De knappe koppen van Epona Legal beseften zich dat om informatie optimaal voor je te laten werken, het geen enkele beperking mag hebben. Dus geen lock-in in de silo of cloud van een leverancier. Medewerkers moeten de keuzevrijheid hebben om zelf te kiezen met welke applicaties ze hun informatie willen inzien.
Omdat de meeste organisaties al geruime tijd werken met Microsoft 365 tools zoals Outlook, Word, Excel en Teams voor hun dagelijkse werkzaamheden, is het logisch om hun dossiers en data in hun eigen Microsoft 365 op te slaan en te beheren. Zo halen ze het maximale uit hun Microsoft 365 investering door meer gebruik te maken van wat ze al hebben, en dus geen tijd (en geld) meer hoeven te steken in externe systemen om hetzelfde te bereiken.
Met Epona’s DMSforTeams krijgt u de flexibiliteit en efficiëntie om informatie in te zien, te bewerken en om samen te werken zoals het u uitkomt: met een native applicatie binnen de eigen Microsoft 365 omgeving.
Bekijk, werk samen en deel DMS data native in Teams met DMSforTeams
We vroegen Ed Bergstrom, Director of Channel Sales bij Epona USA - en veteraan op het gebied van DMS en informatie management vraagstukken voor de juridische praktijk - wat DMSforTeams betekent voor advocatenkantoren en Corporate Legal afdelingen.
Ed: “Toen Covid uitbrak, en medewerkers massaal thuis moesten gaan werken, besefte men al snel dat wat ze nodig hadden vooral snelle toegang tot informatie, en de mogelijkheid om samen te werken op afstand waren. De meeste organisaties hadden Microsoft 365 al, dus werd Microsoft Teams een logische keuze.
Volgens Microsoft gebruiken sinds Covid uitbrak al meer dan 250 miljoen actieve gebruikers Microsoft Teams. Dat kon alleen omdat Microsoft bijzonder veel aandacht heeft voor Security in Microsoft Teams.”
Epona Legal heeft DMSforTeams ontwikkeld: hiermee kunnen kantoren en organisaties eenvoudig en veilig samenwerken met alle data in hun DMS, vanuit hun vertrouwde Teams applicatie. Alle data blijft keurig in de eigen Microsoft 365 omgeving, wat volledige grip en controle op de beveiliging van de data geeft. Omdat DMSforTeams een native applicatie voor Teams is, werkt het bovendien ook op ieder apparaat of browser dat Teams ondersteund.
Voordelen voor zowel medewerkers als beheerders
Behalve voor medewerkers, heeft DMSforTeams ook belangrijke voordelen voor beheerders volgens Ed: “De voordelen voor medewerkers zijn duidelijk: eenvoudige toegang, alle informatie in één overzichtelijke Teams app of interface naar keuze, eenvoudig samenwerken en zelfs informatie delen met externen (zoals een ander advocatenkantoor of cliënt) via Teams Shared Channels.
Voor beheerders hebben we een ander belangrijk probleem opgelost: de wildgroei aan netwerk shares! Het beheren van een snel groeiende bak ongestructureerde data op netwerkschijven, en het bijbehorende rechten- en toegangsbeheer, is anders een enorm tijdrovend karwei.
Daarnaast hebben medewerkers normaliter hulp nodig van de beheerders om een netwerk map of schijf aan te maken, rechten goed te zetten en toegang te krijgen, maar gebruikers kunnen nu, door zelf een SharePoint bibliotheek of Teams kanaal aan te maken, dit allemaal zelf regelen. De beheerder weet echter zeker dat de data veilig staat, want alle data blijft binnen de eigen 365 tenant en volgt automatisch de eigen governance regels die gelden op de tenant. Dit bespaart dus veel tijd, en werkt als vangnet op het gebied van compliancy en digitale veiligheid.”
Meer weten over DMSforTeams? Ga naar www.epona.com/dmsforteams
