Hans Barendregt - Verkoop en Marketing Directeur: Door de verregaande digitalisering is er een toenemende aandacht voor data. Een aantal jaren geleden gingen alle blogs, lezingen en artikelen in op het thema data. De focus lag op het verzamelen van zoveel mogelijk data. Vervolgens ontstond er een tendens naar de vertaling van data naar informatie. Er ontstond een realisme dat je wel veel data kon verzamelen, maar dat alleen cijfers niet genoeg was. Data werd Big Data: informatie door gerichte analyse. Inmiddels is de focus verlegd naar de beveiliging van data. Security is nu het hoofdletterwoord. Wat betekenen deze ontwikkelingen voor juristen? En hoe pas je security toe op data die buiten het directe gezichtsveld liggen?
Juristen verzamelen en produceren beroepshalve enorme hoeveelheden data. Het thema privacy en beveiliging van data is dan ook één van de hoofdthema’s voor digitaliserend juridisch Nederland. Dat hangt logischerwijs ook samen met de aard van de data die geproduceerd en verzameld wordt. Veelal gaat het om privacygevoelige informatie. Kortom: data is voor juridisch Nederland een thema, én er is sprake van een groot belang.
Voor de beveiliging van het overgrote deel van uw data – of het nu gaat om de manier waarop u data produceert, transporteert, gebruikt tijdens uw werk op kantoor of op locatie of archiveert – zijn zeer professionele en dichtgetimmerde oplossingen beschikbaar. Maar realiseert u zich dat er op de achtergrond ook veel data wordt toegevoegd aan uw documenten? Naast data produceert u ook metadata. En daar is digitaliserend juridisch Nederland zich nog niet altijd even goed van bewust. Hoe beveiligt u uw metadata?
Wat is metadata?
Zodra u een document aanmaakt, wordt er veel informatie gegenereerd zonder dat u dat merkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens als de oorspronkelijke auteur, de aanmaakdatum, het versienummer, doorgevoerde wijzigingen en zelfs verwijderde tekst. Deze informatie bij elkaar wordt ook wel ‘metadata’ genoemd. Metadata is dus informatie die op de achtergrond wordt aangemaakt terwijl u aan een document werkt. En daar steekt meteen het risico de kop op. Metadata kan leiden tot een ernstige schending van de geheimhoudingsplicht als die buiten uw organisatie terechtkomt. Was u zich hiervan bewust? Wordt metadata in uw organisatie correct beveiligd?
Hoe metadata beveiligen?
Evenals dat er voor het beveiligen van uw data professionele oplossingen zijn, is dit ook voor de beveiliging van uw metadata het geval. U kunt uw werk dus beveiligen en uw organisatie beschermen tegen de ernstige financiële gevolgen en imagoschade na een metadata-breuk. Binnen beschikbare oplossingen is het mogelijk om centraal de instellingen voor het automatisch verwijderen van metadata te beheren. Met één muisklik verwijdert u metadata uit uw document. Of u kunt ervoor kiezen dat de metadata automatisch wordt verwijderd of bewerkt voordat een document de organisatie verlaat, bijvoorbeeld via e-mail.
Kijk dus niet alleen naar de zichtbare onderdelen van databeveiliging, maar ga ook na of er terreinen zijn waar op de achtergrond (meta)data wordt gegenereerd. U vraagt zich af welke tools er beschikbaar zijn om uw metadata te beveiligen? BigHand Scrub, de allereerste tool waarmee u metadata kunt beheren en verwijderen en die u zeggenschap geeft over uw documentinformatie. U bestelt BigHand Scrub eenvoudig via ICT Concept, de exclusief BigHand partner voor de Nederlandse markt. Bel 088 002 84 82 of mail naar sales@ict-concept.nl.
