICT hoog in het vaandel hebben staan. Maar ook voor ICT-leveranciers die in staat zijn juridische experts in heldere taal inzicht en overzicht te geven. Willen we het maatschappelijk vertrouwen in de juridische sector vergroten? Dan ligt er een mooie rol voor MT-leden, juridische professionals en ICT-ers: breng IT en ethiek op menselijke wijze samen.
ICT is een hulpmiddel
De boodschap van alle vier de events was wel: ICT is het middel, maar het begint bij de mens. Uiteraard heeft een ICT-leverancier ook een zorgplicht, echter betreft dat niet het overnemen van uw zorgplicht richting uw cliënt. Die ligt bij het kantoor zelf. ICT is een hulpmiddel om de manier van werken met uw cliënt vorm te geven, veilig en comfortabel. En ik ben van mening dat een goede ICT-partner zich hard maakt om u in uw zorgplicht te ontzorgen en dit zo optimaal en veilig mogelijk met u samen vorm te geven. Op die manier kunt u zich met een gerust hart focussen op uw cliënt en uw werk.
Werkwijze
Het bekijken van ethiek, zorgplicht en ICT als een onlosmakelijk geheel is nog geen gewoonte en nieuw in de markt. Met eenmalig een artikel lezen overwint u dit tijdperk niet. Echt niet. Het is een kwestie dit gegeven te omarmen en als werkwijze te integreren in uw dagelijkse reilen en zeilen. Het dient een gewoonte te worden om vanuit deze waarden te denken en te handelen. Zo koopt uw cliënt ook niet een ‘eenmalig’ juridisch advies zonder hiervoor input te leveren. U heeft daarover een gesprek, verzamelt de wensen, praat over de toekomst, adviseert en schaaft met regelmaat bij. Zo ook met deze belangrijke onderwerpen. Zorg dat u bij blijft door af en toe de druk van declarabele uren te negeren en relevante events te bezoeken, vakliteratuur door te nemen en in gesprek te gaan met anderen. Geef er uw persoonlijke draai aan en maak er vooral iets uitdagends van.
Rode draad
Voor mij is dit een belangrijk onderdeel van mijn functie; om mijn oren en ogen continu open te houden en te zijn waar de markt is. Zodoende dus ook de overvolle evenementenagenda de afgelopen weken. Mocht u al deze evenementen gemist hebben dan niet getreurd. Ik adviseer u wel – als ik zo vrij mag zijn - twee dingen: schrijf u zeker eens in voor een relevant congres om uw creatieve brein aan te wakkeren en een frisse blik op uw dienstverlening te krijgen. En ten tweede: pak de rode draad in dit artikel op. Dan bent u alvast voorbereid voor de volgende ronde evenementen!
