Bij het samenvoegen van advocaten- of notariskantoren komt nogal wat kijken. Het vraagt een goede voorbereiding en het kan soms lang duren voor de echte synergievoordelen merkbaar zijn. Als kennispartner voor de juridische praktijk zien wij kantoren regelmatig samenvoegen en delen wij graag onze tips en ervaringen.
1. Informatie en dossiers samenvoegen
Als twee organisaties samengaan, kan dit ook betekenen dat alle informatie en oude dossiers met elkaar gedeeld gaan worden. De vraag is of dit altijd wenselijk is en of er delen van oude informatie afgeschermd moeten worden. Dit kan middels een rechtenstructuur op bijvoorbeeld een netwerkschijf, maar als dossiers worden samengevoegd in kantoorsoftware, is het verstandig om hulp van uw softwareleverancier te vragen.
2. Oude abonnementen controleren
Synergievoordelen worden vooral behaald omdat er bijvoorbeeld inkoopvoordelen ontstaan. U dient dan natuurlijk niet te vergeten om diensten of abonnementen die overbodig worden, op te zeggen of onder te brengen in een voordeliger contract. Houdt overigens oude domeinnamen wel aan, deze kunnen na het opzeggen namelijk geregistreerd worden door kwaadwillende en misbruikt worden.
3. Samenvoegen van de administraties
Er moeten vaak ook administraties worden samengevoegd of een hele nieuwe worden gestart. Een samengevoegde boekhouding bestaat niet alleen uit de eerder genoemde verplichtingen, maar ook uit debiteuren en onderhanden werk. Onderhanden werk van vóór de samenvoeging moet goed worden geadministreerd, zodat inkomsten op de juiste manier geboekt worden. Hetzelfde geldt uiteraard ook voor debiteuren.
4. Verantwoordelijkheid voor het archief
Wanneer de archieven samengevoegd worden, moet duidelijk blijven wie verantwoordelijk was voor de creatie van welk deel van het archief. Nu is dit met digitale informatie over het algemeen redelijk goed vast te stellen, maar door verplaatsingen kan dit al snel onduidelijk worden. Het is daarom verstandig iemand aan te stellen die als “data stuart” op kan treden, iemand die waakt over data die geen duidelijke eigenaar meer heeft.
5. Met welke software gaat u verder?
Ieder kantoor werkt waarschijnlijk met zijn eigen software. Gaat u dan samen verder met een heel nieuw pakket, of blijft u bij het oude? Als er een pakket wordt gestopt, moet de oude data worden geconverteerd naar het nieuwe of blijvende pakket. Deze conversie kan door de softwareleverancier van het te gebruiken pakket worden gedaan. Ook moet er gekeken worden naar de dossiernummering. Start er bijvoorbeeld een nieuwe nummering? Of moet de bron van dossiers nog herkenbaar zijn aan de nummering?
6. Gaat u in de cloud werken?
Ook op het gebied van automatisering moeten er keuzes gemaakt worden. Wilt u met het nieuwe kantoor bijvoorbeeld zelf investeren in hardware om uw software op te draaien, of wilt u werken vanuit de cloud en per maand betalen? Hiervoor moeten er een aantal afwegingen gemaakt worden op het gebied van veiligheid, gebruiksgemak en toegankelijkheid van de ICT-omgeving.
