Miranda Walburg (Beer advocaten/bestuurslid SJBN) en Gohar Chaudhry (Lexxyn Groep) geven antwoord.
Vanuit haar rol als letselschadeadvocaat weet Miranda hoe belangrijk een goede werkhouding en mentale gezondheid van medewerkers zijn. Toch ziet ze binnen de juridische sector dat de werkdruk onder jonge advocaten ontzettend hoog is. ‘Ieder jaar houdt de SJBN een enquête onder jonge advocaten. De werkdruk blijkt nog steeds schrikbarend hoog.’ Samen met Gohar gaat Miranda op zoek naar hulpmiddelen om de werkdruk te verlagen. Coaching én ICT blijken de oplossing.
Iedere jonge advocaat kent werkdruk
Miranda: ‘Ik zie dat jonge advocaten worstelen met de werkdruk. Ja, in de beroepsopleiding speelt timemanagement een belangrijke rol, maar toch blijkt het in de praktijk lastig dealen met de hoeveelheid werk. Die druk leggen ze zich enerzijds zelf op en anderzijds is het kantoor daarvoor verantwoordelijk.’ Miranda en Gohar zijn het erover eens dat iedere jonge advocaat hier tegenaan loopt. Er wordt vaak ad hoc een beroep op jonge advocaten gedaan met de verwachting dat zij daar diezelfde avond of nacht mee aan de slag gaan. Jonge professionals willen laten zien wat ze in huis hebben en dat ze altijd aan de verwachtingen kunnen voldoen. ‘Ik denk niet dat dat snel verandert,’ aldus Miranda. Zij vervolgt: ‘Maar ik geloof dat als je het praktische gedeelte goed inricht, je er beter mee kunt dealen.
Als Gohar aan Miranda vraagt wat zij bedoelt met die praktische inrichting antwoordt Miranda: ‘Het is bijvoorbeeld belangrijk dat je werk op tijd af is en dat je effectief tijd schrijft. Vraag jezelf af ‘Hoe kan ik mezelf dat makkelijker maken?’ Zorg dat je bijvoorbeeld geen termijnen mist en dat je een manier vindt om je tijd accuraat te registreren, ook onderweg. Een duidelijke planning en het gebruik van takenlijsten helpen hierbij. Technologische hulpmiddelen helpen je om dit geautomatiseerd vorm te geven. Dat zorgt ervoor dat je je tijd en focus kunt richten op de inhoud.’
Coaching
Miranda gelooft in de combinatie van coaching en technologie. ‘Gelukkig is onze generatie meer open en is het breder geaccepteerd om coaching aan te vragen. Je wilt de eerste jaren niet klagen dat je de druk niet aankunt, maar gelukkig durven we wel steeds meer hulp van een coach te vragen. Coaching is een perfect hulpmiddel om te ontdekken waar voor jou persoonlijk valkuilen liggen en om te leren je werkload te managen. Daarnaast kan ICT een deel van de druk wegnemen. Je wilt immers geen tijd verliezen met programma’s die het niet doen of documenten die je niet kunt opslaan.
‘Hoe beter het praktische is geregeld, hoe beter je je kunt focussen.’
Technologie als hulpmiddel
Gohar: ‘Technologische hulpmiddelen kunnen zeker helpen. Denk aan applicaties die je herinneren aan je termijnen en acties. Zodra jonge advocaten zich bewust zijn van welke werkzaamheden ze wanneer het beste kunnen doen, kunnen ze ook focusmomenten of juist belmomenten inplannen.’ Miranda geeft tijdschrijven als voorbeeld. ‘Advocaten moeten iedere zes minuten verantwoorden. Er wordt verwacht dat je het werk snel uitvoert en veel werk verzet. Wij zijn vorig jaar volledig digitaal gaan werken. Alles gaat zoveel sneller als documenten en data digitaal beschikbaar zijn en je snel tijd kunt schrijven. Tijdschrijven op iedere locatie met een systeem dat met je meedenkt, of een huisstijlapplicatie, helpen om je werk zoveel comfortabeler in te richten. Hoe beter het praktische is geregeld, hoe beter je je kunt focussen.’
Miranda en Gohar geven nog meer voorbeelden van applicaties die handelingen kunnen vereenvoudigen: een systeem om termijnen niet te vergeten, spraakherkenning om stukken sneller op te stellen, een tijdschrijftool om onderweg je tijd te registreren, een financieel pakket om declaraties op te maken, een CRM-pakket voor al je cliëntdata en een online werkplek om overal te kunnen werken. Gohar: ‘Software moet ervoor zorgen dat jonge advocaten snel in hun behoeften worden voorzien. ICT kun je inzetten om heel veel kleine handelingen te automatiseren. Daarbij kan ICT ervoor zorgen dat (jonge) advocaten overzicht bewaren van alles dat op ze afkomt.’
‘Het is heel gangbaar dat advocaten op zondagavond alvast hun e-mails checken. Begrijpelijk, dat zorgt voor een vliegende start op maandagochtend.’
Technologie als valkuil
Toch zien Miranda en Gohar ook een minpunt van de ontwikkelingen op het gebied van ICT. Jonge professionals werken steeds meer vanuit huis en onderweg. Dossiers kunnen altijd benaderd worden. Hierdoor zijn advocaten sneller geneigd om wat meer te werken nu de mogelijkheden er zijn. Miranda: ‘Ook daarin moet je jezelf ontwikkelen als jonge advocaat. Bewustwording van je planning en wanneer je wel en niet bereikbaar wilt zijn, is een pre. Soms moet je het werk even kunnen parkeren.’ Gohar: ‘Het is heel gangbaar dat advocaten op zondagavond alvast hun e-mails checken. Begrijpelijk, dat zorgt voor een vliegende start op maandagochtend.’ Miranda: ‘Precies, maar of dat goed is voor de mentale gezondheid van jonge advocaten?’ Miranda en Gohar zijn het erover eens dat ICT tegelijkertijd een hulpmiddel én een werkdrukmiddel kan zijn.
Miranda vindt het thuiswerken tricky. Als werknemers iedere dag op kantoor zijn, kun je ze in het oog houden. Je kunt dan als werkgever helpen en ziet het als iemand niet goed in zijn vel zit. Het risico wordt thuis groter, doordat je uit het zicht bent en je minder snel advies vraagt of overlegt. Miranda: ‘Wat wij doen, is regelmatig via Teams contact opnemen met elkaar. Dat is het grote voordeel dan weer van ICT; dat je makkelijk contact kunt houden.’
Conclusie
De conclusie van deze twee experts is dat je de ICT-hulpmiddelen die je hebt, goed moet gebruiken. Op die manier zorg je ervoor dat je overzicht hebt van wat je moet doen. Je kunt een goede planning maken, op basis van de juiste prioriteiten. Je werkt daardoor proactief en legt de focus op de inhoud van je werk. Ook adviseren zij om focusmomenten in te bouwen en dan alle communicatiemiddelen offline te zetten. Gohar: ‘Zorg dat je zelf in control bent en niet overal achteraan hobbelt.’ Miranda sluit af: ‘Zorg dat je naast focusmomenten ook tijd maakt voor wat anders, zodat je mentaal kunt uitrusten. Ook daarvoor zijn weer technologische hulpmiddelen. Zelf werk ik met een timer. Iedere 60 minuten sta ik even op en ga even bewegen. Zo blijft ik scherp en verlies ik de (declarabele) tijd niet uit het oog.’
Dit artikel is ook gepubliceerd in de eerste editie van het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech. Het volledige magazine kunt u hier lezen.
