Dimmen Wesdijk - Managing Director Helder Telecom & ICT: Veel kantoren die ik ken maken gebruik van de dienst ‘telefonisch vergaderen’, van bijvoorbeeld KPN. Het kost een gemiddeld kantoor al snel gauw 1500 euro per jaar om via een 0900- of 084-nummer een vergadering op te zetten. Hier kunt u veel op besparen, zonder in te boeten aan functionaliteit. Het geheim van goedkoper telefonisch vergaderen wordt eindelijk onthuld.
Waarom telefonisch vergaderen?
In plaats van het organiseren van een fysieke afspraak ergens op locatie, kiezen steeds meer kantoren ervoor om een telefonische vergadering te beleggen. Er zijn legio redenen om even een half uurtje de koppen bij elkaar te steken. Denk aan: een korte status-update, een evaluatie, even iets afstemmen of het vergaren van extra informatie rondom een zaak. Hiervoor is het plannen van een ‘echte’ afspraak op kantoor niet altijd even makkelijk te realiseren. Bomvolle agenda’s en onbereikbare betrokkenen zijn vaak de oorzaak. En is er dan eindelijk een afspraak gepland, wordt er gevraagd deze te verzetten of stropt het verkeer en begint het circus weer van voren af aan. Een veel voorkomend frustratiemomentje.
Ook wordt persoonlijk vergaderen niet altijd - door zowel juridische professionals als cliënten - als efficiënt ervaren. We hebben het namelijk allemaal druk, druk, druk. Er wordt tijdens persoonlijke afspraken wat ‘gekeuveld’, een extra bakje koffie gedronken en gevraagd naar de kinderen. En dat kost tijd. Natuurlijk is het goed om af en toe tijd vrij te maken voor de mens achter de zakelijke relatie, maar het is gewoonweg niet altijd wenselijk. Voor een telefonisch vergadermoment krijg je betrokkenen sneller opgetrommeld. Een half uurtje op de eigen werkplek - of onderweg - is sneller gepland dan een afspraak van een tot twee uur, reistijd meegerekend. Daarnaast is telefonisch vergaderen veel beter voor het milieu, de auto blijft immers staan. Maar ook nemen mensen tijdens een telefonische vergadering sneller beslissingen. Dus ik pleit, net als veel kantoren en cliënten, voor meer ‘remote’ gesprekstijd. U werkt sneller en komt tegemoet aan de wensen van de drukke agenda van de cliënt en andere betrokkenen.
Hoe werkt telefonisch vergaderen?
Veel organisaties maken hiervoor gebruik van een eigen vergadernummer, vaak een 0900- of 084-nummer, aan te vragen via de telefonieaanbieder. Dit nummer sturen zij als host naar alle betrokkenen per sms of e-mail. Deelnemers bellen in via dit nummer en geven een pincode in. Als alle deelnemers zijn aangemeld, gaat de host via de vaste of mobiele telefoon van start. Naast het gebruik van (mobiele) belkosten betaalt u ook voor het belverkeer naar dit nummer. Dubbele belkosten dus.
Kan het goedkoper?
Ja, tot wel 80%. Een online ‘in house’ alternatief via de telefooncentrale van een telecomadviseur kan uitkomst bieden. Met een dergelijke dienst bent u tot hetzelfde in staat en ziet u via een portal de status van uw vergadering in. Overzicht van aangemelde deelnemers, opnemen, uitbreiden met video zoals Skype for Business, veilige lijnen; de mogelijkheden zijn erg uitgebreid en blijven in ontwikkeling. Alleen dan tot wel 80% goedkoper, ook bij grote groepen deelnemers aan vergaderingen. Vraag eens een adviesgesprek aan bij een bewezen telecom partij.
Bel ze!
