Eens in de zoveel tijd komt er iets nieuws op de markt waarbij je al snel aanvoelt dat het de manier waarop we de dingen altijd deden wel eens radicaal zou kunnen veranderen. En die nieuwe technologie heeft dan al snel zijn evangelisten en zijn tegenstanders. In dit blog wil ik stilstaan bij Document Assembly, of Document Automation, in de advocatuur en welke overeenkomsten ik zie met de opkomst van de elektrische auto.
Duurzaam werken
We maken al jaren overeenkomsten en stukken, waarom moet dat opeens anders? De reden is simpel. We verbranden en vernietigen een kostbaar bezit met de oude werkwijze: tijd. De meeste mensen snappen wel dat het niet houdbaar is om fossiele brandstoffen de atmosfeer in te pompen en daarmee onze tijd op aarde te verbranden. Zo zien ook steeds meer advocaten in dat de tijd die ze nu kwijt zijn aan het opstellen van overeenkomsten, ook aan betere dingen besteed kan worden.
Toch blijven er auto’s met een verbrandingsmotor verkocht worden, en heeft de elektrische auto nog steeds tegenstanders. Alsook dat nog niet elke advocaat zijn stukken met automatisering opstelt.
Ik schrijf dit niet om stikstofdiscussies te voeren of om over de milieu-impact van de productie van accu’s te debatteren. Ik trek een voorzichtige conclusie over de adoptie van innovatie: het is niet voor iedereen, en dat is oké.
Vroeger was alles beter
Vroeger, toen de Batavieren nog met zijn vijven waren, was het allemaal veel makkelijker natuurlijk. Je moest een overeenkomst opstellen, je kopieerde de vorige die je had gemaakt (want die was goed), veranderde de naam van de cliënt, en klaar. Dat het document daarna nog 50 keer op en neer moest omdat er iemand toch ergens een naam, KvK-nummer, uitsluiting of passage had gemist, vervelend maar dat was nou eenmaal zo.
En net als dat er bij auto’s mensen zijn die geen afscheid willen nemen van het ronken van de motor, de handgeschakelde bak, “de emotie missen” bij de auto, om nog maar niet te beginnen over al die rijhulpsystemen en zelfrijdende auto’s, willen sommige juristen nog steeds ieder stuk tot op de komma zelf geschreven hebben. En andersom weten we ook dat mensen die de verandering een keer hebben geprobeerd en instappen, vaak al snel concluderen dat het eigenlijk allemaal niet zo gek is, en het ook voordelen heeft om het oude los te laten. Nogmaals, het is niet voor iedereen maar wel voor steeds meer advocaten.
Uit onderzoek van Lexxyn Groep blijkt dat 37% van de Nederlandse advocatenkantoren verwacht de komende tijd te gaan investeren in Document Assembly. Dit om het proces van het maken van stukken te versnellen, te verduurzamen eigenlijk. Zo hopen ze meer tijd over te houden voor de cliënt door het monotone typewerk door de computer te laten doen en de consistente kwaliteit van hun producties te waarborgen.
Hybride of volledig elektrisch automatiseren?
Dat de brandstofmotor een dezer dagen “the way of the dinosaurs” gaat zijn, ziet iedereen wel aankomen. Zo denk ik ook dat het uiteindelijk niet logisch is dat advocaten ieder stukje tekst maar zelf blijven produceren. Dat is gewoon niet duurzaam. De vraag is straks dus, in welke mate en in welke snelheid gaat u automatiseren?
We zien momenteel twee varianten als het gaat om Document Assembly. Bij de een zit u meer “achter het stuur” dan bij de ander.
Met eigen modellen en content
De eerste variant vergelijk ik maar even met de hybride motor. U gebruikt uw zelf gemaakte sjablonen, die op basis van vragenlijsten of data uit uw DMS of Praktijk Management Systeem automatisch worden ingevuld. Hier moet u dus een deel van het schrijfwerk nog zelf doen, omdat de (juridische) basis uit uw eigen koker moet komen. Uw bestaande stukken worden omgezet (of afhankelijk van de tool kunt u dit zelf) naar standaard modellen. Deze worden daarna automatisch ingevuld op basis van uw instructies of een vraag/antwoord spel. De bekende beslisboom. Hier heeft u de tijdswinst van het sneller assembleren van het document, maar moet u ook zelf zorgen dat de onderliggende modellen up-to date blijven. U moet hierbij denken aan oplossingen zoals LegalWord en NEXTmatters.
Volledig geautomatiseerd
Dan zijn er de volledig geautomatiseerde, of volledig elektrische oplossingen. Hierbij wordt niet alleen de input geautomatiseerd verwerkt in het stuk, maar ook de juridische passages worden geautomatiseerd bijgehouden. U gebruikt dus niet uw eigen modellen (al kunnen deze vaak wel in de tool worden opgenomen als u dat wilt), maar modelcontracten die al juridisch gevalideerd zijn en continu bijgewerkt worden. Dan bespaart u dus niet enkel tijd met het maken van de overeenkomst, maar ook het bijhouden van de modellen kost minder tijd. Hierbij moet u denken aan een oplossing als De Modellengenerator.
Tools als de Modellengenerator maken bijvoorbeeld ook koppelingen met de KvK en HR-systemen om het automatiseren van de informatie invoer nog eenvoudiger en minder foutgevoelig te maken. Iets wat we overigens ook steeds meer zien bij de “hybride” tools.
Niet voor iedereen, wel voor bijna iedereen
Of u nou veel of weinig overeenkomsten maakt, elke advocaat doet er mijn inziens goed aan om Document Assembly een serieuze kans te geven. De uitkomst is net als bij de elektrische auto namelijk hetzelfde: u komt aan bij dezelfde bestemming, de vraag is hoe u de reis wilt beleven, en hoeveel tijd die reis mag kosten. En de “zelf rijdende auto” zal zelfs de beste bestuurder nog eens uit de brand kunnen helpen.
Wilt u meer weten over Document Assembly en Document Automation? Kijk dan ons webinar hierover terug, of neem contact met ons op voor meer informatie.
Als Marketing Manager is Tom verantwoordelijk voor alle marketing en communicatie van Lexxyn Groep. Met een technische en communicatie achtergrond schrijft hij met name over de technologische en bedrijfskundige ontwikkelingen die interessant zijn voor de juridische sector.
