Dimmen Wesdijk - Managing Director Helder Telecom & ICT: De wereld verandert, net als onze kijk op communicatie. We bellen, mailen, appen, bloggen, vloggen, liken, swipen, chatten en video-conferencen ons een slag in de rondte. Het lijkt zo verschrikkelijk effectief, alleen brengt multichannel communicatie naast voordelen, vooral ook uitdagingen met zich mee. Hoe voldoet u aan alle verwachtingen en hoe faciliteert u het ‘nieuwe communiceren’? In dit artikel zetten we de veel voorkomende uitdagingen voor u op een rijtje.
Uitdaging 1: iedere generatie denkt en doet anders
We communiceren allemaal anders en via andere kanalen. Naast dat het sterk afhangt van het individu, verschillen de voorkeuren ook per leeftijdscategorie;
- 45+: belt nog veel en gebruikt social media als informatiebron;
- 35+: is hybride (multichannel), belt relatief veel en gebruikt social media en online tools als informatiebron en communicatiemiddel.
- 25+: belt steeds minder en doet veel meer met 1 op 1 communicatie via social media. Is vaak direct en snel (24/7) bereikbaar. Beeld en geluid nemen ten aanzien van spraak een vlucht.
Om aan de verwachtingen te voldoen van zowel jong als oud, van zowel medewerkers als cliënten, is een uitgebreid platform aan communicatiemogelijkheden noodzakelijk. Hierbij lopen steeds vaker privé en zakelijke communicatiekanalen door elkaar heen. Het is zaak de behoeften van medewerkers en cliënten in kaart te hebben alvorens nieuwe communicatietechnieken te implementeren en te faciliteren.
Uitdaging 2: bieden van de juiste faciliteiten
Een belangrijke vraag vandaag de dag is: hoe ga je als organisatie om met deze bereikbaarheidsvraagstukken? En hoe biedt je de juiste faciliteiten voor elke gewenste vorm van communicatie? Om de traditionele wereld aan de nieuwe wereld te verbinden, dien je bellen, communiceren en werken optimaal te combineren. Denk aan bellen, (vast, mobiel en cloud), United Communications (UC), mailen en sociale media platformen zoals Skype, WhatsApp, Messenger, Chatfuncties etc. Kortom, u dient eigenlijk een hybride systeem te hebben wat de traditionele en de nieuwe wereld van communicatie verenigt in één communicatieplatform, waarop u altijd probleemloos voor iedereen bereikbaar bent.
Uitdaging 3: adoptie nieuwe techniek per generatie
Doordat iedere generatie een andere kijk op communicatie heeft, verschilt ook de adoptie van nieuwe technieken per leeftijdscategorie. U kunt dus wel in uw communicatie naar buiten roepen dat cliënten nu 24/7 door middel van WhatsApp advies kunnen inwinnen, maar kan het gehele kantoor hieraan voldoen zonder knap ongelukkig te worden? Zorg dat u in kaart hebt wat er moet gebeuren en wie waarop getraind moet worden. Een toekomstgericht communicatieplatform wordt gebouwd op ICT, maar valt of staat nog steeds bij menselijke interactie. Doe er uw voordeel mee!
Uitdaging 4: communicatie of ICT?
De tijd dat bellen viel onder de benaming telecommunicatie en werken onder ICT, is voorbij. Deze twee werelden zijn inmiddels onlosmakelijk verbonden met elkaar. Gegrond, alleen biedt dit voor veel kantoren een uitdaging. Worden de communicatievraagstukken opgepakt vanuit de Office of Facility Manager of toch de afdeling ICT? Waar dit voorheen behoorlijk zwart-wit was, is het nu een kleurige wereld waar ICT en telecommunicatie (totalcom) bij elkaar komen. Dit hoeft geen probleem te zijn, zolang u vooraf goed bepaalt bij wie welke verantwoordelijkheden liggen. Of richt hiervoor een team op binnen kantoor, waar ICT, facilitair, cliënten en uitvoerend personeel samenkomen.
Uitdaging 5: de juiste leveranciers vinden
Niet alleen de wereld van gebruikers en cliënten verandert, maar ook verandert het landschap aan leveranciers. Zo bestaan de aanbieders van telefooncentrales en ISDN-lijnen over een aantal jaren niet meer. Tenminste niet in de bestaande hoedanigheid. Zo zie je dat KPN deze diensten afbouwt en per 1 september 2019 stopt met ISDN2. Daarnaast zie je dat wereldspelers als Microsoft, Google en Apple telecomproviders worden. Zij voegen spraakdiensten toe aan hun softwareapplicaties. Wat voordelen biedt, maar ook uitdagingen als u applicaties zelf met elkaar wilt integreren. Hoe ziet de wereld eruit als Microsoft of Apple uw provider is voor zowel ‘bellen’ als ‘werken’? Waar gaat u dan heen in het geval van een storing of een klantenvraag? Kortom, welke aanbieder, provider of leverancier kiest u waarvoor en hoe gaat u naadloos alles integreren?
Het begint bij…
Zorg dat u voor advies en informatie aanklopt bij een partij die in een ‘vertical’ werkt. Juist een partner met één loket voor alle ICT- en telecomzaken voor de juridische sector biedt veelal een interessante gesprekpartner. Dit soort partijen zijn in de toekomst de partner om geïntegreerde totaaloplossingen te kunnen bieden. Zorg dat u iedere juridische professional in zijn kracht zet, ongeacht de gewenste manier van communiceren. En dat begint ook voor u bij; communiceren.
