Ons uitgangspunt is dat alles van een dossier toegankelijk en vindbaar moet zijn, voor iedereen. Wel zo makkelijk als een collega advocaat bijvoorbeeld op vakantie is. Dus 1 centrale plek per dossier, met álles erin.
De belangrijkste functionaliteiten én voordelen hiervan zijn:
1. Gestructureerde opslag en toegankelijkheid van documenten
Er komt dagelijks een enorme hoeveelheid informatie op u af. Via e-mail, telefoon, post enzovoorts. Als advocatenkantoor produceert u bovendien zelf ook nog eens een hoop informatie. Grote kans dat u het overzicht kwijtraakt. Hier biedt een DMS direct toegevoegde waarde, door zo effectief mogelijk om te gaan met deze stromen van informatie. Een DMS is zo ingericht dat alles wordt opgeslagen op één centrale plek per dossier, met álles erin. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Dat scheelt enorm veel tijd.
2. Razendsnel zoeken én vinden
Stel, u bent op zoek naar een soortgelijke zaak als waar u nu mee bezig bent. Wanneer was die zaak ook alweer en wat was de uitkomst? U heeft honderden documenten en e-mailberichten in de database staan, maar u bent op zoek naar slechts één - of enkele - zeer specifieke documenten. Met ‘Full Text Search’ heeft u snel de gezochte documenten met één - of enkele - zoekcriteria snel op een rijtje. Of het nu om een Word-, Excel-, of PowerPointbestand gaat, om een e-mail of pdf: elk document staat in een handomdraai tot uw beschikking.
3. Versiebeheer
Vaak heeft iedereen een eigen manier van het bewaren van (versies) van documenten. Daardoor worden zaken soms ten onrechte overschreven en weet niemand meer wat nu de laatste versie was. Door gebruik te maken van de functionaliteit ‘versiebeheer’ worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Gebruikers kunnen zo altijd zien wat de status en laatste versie van een document is.
4. Documenthistorie
Een groot voordeel van versiebeheer is dat u per document direct kunt zien wat ermee gebeurd is. De voorgaande opgeslagen versies staan er namelijk gelijk onder. Door eenvoudigweg door de versies te scrollen, kunt u vaak al direct zien wat er veranderd is.
5. Snel inzien van documenten in dossiers
Het lijkt een kleinigheidje, maar stiekem is het heel handig: door langs de documenten in uw digitale dossier te scrollen, kunt u direct zien wat erin elk document staat. Vaak weet u dan al meteen of dát het document is wat u zocht.
6. Lagere kosten, hogere productiviteit
Doordat alles gemakkelijk en snel digitaal opgeslagen kan worden, verdwijnt de noodzaak van een fysieke archiefruimte. Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk. Bovendien bespaart het veel tijd en geld met betrekking tot het opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten.
De tijd voor het opslaan en opzoeken van documenten, wordt op deze manier sterk teruggebracht. U heeft sneller de juiste informatie beschikbaar die nodig is om beslissingen te nemen. Door de dagmappenstructuur kan efficiënter samengewerkt worden waardoor zaken sneller en kwalitatief beter uitgevoerd worden.
7. Gemakkelijker digitaal procederen
DMS is volledig geïntegreerd met de Microsoft Office producten, waardoor alle digitale bestanden vanuit Outlook en Word direct beschikbaar zijn. Met het direct en automatisch tijdschrijven zorgt u voor een sluitende urenadministratie.
8. Gemaakt voor advocaten(kantoren)
Last but not least: ons DMS is 100% specifiek ontworpen voor advocaten. Door onze jarenlange ervaring in de branche weten we hoe de werkprocessen eruitzien. We kennen onze klanten en hun behoeften.
CCdms is het overwegen absoluut waard. Bovendien zijn de kosten (en de duur van de implementatie) niet te vergelijken met die van de reguliere systemen.
Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan ook onze demo:
Een paar quotes van onze klanten over CCdms:
“Wij hebben het DMS nu bijna een jaar in gebruik en zijn er super tevreden mee. Bijvoorbeeld tijdens de vakantievervangingen is het zoveel makkelijker om een praktijk waar te nemen, omdat alles in het DMS staat en je heel snel en gemakkelijk e-mail kunt doorzoeken”.
Pieter Krop Kroes Advocaten
“Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken we nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief”.
P. van Zandbergen Defenz Advocaten
Dit artikel is ook gepubliceerd in de eerste editie van het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech. Het volledige magazine kunt u hier lezen.
