Uit recent onderzoek van Lexxyn Groep blijkt dat slechts 4% van de Nederlandse advocatenkantoren volledig on premises werkt (met enkel servers in een eigen serverruimte) en dat 62,4% juist helemaal geen servers meer op een eigen locatie heeft. De rest gebruikt een combinatie van Public en/of Private Cloud diensten met nog een klein stukje serverinfrastructuur op een eigen locatie. Er is dus wat te kiezen, maar wat houden deze keuzes dan in en wat zijn de gevolgen van een bepaalde keuzerichting?
Private versus Public Cloud
Eerst even het verschil tussen Private en Public: een Private Cloud omgeving is een infrastructuur inrichting waarbij u een eigen omgeving heeft, gescheiden van andere gebruikers op het platform, vanuit een datacenter dat (in ons geval) in Amsterdam staat, en waarbij alle hardware in eigendom is van ICT Concept. De inrichting en gebruikte software is op een Private Cloud op maat in te richten voor uw kantoor.
Bij een Public Cloud omgeving staat de locatie meestal niet vast en heeft u geen eigen logisch gescheiden omgeving, maar deelt u meer functies en onderdelen met andere gebruikers dan in een Private Cloud. Uw data zal niet “vermengen” met anderen, maar door een andere technische inrichting kunnen veel gebruikers gebruik maken van dezelfde resources. Dat betekent wel dat er minder maatwerk mogelijk is dan in een Private Cloud, omdat iedereen op dezelfde manier moet werken en met dezelfde software.
U kunt er ook voor kiezen om Public en Private Cloud diensten te combineren: een Hybrid Cloud.
Private Cloud - Voor cliënt/server software
De keuze voor een ICT-infrastructuur hangt meestal samen met de keuze voor een praktijkmanagementsysteem (PMS). Als het PMS een cliënt/server structuur nodig heeft, dan is de Private Cloud een goede keuze. Zo biedt de Private Cloud van ICT Concept inmiddels onderdak aan vele honderden kantoren met de software van onze Lexxyn Groep Partners Clip Consultants (CClaw) en NEXTlegal (NEXTmatters, NEXTassyst, FORTUNA), maar ook een grote groep Van Brug gebruikers heeft inmiddels zijn weg naar onze Private Cloud gevonden.
Bij Private Cloud wordt het platform ingericht naar de eisen van de gebruiker en de gekozen software. Door onze kennis van de voornoemde PMS pakketten, weten wij exact hoe wij het platform moeten finetunen om de software zo goed en zo snel mogelijk te laten werken. Door de cloud toegang kunnen gebruikers overal en vanaf ieder apparaat veilig inloggen op hun favoriete PMS, ook als dit geen SaaS/webbased software is.
Onze Private Cloud biedt een eigen e-mail omgeving, Microsoft 365 diensten zoals Outlook, Word, Excel en Teams en een veelvoud aan handige juridische tools, zoals een PDF-editor/vergelijker. Ook heeft u een eigen centrale opslag voor data en verzorgen wij de beveiliging en back-up. Alles is geregeld in één pakket.
Voor toegang tot de Private Cloud wordt vaak gekozen voor thin clients, omdat deze goedkoper zijn en speciaal gemaakt voor toegang tot zo’n cloud omgeving, maar er kan ook prima met laptops of vaste PC’s gewerkt worden.
We vullen steeds vaker onze Private Cloud aan met diensten uit de Public Cloud: zo kunnen we bijvoorbeeld de e-mail van Microsoft 365 koppelen aan uw ICT Concept Private Cloud omgeving. Door deze mix heeft u het voordeel van de 365 omgeving, in combinatie met de zekerheid en functionaliteit van ons Private Cloud platform: een Hybrid Cloud met het beste van beide werelden.
Public Cloud - Voor SaaS / webbased software
Er is een groeiend aantal ICT Concept klanten dat werkt met een SaaS / webbased pakket zoals DMSforLegal, BaseNet, Kleos of Legalsense. Daarvoor bouwen we een passende omgeving in de Public Cloud, gebaseerd op Microsoft 365. Het PMS stelt dan namelijk minder tot geen eisen aan de ICT-infrastructuur, dus het is dan belangrijker een goede en stabiele dienstverlening op het gebied van werkplekken, e-mail en samenwerking te hebben.
Omdat er bij de Public Cloud meer werk door de werkplek zelf wordt gedaan, in plaats van door een centraal platform, wordt hier vaak gekozen voor krachtigere werkplekken, zoals laptops in plaats van thin clients, en gaat de aandacht meer uit naar het beheer, beveiliging en ondersteuning van de lokale werkplek. Data worden opgeslagen en uitgewisseld via Microsoft 365 tools als OneDrive, Teams, SharePoint en het online DMS/PMS. Omdat het Microsoft platform zo goed integreert met andere diensten, kan het als centrale ICT voorziening gebruikt worden voor bijvoorbeeld de e-mail en data opslag, terwijl de vakspecifieke functies uit het webbased PMS komen.
Techniek is geen onderscheidend vermogen meer: maar wat dan wel?
De software bepaalt dus de technische eisen, maar hoe kiest u de juiste dienstverlener? De technologie onder de cloud omgeving hoeft tussen twee ICT-dienstverleners namelijk niet veel te verschillen. Wij hebben onze zaken technisch gezien goed voor elkaar, maar onze concullega’s natuurlijk ook. Dus hoe kiest u dan tussen twee technisch vergelijkbare oplossingen?
Dan moet er meer gekeken worden naar organisatorische zaken. Bij ICT Concept hebben we het dan over onze kennis van de juridische praktijk, onze ISO 27001 en ISAE3402 Type 1 en Type 2, en ISAE 3000 certificeringen en compromisloze aandacht voor beveiliging, en de intensieve samenwerking die wij onderhouden met de PMS-leveranciers. Wij snappen de processen en taal van het juridische kantoor en stemmen onze werkzaamheden af op die van uw PMS-leverancier. Zo wordt u niet van het kastje naar de muur gestuurd bij problemen en kunt u zorgeloos gebruik maken van uw ICT.
Alles voor elkaar
Voor de verschillende clouds valt dus wat te zeggen, beide hebben voor- en nadelen. Het mixen en matchen van diensten, hardware en oplossingen, is een vak apart waardoor het goed is dat wij de perfecte mix maken voor iedere juridisch professional. Of u nou werkt met de juridische software van NEXTlegal, Clip Consultants, Epona Legal, BaseNet, Wolters Kluwer, Legalsense, Van Brug of wie dan ook: ICT Concept zorgt ervoor dat uw ICT altijd passend is geregeld.
Weten wat de best passende cloud omgeving is voor uw juridisch kantoor? Download het e-book “To cloud or not to cloud?” van Lexxyn Groep voor tips over het kiezen van uw volgende ICT-omgeving.
