Eugene Haarmans - Commercieel Directeur Clip Consultants: Er moet me iets van het hart, iets waar ik in de praktijk regelmatig tegenaan loop. Waarom zijn sommige advocatenkantoren niet bereid om een paar tientjes per maand te betalen voor een goed softwaresysteem, dus voor kwaliteit en effectiviteit? Als ondernemer betalen we bijvoorbeeld ook een paar tientjes per maand om alleen maar een bankrekening te mogen hebben. En dat doen we gewoon, zonder te morren en zonder veel te vergelijken. Maar voor een ICT-oplossing vinden we het snel teveel geld. Best absurd als je er zo over nadenkt.
‘Total cost of ownership’
Er ligt een schone taak voor ons als ICT-specialisten. We moeten onze klanten en prospects niet alleen de allerbeste technologische oplossingen bieden; we moeten ze ook helpen inzien dat de bijbehorende investeringen zichzelf razendsnel terugverdienen. Soms wil ik wel eens zeggen dat een bepaalde oplossing helemaal niets kost, vanwege het simpele feit dat de meerwaarde in efficiency veel hoger is dan de licentiekosten. Vrijwel elke branche hanteert de term ‘total cost of ownership’ waarbij men simpelweg kijkt naar de balans tussen kosten en opbrengsten van een bepaalde aanschaf. Voor investeringen in ICT zou toch exact hetzelfde moeten gelden?
Shoppen
Het uitgebreid vergelijken van aanbieders helpt natuurlijk om een overtuigde en slimme keuze te kunnen maken. Maar zorg dan wel dat u appels met appels vergelijkt. Zo komt u al een heel eind als u de basisfunctionaliteiten vergelijkt en nagaat wat u extra moet aanschaffen om het perfect werkend te krijgen. Uw systeembeheerder kan u daarbij prima adviseren. En ga zeker ook eens bij uw collega-advocatenkantoren kijken. Welk pakket gebruiken zij? Hoe werkt het in de praktijk? Wat is hun ervaring? Wat zijn de plus- en de minpunten? Deze vragen betreffen dan zowel het systeem als de leverancier ervan.
Gebruikers en hardware
Een investering in alleen een systeem is natuurlijk niet voldoende. De mensen die er dagelijks mee werken, moeten er prettig en effectief mee uit de voeten kunnen. Er zijn goede opleidingen en workshops die uw medewerkers helpen het beste uit uw softwarepakket én uit zichzelf te halen. Een onmisbare factor in succesvolle bedrijfsvoering. Maar kijk ook eens naar de hardware. Soms zie ik nog oude pc’s staan waarvan ik zeker weet dat ze vertragend en frustrerend werken. Door de context van het softwarepakket (gebruikers en hardware) te optimaliseren, schiet het rendement van uw investeringen omhoog.
Bouwsteen voor de toekomst
Mijn advies: maak de keuze van uw softwarepakket onderdeel van uw bedrijfskoers en kijk daarom verder dan alleen de behoefte van dit moment. Hoe ga ik de toekomst in, hoe ga ik mijn processen sturen en monitoren en welke rapportages heb ik daarvoor nodig? Hoe beheer ik mijn digitale dossiers en hoe vind ik documenten het snelst terug? Hoeveel tijd wil ik winnen en hoe wil ik de kwaliteit van mijn dienstverlening verbeteren? En: welk systeem ondersteunt me in de breedte zodat ik niet overal een aparte oplossing voor hoef aan te schaffen? Het zijn veel vragen, maar het is echt niet heel moeilijk om er goede antwoorden op te krijgen.
Ik wens u veel succes en wijsheid met het maken van uw keuzes. Desgewenst helpen wij u er uiteraard graag bij. Mail me dan gerust op eugene@clipconsultants.nl.
