Je implementeert al lange tijd DMS oplossingen. Kun je ons vertellen wat de essentiële stappen op weg naar een succesvolle DMS implementatie op Microsoft 365 zijn.
Keith Vallely: Om te beginnen heeft u een team nodig dat de organisatie en haar doelen zo goed kent, dat ze snappen waar nieuwe software aan moet voldoen. Als dat team heeft vastgesteld dat de overstap gemaakt moet worden naar een cloud-based DMS zoals Epona, is het tijd om het management te benaderen en de benodigde teamleden en rollen te identificeren.
In mijn ervaring heeft u een sterk team nodig om het proces van begin tot eind te beheren, met daarin een goede balans tussen technische mensen en inhoudelijke deskundigen. U heeft "cheerleaders" nodig, mensen die mee willen doen en enthousiast zijn om het project binnen de organisatie te promoten.
Je benadrukt dat interne promotie de sleutel is voor een succesvol project. Waarom is dat?
Bij veranderingen in een organisatie is een heldere informatievoorziening van het grootste belang. Die genoemde “cheerleaders” ondersteunen de waarde van dit soort verandering en wat het betekent voor het succes van de organisatie. Het communiceren van nieuwe functies en het schetsen van de voordelen nemen eventuele zorgen of angsten weg binnen de organisatie. In deze fase richt u zich op het begrijpen van de te adresseren pijnpunten en het identificeren van welke functies deze pijnpunten verlichten.
Wat zijn veel voorkomende pijnpunten die je tegenkomt?
Veel voorkomende pijnpunten variëren van het überhaupt geen DMS-oplossing hebben tot een oplossing hebben zonder specifieke functionaliteit voor de jurist, een gebrek aan gebruikersacceptatie, of stijgende kosten zonder toegevoegde voordelen.
Welk advies kun je geven over wie er in het team moeten zitten?
Dagelijkse gebruikers uit belangrijke groepen zijn essentieel om te helpen bij het opzetten van de nieuwe omgeving en het testen van het DMS. Voor een succesvolle DMS implementatie, zoek je iedereen die een belang heeft bij dit traject in uw onderneming. Schets vervolgens hun betrokkenheid en rollen voor ze om te helpen bij het opzetten van de architectuur en de DMS praktijktesten. Dit doet u met dagelijkse gebruikers die meegenomen moeten worden in het ontwerp van het nieuwe systeem. Van iedere groep die u nodig heeft, kiest u 1 tot 2 personen.
Als je het team hebt samengesteld, wat is dan de volgende stap in het proces?
Als uw implementatiepartner zal Epona een grondige evaluatie van uw huidige systeem en processen maken. Deze fase helpt bij het identificeren van eventuele hobbels in de voorbereiding van het project of problemen die de implementatie of migratie in de weg gaan zitten.
Ervoor zorgen dat de omgevingen van klanten up-to-date en klaar zijn voor een nieuw cloud-based Epona DMS op Microsoft 365 is dus van onschatbare waarde. Wat is de volgende stap?
In deze fase richt Epona zich op de 3 belangrijkste aspecten van uw onderneming - Mensen, Processen en Technologie. Onze consultants begeleiden uw team om vertrouwd te raken met de nieuwe processen en technologie, zoals het opslaan en kwalificeren van uw dossiers op basis van uw security eisen, en het assisteren van uw team bij het ontwerpen van het best mogelijke DMS voor uw kantoor.
Hoe ziet deze ontwerpfase er uit?
De ontwerpfase richt zich op het ontwerpen en bouwen van het perfecte systeem. Dat doen we op zo’n manier dat gebruikers gemakkelijk dagelijkse handelingen kunnen uitvoeren zoals toegang tot, werken aan, en het opslaan van inhoud, evenals het gemakkelijk zoeken naar dossiers en het archiveren van e-mails.
In de ontwerpfase wordt een representatieve groep gebruikers ingeschakeld om de best practices voor uw organisatie te bepalen, inclusief dagelijkse workflows, mapstructuren, conventies voor de naamgeving van documenten en meer. In de Build-fase is communicatie met de meer technische leden van uw team van groot belang. Zij zullen helpen met het verschaffen van toegang tot uw omgeving, het correct toepassen van uw security beleid en het installeren van de juiste add-ins of apps.
Als de omgeving is gebouwd, hoe wordt er dan gecheckt of deze voldoet aan de wensen en kwaliteitseisen?
Na de technische oplevering van het DMS is het tijd om kwaliteitscontrole testen uit te voeren om ervoor te zorgen dat de functionaliteit voldoet aan de verwachtingen. Nadat het ontwerp is getest en goedgekeurd, beginnen we met het testen van eventuele migraties en het afronden van trainingen voor de eindgebruikers.
Wat voor soort eindgebruikerstraining biedt Epona?
Epona biedt online trainingen als onderdeel van het initiële project en/of kan on site trainingen verzorgen. We raden onze klanten echt aan om voor de on site training te kiezen, omdat het een veel directere en effectievere trainingsmethode is voor eindgebruikers. Het stelt onze trainer(s) ook in staat om probleemgebieden gemakkelijker te beoordelen en aan te pakken terwijl ze ter plaatse zijn. Eindgebruikerstraining is een kritische component voor de acceptatie door de gebruiker en het succes van het project.
Dus, je hebt ontworpen, gebouwd, en de kwaliteit getest. Wat nu?
Voordat het nieuwe DMS in productie wordt ingezet, doet u nog een test in een proefomgeving. Deze fase helpt de projectgroep zicht te krijgen op eventuele resterende problemen die een succesvolle, naadloze overgang naar uw nieuwe DMS in de weg zouden kunnen zitten. De groep zal met Epona samenwerken om de ontdekte hobbels glad te strijken, evenals het bepalen van best practices voor de rest van de organisatie.
Het aanbieden van een testomgeving voorafgaand aan de implementatie klinkt als een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de omgeving precies is wat de klant wil voordat het wordt ingezet. Hoe ziet de volgende fase in waarbij het nieuwe DMS werkelijk in productie gaat?
Het ontwerp is geaccepteerd en we zijn klaar voor de organisatie brede go-live met uw DMS. De migratie wordt afgerond, Sharepoint sites worden gecreëerd, trainingsplannen zijn voltooid en gepland en alle integraties met derden zijn voltooid. Uw projectgroep is nu het belangrijkste aanspreekpunt voor het Epona ondersteunings- en trainingsteam.
Na de go-live zal blijvende ondersteuning door Epona een belangrijke factor zijn voor het succes van het project. Wat voor soort training en ondersteuning biedt Epona?
Om van de implementatie echt een succes te maken is een hoge adoptie door de eindgebruiker nodig. Epona zorgt hiervoor met online of persoonlijke trainingen. De trainingen omvatten bijvoorbeeld opfriscursussen nadat iedereen aan de slag is gegaan. Epona biedt ook trainingsdocumentatie, zodat nieuwe gebruikers snel aan de slag kunnen, en we bieden natuurlijk voortdurende technische ondersteuning bij eventuele problemen. Wij zorgen ervoor dat iedereen begrijpt hoe men het nieuwe Epona DMS effectief kan gebruiken en daardoor efficiënt werkt.
Het is duidelijk dat Epona een goed doordacht plan heeft om een op Microsoft 365 gebaseerd DMS succesvol te implementeren. Tot slot, wat zijn de belangrijkste voordelen die kantoren realiseren die uw klanten naderhand benoemen?
Ik belde onlangs met een klant waar de conversie vanuit hun oude legacy systeem niet bepaald vlekkeloos was verlopen. Dat was inmiddels 2 jaar geleden, maar toen we het Teams gesprek begon, lichtte het gezicht van de klant op en begon hij vol enthousiasme te vertellen. Want hoewel de eerste 3 weken na de conversie buitengewoon uitdagend waren, waren in de laatste 2 jaar zijn advocaten verliefd geworden op het nieuwe systeem. Hij vertelde me dat het Microsoft platform eigenlijk gewoon perfect past bij de uitdagingen van de advocatuur. De advocaten van mijn klant (de partners van het kantoor) waren productiever dan ooit. Dat zegt denk ik genoeg.
Overweegt u Microsoft 365 / SharePoint als DMS voor uw kantoor? Download dan nu ons gratis whitepaper over hoe u dit doet.
Dit artikel staat ook in Legal&Tech 6, het volledige magazine kunt u hier downloaden.
