In vrijwel alle gesprekken met juridische kantoren komt het aan de orde. Met een licht vragende blik in de ogen en een gezonde dosis argwaan. Of met vastberadenheid, rechte rug en schouders en een latente vuistslag op tafel. Digitale dossiervorming. Het is onbetwist de meest voorkomende vraag van dit moment. Maar wat betekent het? Wat maakt dat het nu zo belangrijk is? En hoe nieuw is digitale dossiervorming nu werkelijk?
Laten we eerlijk zijn. Digitale dossiervorming is al zo oud als Windows Verkenner. De tab “Mijn Documenten” waar u al uw schriftelijke communicatie netjes gerangschikt in opslaat. Overzichtelijk. Met een herkenbare en duidelijke titel. In een heldere mappenstructuur. Dat is digitale dossiervorming in de meest basale vorm.
Tegenwoordig – en specifiek in de juridische sector – gaat digitale dossiervorming een stap verder. Het behelst het volgens vooraf gestelde richtlijnen archiveren van alle klantgegevens, akten, notities, gespreksverslagen, statusupdates en uiteraard ook alle documentatie en communicatie in een overzichtelijke dossierstructuur. En wel op zo’n manier dat iedereen volgens de richtlijnen het dossier kan bijwerken, documenten kan terugvinden en opnieuw opslaan als geüpdatet versie. Digitale dossiervorming is dus veel meer dan het aanschaffen van een functioneel pakket. Natuurlijk levert dit een cruciale bijdrage, maar digitale dossiervorming gaat vooral om de mindset en het vooraf bepalen van een duidelijke structuur en afspraken. Want hoe dient uw medewerker het door u opgestelde en gearchiveerde document na controle op te slaan en waar? Digitale dossiervorming is veel meer een werkwijze. Een collectieve discipline. Een mindset. Dat vergt denkwerk vooraf. Want wat een effectieve manier is om digitale dossiervorming inhoud te geven en welke structuur werkt, kan per kantoor verschillen.
De welbekende Windows Verkenner mogen we in dit licht niet onderschatten. Door al jaren met Verkenner te werken, is een mindset ontstaan om digitale documenten gestructureerd en goed vindbaar op te slaan. Wellicht heeft u binnen uw kantoor door de jaren heen al een methode ontwikkeld waarmee u de fundamenten van digitale dossiervorming al kunt leggen.
De ervaring die is opgedaan met bijvoorbeeld Windows Verkenner kan dus zeker aanknopingspunten opleveren. En voor een klein kantoor kan Windows Verkenner zelfs voldoende kaders bieden voor effectieve dossiervorming. De praktijk van een groot kantoor is echter door diverse factoren van complexere aard. Alleen al doordat meerdere gebruikers toegang hebben en iedere medewerker een eigen werkwijze heeft. Een programma van eisen is in dit kader, naast het programma an sich, cruciaal om digitale dossiervorming ook op lange termijn werkbaar in te zetten. Want het gaat er met digitale dossiervorming om dat u uw documenten correct archiveert en – minstens zo belangrijk – ook snel weer terugvindt.
Meer weten over digitale dossiervorming in de praktijk en/of functionele pakketten die u kunnen helpen digitale dossiervorming planmatig te implementeren? Neemt u contact op met de Lexxyn Groep.
