In de Verenigde Staten krijgt nieuwe wet- en regelgeving rondom digitale vaardigheden en veilige digitale communicatie volop de aandacht. Begin Mei vaardigde de ABA (American Bar Association) nieuwe ethische richtlijnen uit voor de juridische sector. Twee opvallende aandachtspunten zijn het gebruik van onversleutelde communicatiekanalen (zoals e-mail en social media) en gebrekkige digitale vaardigheden. Conclusie: de jurist is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van zijn of haar digitale vaardigheden. Een gebrek of onjuist gebruik kunnen leiden tot een ethische overtreding.
Jurist verantwoordelijk voor veilige communicatie
Het eerste punt van aandacht heeft te maken met veilig communiceren. De nieuwe richtlijnen geven een realistisch beeld van de nieuwe digitale omgeving: nieuwe kanalen, nieuwe apparaten en veranderende klantvraag. Dat brengt ook een nieuwe verantwoordelijkheid met zich mee.
Juristen moeten per situatie in staat zijn in te schatten of onversleutelde communicatie passend is of dat er gebruik moet worden gemaakt van een versleuteld systeem. Ook dient de jurist kennis te hebben van de kans op het onderscheppen van gevoelige data, mogelijke maatregelen en de gebruiksvriendelijkheid van systemen voor de cliënt.
Gebruik van social media
Maar liefst 47 pagina’s van de nieuwe richtlijn gaan in op passend gedrag bij gebruik van social media en online platformen. Heel in het kort komt het erop neer dat de jurist zich online onberispelijk dient te gedragen, net zoals dat offline gewoon is. Interessant is dat het document ook ingaat op de technische competenties van juristen bij gebruik van social media. Niet in de zin van richtlijnen, maar als plicht. Een jurist dient dus aan bepaalde technische competenties te voldoen. Punt.
Daarnaast gaat het stuk ook in op situaties waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling. Ook daarin maakt de nieuwe richtlijn geen onderscheid tussen wat offline altijd al (on)aanvaardbaar is en wat online gepast en ongepast is.
Digitale vaardigheden voorkomen ethische overtreding
Een gebrek aan kennis van Microsoft Office? En vervolgens toch de uren in rekening brengen? Volgens de ABA richtlijnen is dat een ethische overtreding. Gebrekkige kennis van systemen die nodig zijn voor het dagelijkse werk wordt in de nieuwe richtlijn keihard afgestraft. En dan gaat het niet om ingewikkelde systemen of programma’s, maar om praktijk management software, document management software (DMS), facturatiesoftware, e-mail, het aanbrengen van wijzigingen in PDF documenten en Microsoft Office Suite (Microsoft Word in het bijzonder). Ook het maximaliseren van de omzet door het inefficiënt toewijzen van taken wordt afgekeurd.
De nieuwe richtlijn sluit aan op de veranderende digitale omgeving van jurist en cliënt. Nieuwe regels en richtlijnen hebben invloed op de omgeving van de jurist; op de systemen op het gebruik daarvan. Wat dat in de praktijk betekent? Nieuwe werkwijzen, anders omgaan met de cliënt en communicatie en vaardigheden afstemmen op de digitale realiteit.
Die digitale realiteit brengt met zich mee dat bewustwording en verantwoordelijkheid bij de jurist ligt; niet puur bij de ICT-collega of afdeling. De jurist dient zélf kennis van systemen te hebben, te zoeken naar manieren om efficiënter te werken en bewust te zijn van veilige en onveilige werkwijzen.
Van Amerika naar Nederland
Zijn deze richtlijnen voor Nederlandse begrippen compleet nieuw? Dat valt mee. Ook door de Orde van Advocaten zijn richtlijnen opgesteld waarin digitale vaardigheden en online gedrag zijn vastgelegd. In de richtlijnen staat waar een advocaat aan moet voldoen. Het dient als kader, want tot nog toe is er nog niemand op het matje geroepen om zijn of haar beperkte digitale vaardigheden.
Of kunnen we stellen dat er nog nooit iemand op het matje is geroepen omdat de jurist anno 2017 volledig op de hoogte is en digitaal vaardig? “Veel juristen, en dan in het bijzonder de digitale generatie, zijn zeker digitaal vaardig. Al zullen er in deze groep ook personen zijn die nog handmatig wijzigingen doorvoeren in Word en niet alle functionaliteiten kennen.” aldus Ben van Hengstum, directeur van Lexxyn Groep. “Maar er is ook een generatie voor wie de digitale omgeving onbekend terrein is. In bepaalde gevallen wordt dat gezien als een soort statussymbool. Daar heeft iemand dan zijn personeel voor.”
De partners van de Lexxyn Groep bieden zowel qua kennis als qua oplossingen handvatten voor digitale vaardigheden. “Onze consultants zitten bij onze klanten om digitale kennis te delen. Welke functionaliteiten zijn relevant voor het werk van een juridisch medewerker of de advocaat zelf? Daar adviseren zij in. Ook merken ze optimalisaties in de digitale omgeving op om processen efficiënter te maken en het werk te vergemakkelijken.” En daarmee raken ze een heikele kwestie: uren factureren versus efficiëntie maximaliseren. Die omschakeling is zeker ingezet, maar heeft nog een aantal jaren nodig om de hele sector efficiënt en kosteneffectief te laten werken.
Andere partners ontwikkelen in eigen beheer praktische oplossingen, bijvoorbeeld voor versleuteld e-mailen en delen van bestanden, of het eenvoudig genereren van juridische overeenkomsten. Of denk aan slimme communicatieoplossingen, klantenportals en software om werkprocessen efficiënter in te richten en taken toe te wijzen.
Wat is uw digitale status?
Uw digitale status bepalen is zeker een zelfonderzoek waard. Kent u versleutelde alternatieven voor de standaard e-mail? Kent u de technische termen van social media en bent u in staat te beoordelen of een klantenportal zowel veilig is als gebruikersvriendelijk? Bent u op de hoogte van slimme technieken in Word of Excel en heeft u voldoende kennis van managementsoftware om taken efficiënt toe te wijzen op kantoor? Het zijn maar een paar reflectievragen, simpele vragen ook. Is uw eerlijke antwoord: “Geen idee”? Dan wordt het tijd voor een kennisgesprek met het Account Team van de Lexxyn Groep. Want voor alle bovenstaande vragen is inhoudelijke kennis én een betrouwbare, werkbare en veilige oplossing binnen handbereik.
Bronnen:
- New Guidelines: ABA On Email And NYSBA On Social Media
- Not competent in basic tech? You could be overbilling your clients—and be on shaky ethical ground
