Wij vermoeden dat u zich liever bezighoudt met de zaken die er werkelijk toe doen, zoals uw cliënten, dan dat u zich druk wil maken over randzaken zoals de huisstijl of administratie. Vaak gehoorde frustraties bij advocaten, zijn de foutgevoeligheid bij het maken van nieuwe stukken, maar ook zouden zij het opmaken van stukken, graag beter en sneller willen zien. De meeste advocaten geven aan eigenlijk het grootste deel van het proces te willen automatiseren. Wij adviseren ze dan om te kijken naar “Document Assembly”.
Wat is Document Assembly?
Document Assembly is het (automatisch) samenstellen van een stuk op basis van standaard modellen, slimme vragenlijsten en al bestaande stukken informatie uit andere systemen. Veel mensen denken dat dit volautomatische systemen zijn waar geen variabelen of handmatige aanpassingen in kunnen worden doorgevoerd. Dit resulteert erin dat veel advocatenkantoren nog steeds ieder stuk apart opstellen of gebruikmaken van duizend-en-één verschillende tools die niet op elkaar inspelen.
Daarop volgt dat de huisstijl niet altijd overal op de juiste manier, of zelfs helemaal niet, wordt doorgevoerd. Men probeert vaak stukken tekst uit oude stukken her te gebruiken door te kopiëren en te plakken. Dit levert vaak alleen maar meer problemen op, omdat er ergens een cliëntnaam wordt vergeten te vervangen, of een niet van toepassing zijnde clausule per ongeluk wordt mee gekopieerd. Hierdoor ben u langer bezig met de opmaak van uw stukken, dan met het voorbereiden van uw pleidooi.
Hoe moet het dan wel?
Gelukkig zijn dit, zoals we eerder al noemde, misvattingen. Er zijn namelijk voldoende opties om in een paar stappen de meest complexe stukken te maken en automatiseren. Tegelijkertijd voldoen deze altijd aan uw huisstijl, zijn gegeneerde stukken makkelijk te bewerken, en de modellen eenvoudig te beheren. Bovendien hoeft u zich geen nieuw pakket eigen te maken, omdat bijvoorbeeld LegalWord 100% integreert met Word en Office 365.
Omdat de meeste stukken die een advocaat maakt altijd nog maatwerk vragen, is het zaak de juiste balans te vinden tussen het automatisch genereren van een goed startpunt in de juiste huisstijl, en het in kunnen voeren van het juiste maatwerk middels slimme vragenlijsten. Er zijn inmiddels vele standaard contractgeneratoren die 1000 keer hetzelfde contract kunnen produceren, maar u weet dat het altijd gaat om de details, en dat deze per cliënt weer anders zijn.
Dit is waar LegalWord het onderscheid maakt: u heeft zelf (met hulp van onze consultants) de controle over het startpunt, de modellen, en over welke informatie via vragenlijsten nog ingevuld moet worden. U kunt vervolgens in Word zelf de puntjes op de i zetten en het stuk volledig naar uw hand zetten. En door de kracht van Office 365 kunt u zelfs workflows gebruiken om het stuk met collega’s te reviewen en archiveren.
Voor en door juridische professionals
Dankzij onze jarenlange ervaringen en vele samenwerkingen met advocatenkantoren, zijn wij expert in het automatiseren van informatiestromen binnen uw vakgebied met gebruik van LegalWord. Samen met onze partner Documentaal hebben we complete sets modellen opgesteld die direct klaar zijn voor gebruik. De beschikbare modellen zijn dagvaardingen, processtukken, conclusies en overeenkomsten. Juist die zaken die u of uw kantoor over het algemeen de meeste tijd kosten. En zoals we in de titel al zijn begonnen: dat wilt u juist niet!
The proof is in the pudding: stuur ons uw model
Wij kunnen hier mooie papieren beloften doen, maar we laten liever zien wat LegalWord voor uw kantoor kan betekenen, en bovenal opleveren. Stuur ons een voorbeeld van een contract of model dat u nu gebruikt, en wij laten u vrijblijvend op basis van dit model zien, hoe dit geautomatiseerd kan worden, en middels een geautomatiseerde workflow binnen uw kantoor gedeeld en gereviewed kan worden. Mail uw model naar sales@epona.com, dan gaan wij voor u aan de slag.
