Martin Duijs - Devoon: Het jaar 2016 is inmiddels goed op weg. De tijd gaat snel als je werkt en zeker als je het daarbij ook nog naar je zin hebt. De titel van deze blog is wellicht niet iets dat men verwacht van een softwarehuis, maar heel raar is dat niet.
De laatste jaren wordt het notariaat - en de rest van het juridische speelveld - bestookt met allerlei informatie, min of meer dwingende adviezen en doemscenario's aangaande digitalisering. Wat die digitalisering precies inhoudt, is vaak niet zomaar 1, 2, 3 uit te leggen. Vandaag heb ik het daarom alleen over de digitalisering binnen de eigen organisatie en dan vooral een vaak vergeten aspect hiervan: digitaliseren vereist sociaal/collegiaal gedrag!
Als voorbeeld neem ik een dossier voor de Onroerend Goed (OG) praktijk. Een OG dossier wordt aangelegd. 'Ik doe mijn ding' (lees: ik stel de concept akte van levering op, vraag de aflosnota op et cetera). Veelal geen enkel probleem. Echter, het dossier is spoedeisend, gebaseerd op een niet goed uitgewerkte koopovereenkomst en bevat een aantal juridische haken en ogen waarvoor ik mijn collega moet raadplegen. Fijn, een uitdagend dossier. Gelukkig behelst de overdracht registergoederen die al vaker zijn overgedragen via mijn kantoor en heeft mijn collega alle kennis om mij bij te staan. Alles is dus gewoon voorhanden op kantoor. De koopovereenkomst, voorgaande titels, specifieke kennis bij collega's en zo verder. Dat wordt dus een soepel en snel te verwerken dossier?!?
Althans, dat zou je verwachten. Ware het niet dat alle informatie fysiek gezocht moet worden in het archief op zolder. De ellenlange erfdienstbaarheden zijn alleen beschikbaar op een slecht leesbaar kopietje. De betreffende collega die mij kan helpen, werkt vanuit huis en heeft alle informatie zoals notities en e-mailberichten niet voorhanden. Ineens is dit dossier tóch een stuk bewerkelijker dan verwacht.
Dit kan en moet toch veel makkelijker kunnen? Natuurlijk kan dit. Tenminste, als je gebruik kan maken van een softwarepakket dat standaard alle dossiers helemaal digitaal verwerkt en beschikbaar heeft voor de organisatie. Alleen ben je er dan nog niet! Het sociale aspect komt om de hoek kijken. Je zult je - net als je collega's – sociaal moeten opstellen! Want hoe graag we het ook willen, software weet helemaal niets als je het niet zelf verteld. Als je er niets in stopt, kan het pakket jou én je collega's ook niets aanbieden. Het moet dan – logischerwijs, vinden we bij Devoon – wel zo zijn dat de software dermate prettig werkt dat het toevoegen van informatie aan het digitale dossier als vanzelf gaat.
In het soepele scenario verloopt de behandeling van dit dossier opeens een stuk sneller, met minder fouten en houd je tijd over om je te richten op het belangrijkste van het dossier: de cliënten.
Mijn collega die vanuit huis werkt, kan mij perfect ondersteunen. Alle e-mailberichten, nadere afspraken, notities en dergelijke zijn eenvoudig terug te vinden in het digitale dossier. De erfdienstbaarheden zijn door mijn oud-collega keurig opgeslagen bij het juiste registergoed, dus 4 A4-tjes overtypen is er niet bij (behandelaars weten dat OCR allesbehalve foutloos werkt). Alle externe informatie zoals bijvoorbeeld recherches, voorgaande titels, aflosnota's et cetera zijn keurig en logisch automatisch opgeslagen. De gesprekken met de partijen en berichten van de accountant zijn keurig in het dossier vindbaar. Heerlijk, weer een dossier dat gewoon binnen het overeengekomen tarief kan passeren!
Wat ik wil stellen is dat (intern) digitaliseren staat of valt bij het sociale gedrag van jezelf én je collega's. Je helpt jezelf, je kantoor en je cliënten door een dossier digitaal op orde te hebben. Niet alleen tijdens de behandeling van het dossier maar ook daarna. Mijn collega's en ik laten je graag zien waarom wij geloven in een goed digitaal dossier en hoe wij dat ook voor jouw organisatie vrij eenvoudig mogelijk kunnen maken.
