Interview Tom Jansen (Lexxyn Groep) en Jeroen Zweers (NOUN, Dutch Legal Tech, European Legal Tech Association).
‘Het bestaande businessmodel voor advocatenkantoren werkt nog.’
‘Advocaten moeten transformeren naar ondernemers. Als vernieuwen het ondergeschoven kindje blijft, dan worden traditionele advocatenkantoren ingehaald.’ Deze conclusie maken Jeroen en Tom aan de online tafel waar ze praten over de verschillen tussen legal counsels en advocaten.
Werken volgens een plan
Volgens Jeroen heeft de advocatuur, anders dan corporate bedrijven, nog niet veel te maken met een cliënt die vraagt om vernieuwing. Het businessmodel van uren schrijven voor juridische advisering werkt nog. ‘Dat werkt remmend op de drive om te innoveren.’ Tom: ‘Deze drang om te innoveren geldt niet alleen op het vlak van automatisering, maar ook op die van business development en marketing. De urgentie wordt nog niet gevoeld’. Vooral het gebrek aan noodzaak om te vernieuwen is het grote verschil met legal counsels, zo maakt Jeroen op.
‘Werkdruk verminderen en leuker werk uitvoeren; dat is voor legal counsels het uitgangspunt om te innoveren.’
Legal counsels werken voor organisaties waar het management een strategisch meerjarenplan heeft uitgestippeld, inclusief duidelijke ondernemingsdoelen. Legal counsels voelen de druk die met deze doelstellingen gepaard gaat. Een legal counsel, of een Hoofd Legal, rapporteert veelal aan een CFO, een persoon met een duidelijke ondernemersmissie en focus op processen. De CFO verwacht efficiënt werk van alle afdelingen. De grote uitdaging voor de legal departement is dat deze, in vergelijking met afdelingen HR, Marketing en Finance, nog in de beginfase van digitalisering staat. Jeroen: ‘Vergeet niet dat een Hoofd Legal vaak meer een soort brandweercommandant is. Hiermee bedoel ik dat deze erg incident gedreven is en minder de focus heeft op het strategie en processen. Dat maakt dat de legal afdeling meer moeite heeft met de digitaliseringsslag.’
Noodzaak van automatisering
Jeroen: ‘Ondanks dat de digitale transformatie niet zonder slag of stoot gaat, zijn legal counsels zich bewust van de noodzaak ervan. Automatisering haalt repeterend werk weg, waardoor er meer ruimte is voor high end werk. Hierdoor wordt ook de werkdruk verminderd, wat een positieve impact heeft op het werkplezier. Heb je inmiddels honderden NDA’s beoordeeld, dan wordt dat vanzelf saai. Hierin zit weinig juridische uitdaging en voor het opstellen van dit soort simpele contracten ben je geen jurist geworden. Automatiseer je deze standaard - commodity - werkzaamheden, gemiddeld zo’n 60% van het werk, dan kun je je focussen op leuker werk. Dat is het uitgangspunt voor legal counsels om te innoveren.’
Tom: ‘Dat is ook voor de advocatuur een mooi uitgangspunt. Iedere jurist wil graag uitdagend werk doen. Neem je de pijn uit standaard werk weg, dan maak je het werk uitdagender.’ Toch wordt automatisering van repeterende werkzaamheden nog niet omarmd binnen de advocatuur. Tom vraagt zich af of dat komt doordat er met dit terugkerende werk nog gewoon geld verdiend wordt? De heren zijn het erover eens dat automatisering er juist voor zorgt dat je connectie houdt met de cliënt en dat je high end werk kunt blijven leveren. Dit zou een belangrijker argument voor het bestaansrecht van een kantoor moeten zijn dan uren schrijven. ‘Omzet volgt vanzelf als je levert waar jouw toekomstige cliënt naar vraagt,’ zo concluderen de Jeroen en Tom. Daarnaast zijn zij het erover eens dat er in de toekomst door cliënten minder commodity werk bij een advocaat neer zal worden gelegd. Dit betekent dat kantoren uit moeten kijken naar andere verdienmodellen en mogelijkheden.
Jeroen: ‘De cliënt gaat sneller in de adoptie van technologie dan advocatenkantoren. Ik zou alle kantoren willen oproepen om slimme technologie te omarmen en het als product aan te bieden. Dat voorkomt dat je cliënt zelf op zoek gaat naar iets en wellicht bij een andere partij terechtkomt.’
‘De term innovatie is aan inflatie onderheven.’
Marketing is ook innovatie
Tom: ‘Het valt me binnen de advocatuur op dat innovatie zo verschillend wordt geïnterpreteerd. Het ene kantoor vindt een digitaal model met invulvelden vernieuwend, waar een ander kantoor het digitaliseren van workflows of AI-toepassingen onder innovatie verstaat. Maar ook marketing hoort als je het mij vraagt bij innovatie. Dat begint al bij de implementatie van relatiebeheer of CRM. Kortom, de term innovatie is aan inflatie onderhevig.’ Jeroen: ‘Laten we niet vergeten dat het ook gewoon erg moeilijk is om in deze sector verandering door te voeren. Dat ligt niet puur bij de kantoren, de NOvA speelt daarbij ook een rol, evenals de regelgeving. Dat heb ik in mijn praktijk helaas ook moeten ervaren.’
Gevaar ligt op de loer
Jeroen: ‘Ik keek laatst het jaarverslag van de NOvA in. Ik zocht via ‘ctrl f’ naar het woord innovatie. Dat kwam één keer terug. Ik heb al vaak, als extern specialist, aangeboden mee te denken. Kijk naar de Vlaamse Orde. Zij hebben zichzelf de vraag gesteld: ‘Hoe kunnen we veranderen?’. Op basis hiervan is de Vlaamse denktank ‘commissie overmorgen’ opgericht. Hierin nemen een mix aan advocaten en specialisten deel; mensen met een andere blik. Duitsland, de UK en zelfs Spanje is bezig met deze vraag, maar in Nederland blijft het akelig stil. Kantoren geven vaak ‘het verlies aan onafhankelijkheid van de advocaat’ als het argument om niet te innoveren. Ik vind die onafhankelijk ook belangrijk, alleen hoeft het geen excuus te zijn om niet te innoveren. We moeten meer in mogelijkheden gaan denken.’
Krachten bundelen met de toeleveranciers van de sector; dat is volgens Jeroen en Tom de enige manier om ook de Orde in beweging te krijgen. Tom: ‘De wereld verandert en de sector moet mee. Toen de NOvA en het Ministerie voor Veiligheid en Justitie extra geld vrij maakten voor de beveiliging van advocaten, hebben wij bijvoorbeeld geïnformeerd hoe er om werd gegaan met nieuwe dreigingen op het gebied van ICT. De risico’s staan namelijk al lang niet meer enkel op de stoep, maar ook de digitale wereld kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld afpersing of de gijzeling van data. Helaas werden we met een kluitje in het riet gestuurd: er was wel “iets” voor digitale bedreiging, maar men kon, of wilde, niet goed uitleggen wat. Zonde, want voor ons gevoel blijft er nu een groot risico onbesproken.
Regulatory sandboxes
Jeroen ziet dat in andere landen innovatie successen worden geboekt in ‘regulatory sandboxes’: een soort proeftuinen waar, binnen de regelgeving, mandaat wordt gegeven om te experimenten. Dit soort initiatieven kunnen we volgens de heren ook in Nederland snel inregelen, als we maar gesteund worden. Jeroen: ‘Ook het organisatiemodel van een kantoor verdient aandacht. Maak van partners aandeelhouders en geef een kantoor vorm als een bedrijf. Met een directie én budget voor R&D. De gemiddelde reactie op een R&D budget is: ‘Waar heb je het over, daar doen ze in de advocatuur niet aan.’ Daarom zie je mensen op innovatieposities ook snel sneuvelen. Jammer, want wil je innoveren dan heb je naast goede mensen ook financiële experimenteerruimte nodig. Dit is wel echt een cruciaal verschil met bedrijven. Daar is deze ruimte wel.’
Onderzoek
Tom geeft tijdens het interview een voorproefje van het onderzoek dat de Lexxyn Groep uitvoerde onder de advocatuur naar digitaliseringsdoelen. Eén van de vragen was: ‘Hoeveel procent van de jaaromzet investeert u in IT?’ Het antwoord blijkt volgens Tom voor bijna de helft van de kantoren tussen de 3 en 4% te zijn, terwijl de accountancy 6 tot 7% en MKB-bedrijven 5% investeren. Tom gooit nog een vraag uit het onderzoek op tafel: ‘Gaat u dit budget in de toekomst aanpassen?’ De meeste kantoren zijn niet voornemens iets te veranderen aan dit bedrag, en maar een klein groepje is van plan dit budget te verhogen. Tom: ‘Dit komt doordat IT wordt gezien als kostenpost in plaats van als een kans.’ Op de onderzoeksvraag of kantoren tijd en geld vrijmaken om IT-skills bij medewerkers te ontwikkelen wordt ook vrij terughoudend gereageerd. ‘Kortom’, zo besluiten de mannen unaniem, ‘Er is binnen de advocatuur op innovatievlak winst te behalen. Links en rechts kijken naar andere beroepsgroepen, zoals legal counsels, kan daarbij inspireren.’
Over Jeroen Zweers
Jeroen heeft 25 jaar voor verschillende advocatenkantoren gewerkt, waaronder zeven jaar als Innovation Director bij Kennedy Van der Laan. De afgelopen jaren hielp hij legal departments van grote internationale corporates met hun digitale transformatie of het opzetten van Legal ops teams. Daarnaast is Jeroen initiatiefnemer van de eerste (innovatie) consultancy entiteit van een advocatenkantoor in Nederland en de 5e in Europa. Deze is helaas in 2019 op last van de toezichthouder gesloten.
In 2016 werd Jeroen uitgeroepen als één van de European legal innovators of the year door de Engelse Financial Times. Daarbij was hij de eerste niet jurist en Nederlander die deze erkenning kreeg. Hij is co-founder van Dutch Legal Tech en Vice president van de European Legal Tech Association. Momenteel helpt hij met zijn bedrijf NOUN #TheLegalInnovationAgency jurdische afdelingen en advocatenkantoren met hun innovatiestrategie.
Als laatste is hij betrokken bij een aantal AI legal tech startups: Bluetick: een AI platform om jurisprudentie onderzoek te doen, Lynn Legal : contractreview d.m.v. AI en als laatste Henchman: een AI oplossing om snel contracten te maken. Verder geeft hij inspiratie workshops en trainingen over legal innovation en de zin en onzin daarvan.
Dit artikel is ook gepubliceerd in het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech editie 2. Het volledige magazine kunt u hier lezen.
