In 2012 organiseerde de KNB het congres ‘De notaris in het digitale tijdperk’ en was ik als kandidaat notaris één van de deelnemers aan een discussie over het gebruik van Social Media. Eén van de andere sprekers tijdens dat congres, was Martijn Aslander: zelfbenoemd stand-up filosoof. Hij vertelde over de ongekende mogelijkheden van technologie en hoe we als mens beter, efficiënter, maar vooral slimmer kunnen werken.
Schermstress
Het is een aanrader om Martijn te volgen. Hij heeft zoals hij zelf zegt “zelden gelijk, maar meestal wel een punt”. Hij zet je aan het denken en stimuleert je om buiten de gebaande paden te gaan. Een paar weken geleden publiceerde Martijn een nieuwe blog waar ik door getriggerd werd. Een artikel over schermstress.
Iets waar wij als kenniswerkers allemaal regelmatig last van hebben. Zeker als u op een kantoor werkt waar men gebruik maakt van een best of breed oplossing, dan is de hoeveelheid aan applicaties eindeloos. Een applicatie voor DMS, voor urenschrijven, voor declareren, voor jurisprudentie etc. en daarnaast nog de Office applicaties, zoals Outlook en Word. Een woud aan toepassingen die u allemaal op dat ene beeldscherm moet gebruiken: schermstress!
Alles-in-een oplossing
Eén van de oplossingen hiervoor is het werken met een alles-in-een oplossing, zoals NEXTmatters. Een totaaloplossing waarin alle kernfunctionaliteiten zijn gebundeld. Daardoor hoeft u niet te werken met tig schermen, maar kunt u de belangrijkste functionaliteiten zoals documentproductie, declareren en urenschrijven vanuit één helder overzicht gebruiken. Weg met de spreekwoordelijke bomen en minder schermstress.
Een ander groot voordeel van het gebruikmaken van een alles-in-een oplossing, is dat je data niet hoeft te copy-pasten van de ene naar de andere applicatie. Dit zorgt voor minder frustraties bij medewerkers, vermindert de kans op fouten en verhoogt de productiviteit.
Digitale fitheid
Een tweede manier om schermstress terug te dringen, is het werken aan digitale fitheid. Als het gaat om werken op een computer, dan verliezen we veel meer tijd dan we denken aan de interactie met de user-interface van de computer; het switchen tussen verschillende applicaties en overzichten.
Uit het onderzoek wat Martijn in zijn blog aanhaalt, blijkt dat hoe meer informatie we tegelijkertijd kunnen overzien, des te minder ons brein heen-en weer hoeft te schakelen en onze handen moet aansturen op muis- en toetsenbord bewegingen te maken. Voor professionals die vaak meer dan vier uur per dag achter een beeldscherm zitten, scheelt dit aanzienlijk.
Eén van de redenen dat wij bij NEXTlegal vaak met twee of zelfs drie schermen werken. Het zorgt ervoor dat we meer overzicht hebben en daardoor minder tijd en energie kwijt zijn aan het schakelen tussen verschillende schermen en applicatie.
Investeren
De tip van Martijn is dan ook: “Het belangrijkste dat werkgevers zich moeten realiseren is dat hun medewerkers kennis- en informatiewerkers zijn. En dat hun gereedschap bepalend is voor de kwaliteit en de kwantiteit van hun output. En dat een investering van een paar honderd euro per werknemer zich heel snel terugbetaald.”
Uit ervaringen kunnen wij ons alleen maar aansluiten bij deze tip van Martijn: zorg dat medewerkers met een groot scherm, of met twee schermen kunnen werken, zodat ze meer overzicht en dus minder schermstress hebben.
Kunnen we u helpen?
Kunnen we u helpen bij het verbeteren van de digitale fitheid van uw kantoor? Bijvoorbeeld met onze alles-in-een-oplossingen NEXTmatters (advocatuur) en NEXTassyst (notariaat) of met het verbeteren van digitale vaardigheden? Laat het ons weten. Wij helpen graag!
