Het implementeren van nieuwe softwareoplossingen gaat nooit zonder slag of stoot. Het in gebruik nemen van nieuwe software betekent namelijk verandering en verandering is vervelend en eng. Mensen hebben van nature een intrinsieke afkeer voor verandering. Dat wordt gezien als bedreigend en zorgt ervoor dat we onze hakken in het zand (willen) zetten.
‘Ik doe dit al jaren zo’
In de advocatuur wordt niet snel gewisseld van softwarepakket. Hierdoor is de kans groot dat medewerkers al heel lang op dezelfde manier werken. De vraag waarom bepaalde handelingen zo gedaan worden, wordt vaak beantwoord met: ‘Ik doe dit al jaren zo’.
Daarnaast voelen medewerkers zich onzeker als ze moeten gaan werken met nieuwe software. Ze begrijpen niet direct hoe het werkt en gaan zich ertegen verzetten. Dit heeft tot gevolg dat het implementeren van nieuwe software, en het veranderen van de manier van werken, op een mislukking kan uitlopen.
Verandering is de enige constante
Toch heeft de geschiedenis ons geleerd dat verandering essentieel is. De Griekse filosoof Heraclitus zei het 2500 jaar geleden al: “Verandering is de enige constante”. Verandering hoort bij het leven net als ademen en eten. Wie zich niet aanpast aan de veranderende omgeving is uiteindelijk ten dode opgeschreven.
Dit betekent dat u als advocaat ervoor moet zorgen dat u zich aanpast aan de veranderende markt en de veranderende cliënt. Uw softwarepakket kan dit - als digitaal hart van het kantoor - faciliteren.
Medewerker is kritische succesfactor
Maar hoe zorgt u ervoor dat u wel kunt veranderen, maar ook dat uw medewerkers niet de hakken in het zand zetten en het nieuwe softwarepakket saboteren, waardoor het uiteindelijk ten dode is opgeschreven?
De hulp van de medewerkers is cruciaal om te kunnen groeien en verbeteren met behulp van het nieuwe softwarepakket. De medewerkers zijn immers diegenen die dagelijks met de software werken. Het boeken van goede resultaten met een softwareoplossing die niet (volledig) geaccepteerd wordt door de medewerkers is een utopie.
Andere mindset
Er is een verandering in de mindset van de medewerkers nodig om te zorgen voor een succesvolle adaptatie. U kunt hierbij helpen door uw medewerkers al vanaf het begin van het veranderproces te betrekken bij de keuze en de implementatie van het nieuwe softwarepakket.
Dit levert een win-win situatie op. Enerzijds wordt het acceptatieproces van het nieuwe softwarepakket al vroeg ingezet waardoor medewerkers eerder bekend zijn met de mogelijkheden en bijdragen die het pakket kan leveren aan de groei en ontwikkeling van het kantoor. Dit zorgt bij de daadwerkelijke implementatie voor minder hakken in het zand en een snellere en volledigere acceptatie.
Anderzijds weten de medewerkers als geen ander wat de werkprocessen zijn en hoe deze efficiënter gedaan kunnen worden. In de advocatuur bijvoorbeeld, worden processtukken door ondersteunend personeel vaak nog in elkaar gezet met behulp van knip- en plakwerk. Met behulp van intelligente modellen zouden deze documenten veel gemakkelijker en efficiënter gemaakt kunnen worden. Toch wordt hier in de praktijk nog weinig gebruik van gemaakt.
Een gemiste kans. Want deze repeterende handelingen kunnen gemakkelijk worden overgenomen door het softwarepakket. Uw medewerkers kunnen daardoor efficiënter werken en worden niet vermoeid met elke keer weer knip- en plakwerk.
Win-win situatie
Door medewerkers te betrekken bij het aanschaf- en implementatieproces zorgt u er dus voor dat enerzijds het acceptatieproces van het nieuwe softwarepakket gemakkelijker gaat. Anderzijds profiteert u van de kennis van uw medewerkers van de dagelijkse handelingen en hoe het nieuwe pakket deze handelingen gemakkelijker en sneller kan maken. Dit bespaart de medewerkers saaie repeterende handelingen en levert u efficiëntievoordeel en dus een flinke kostenbesparing op. Een win-win situatie.
Mijn advies: zorg dat u bij het kiezen van een nieuw softwarepakket uw medewerkers meeneemt in dit proces. Op die manier creëert u draagvlak voor het nieuwe pakket en profiteert u van de kennis die uw medewerkers elke dag opdoen bij het werken in de praktijk. Want het zijn de medewerkers die voor een belangrijk deel de groei van uw kantoor bepalen.
Ben van Hengstum, voormalig directeur NEXTlegal.
