Taco van Bennekom - Consultant Devoon: Dit jaar hebben de notarissen (sommigen met pijn in het hart) afscheid genomen van hun “oude” repertorium. Het digitale repertorium is een feit. Het repertoriumboek gaat nog één laatste keer naar de belastingdienst en daarmee heeft het haar leven mooi afgesloten. Wat mij betreft een zeer mooi moment in het digitale leven van de notarissen in Nederland, maar is dat het einde van de digitalisering? Kort en goed: Nee. Nog lang niet zelfs. Ten minste, niet als het aan mij ligt.
Voordat ik mijn uiteindelijke draai gevonden heb aan de ICT-zijde van het notariaat, heb ik enkele jaren gewerkt als kandidaat-notaris. Tijdens mijn jaren in de loopgraven ben ik altijd een groot voorstander geweest van digitaal werken. Niets mooier dan een dossier van maar een paar millimeter dik (alle correspondentie wordt ingescand en in het dossier opgeslagen). Of denk aan recherches die direct in je dossier terecht komen én uiteraard verwerkt worden op de bewuste cliëntkaart. Voor veel kantoren is dit al lang geen fantasie meer. De techniek is er. De vraag die zich vervolgens opwerpt is: kan er dan nog meer?
Natuurlijk kan er nog veel meer. Denk hierbij aan een volledig digitale akte. Een akte die is ondertekend door de notaris met zijn digitale handtekening en die door die cliënt is ondertekend met een persoonlijke code. Hoewel het technisch al mogelijk is, zal er ook een wijziging in de wetgeving nodig zijn. De ervaring leert dat dit een proces is wat meer voeten in de aarde heeft dan het ontwikkelen van de techniek. Dit neemt wat mij betreft niet weg dat de digitale akte wel waarde heeft voor de toekomst.
Houdt dit in dat de ontwikkelingen in de tussentijd stilstaan? Uiteraard niet. Hiervoor sprak ik over het geautomatiseerd verwerken van recherches in je kantooradministratie. Mooi systeem, maar het blijft wel eenrichtingsverkeer. Het is natuurlijk ook mooi als de informatie van de notaris ook bij de diverse instanties terecht komt. Het digitale repertorium is daar een voorbeeld van.
Uiteraard zijn er veel meer registers die het notariaat kan en moet vullen. Denk hierbij aan het handelsregister. Van veel rechtspersonen is de informatie al beschikbaar bij de notaris. Het hoeft alleen nog maar (het liefst geautomatiseerd) bij de Kamer van Koophandel terecht te komen.
Hoe kan Devoon u hierbij helpen? Vanuit Devoon zijn wij constant op zoek naar mogelijkheden om uw notariële leven makkelijker te maken én om er voor te zorgen dat uw kantoor efficiënter kan werken. Het online registreren is hier een belangrijk onderdeel van. Mocht u hier nog vragen over hebben, aarzal dan niet om eens contact met ons op te nemen.
